Ηλεκτρονική υπογραφή vs χειρόγραφη: η σύγκριση

Δύο υπογραφές, μία κοινή λειτουργία

Η υπογραφή, είτε ηλεκτρονική είτε χειρόγραφη, επιτελεί τρεις ίδιες νομικές λειτουργίες: ταυτοποιεί τον υπογράφοντα, εκφράζει τη συναίνεσή του ως προς το περιεχόμενο και εγγυάται την ακεραιότητα του εγγράφου. Αυτό που αλλάζει είναι η τεχνική που παρέχει την απόδειξη για καθεμία από αυτές τις τρεις λειτουργίες.

Σε αντίθεση με μια κοινή παρανόηση, η ηλεκτρονική υπογραφή δεν αποτελεί ψηφιακή απομίμηση του χαρτιού. Είναι μια κρυπτογραφική διαδικασία που, από πολλές απόψεις, είναι πιο ισχυρή από τη χειρόγραφη μονογραφή.

Η νομική αξία

Οι δύο μορφές υπογραφής είναι αναγνωρισμένες ως ισοδύναμες στο γαλλικό δίκαιο από τον νόμο υπ’ αριθ. 2000-230 της 13ης Μαρτίου 2000 (άρθρο 1367 του Code civil). Ο ευρωπαϊκός κανονισμός eIDAS ενίσχυσε αυτή την ισοδυναμία το 2016, θεσπίζοντας την principe de non-discrimination: μια ηλεκτρονική υπογραφή δεν μπορεί να απορριφθεί ως αποδεικτικό στοιχείο μόνο επειδή είναι ηλεκτρονική.

Για πλήρη ισοδυναμία με τη χειρόγραφη υπογραφή, θα πρέπει να επιλέγεται η εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή (QES): έχει την ίδια νομική αξία με τη χειρόγραφη υπογραφή σε όλη την Ευρωπαϊκή Ένωση. Οι προηγμένες (AES) και οι απλές (SES) ηλεκτρονικές υπογραφές παραμένουν απολύτως έγκυρες, όμως η αποδεικτική τους αξία εκτιμάται κατά περίπτωση από τον δικαστή — βλέπε τις διαφορές μεταξύ των τριών επιπέδων.

Η ταχύτητα

Είναι το πιο εντυπωσιακό στοιχείο για τις επιχειρησιακές ομάδες.

Στάδιο | Χαρτί | Ηλεκτρονική

Προετοιμασία εγγράφου | 10 λεπτά | 2 λεπτά

Αποστολή στον υπογράφοντα | 1 έως 3 ημέρες (ταχυδρομείο) ή λεπτά (σκανάρισμα) | < 1 λεπτό

Επιστροφή υπογεγραμμένου | 2 έως 5 ημέρες κατά μέσο όρο | Λεπτά έως λίγες ώρες

Ταξινόμηση / αρχειοθέτηση | Χειρωνακτική | Αυτόματη

Σε έναν πλήρη εμπορικό κύκλο, η ηλεκτρονική υπογραφή μειώνει τον χρόνο κατά 5 έως 10 φορές. Σε μεγάλους όγκους (ανθρώπινο δυναμικό, ακίνητα, εκπαίδευση), ο αντίκτυπος στη ρευστότητα και στην ικανοποίηση των πελατών είναι μετρήσιμος.

Η ιχνηλασιμότητα

Το χαρτί αφήνει μόνο ένα ίχνος μελανιού. Είναι αδύνατο να αποδειχθεί πότε ακριβώς τέθηκε η υπογραφή, από πού προέρχεται, ή αν το έγγραφο έχει τροποποιηθεί έκτοτε.

Η ηλεκτρονική υπογραφή, αντιθέτως, ενσωματώνει ένα χρονοσημασμένο ιχνηλάσιμο αρχείο ελέγχου :

• ακριβή ημερομηνία και ώρα κάθε προβολής και υπογραφής
• διεύθυνση IP του υπογράφοντος, αναγνωριστικό προγράμματος περιήγησης
• απόδειξη ταυτοποίησης (καταχωρημένος κωδικός OTP, αυθεντικοποίηση)
• κρυπτογραφικό αποτύπωμα του εγγράφου που ακυρώνει κάθε μεταγενέστερη τροποποίηση

Αυτό το αρχείο ελέγχου ενσωματώνεται στο τελικό PDF και παραμένει διαθέσιμο για 10 έτη. Σε περίπτωση διαφοράς, αποτελεί το κύριο αποδεικτικό στοιχείο που μπορεί να προσκομιστεί ενώπιον δικαστηρίου. Βλέπε απόδειξη ηλεκτρονικής υπογραφής.

Το συνολικό κόστος

Το άμεσο κόστος του χαρτιού (φύλλο + εκτύπωση) είναι παραπλανητικά χαμηλό. Το συνολικό κόστος περιλαμβάνει:

• εκτύπωση + αναλώσιμα
• συστημένη αποστολή με απόδειξη παραλαβής (μεταξύ 5 και 10 € ανά αποστολή)
• διοικητικός χρόνος (προετοιμασία, υπενθυμίσεις, ταξινόμηση)
• φυσική αποθήκευση για 10 έτη
• κίνδυνοι απώλειας ή αλλοίωσης

Οι εκτιμήσεις που γίνονται ευρέως δεκτές στον κλάδο τοποθετούν το συνολικό κόστος ενός κύκλου με χαρτί περίπου στα 15 έως 35 € ανά έγγραφο. Η ηλεκτρονική υπογραφή κοστίζει συνήθως λιγότερο από ένα ευρώ ανά φάκελο σε ένα εταιρικό πλάνο.

Τα πλεονεκτήματα που γέρνουν την πλάστιγγα προς την ηλεκτρονική λύση

• δραστική εξοικονόμηση χρόνου (κύκλοι μειωμένοι κατά 5 έως 10 φορές)
• μείωση των διοικητικών εξόδων
• ανώτερη ιχνηλασιμότητα χάρη στο αρχείο ελέγχου
• δυνατότητα εξ αποστάσεως υπογραφής, χωρίς μετακίνηση
• συγκεντρωτική διαχείριση των υπογεγραμμένων εγγράφων σε έναν πίνακα ελέγχου
• αυτόματες υπενθυμίσεις σε ανενεργούς υπογράφοντες
• άμεση αρχειοθέτηση και εύρεση εγγράφων
• μείωση του αποτυπώματος χαρτιού και του αποτυπώματος άνθρακα
• ρευστή και σύγχρονη εμπειρία πελάτη

Πότε το χαρτί διατηρεί τη θέση του

Ορισμένες πράξεις απαιτούν ακόμη έγγραφη μορφή ή ειδικές διαδικασίες:

• συμβολαιογραφικές πράξεις που συντάσσονται ενώπιον συμβολαιογράφου (ορισμένες διαθήκες, δωρεές)
• πράξεις ληξιαρχικής κατάστασης (υπογραφή ενώπιον του ληξιάρχου)
• ορισμένες δικαστικές διαδικασίες (επίδοση μέσω δικαστικού επιμελητή)

Για όλα τα υπόλοιπα καθημερινά έγγραφα μιας επιχείρησης, η ηλεκτρονική υπογραφή είναι κατά πολύ προτιμότερη.

Συγκριτική περίπτωση χρήσης: μια σύμβαση ελεύθερου επαγγελματία

Ας πάρουμε ως παράδειγμα μια σύμβαση παροχής υπηρεσιών freelance αξίας 5.000 €.

Σε χαρτί: εκτύπωση, αποστολή με συστημένη επιστολή (7 €), αναμονή 2-4 ημερών, τηλεφωνική υπενθύμιση, επιστροφή 3-5 ημέρες αργότερα, σκανάρισμα για αρχειοθέτηση, φυσική ταξινόμηση. Σύνολο: κύκλος 5-9 ημερών, κίνδυνος απώλειας, αδύναμη απόδειξη σε περίπτωση διαφοράς.

Με ηλεκτρονική υπογραφή: φάκελος προετοιμασμένος σε 3 λεπτά, άμεση αποστολή, υπογραφή μέσω OTP σε λιγότερο από μία ώρα, το υπογεγραμμένο PDF αρχειοθετείται αυτόματα με αρχείο ελέγχου. Ισχυρή απόδειξη, ελάχιστο κόστος.

Πώς σας βοηθά η Certyneo

Η Certyneo σας επιτρέπει να αντικαταστήσετε πλήρως τις έγχαρτες συμβατικές ροές σας με μια απλή ψηφιακή εμπειρία: μεταφόρτωση του PDF, προσθήκη υπογράφοντων, τοποθέτηση πεδίων, αποστολή. Ο υπογράφων λαμβάνει ένα email, κάνει κλικ, υπογράφει — χωρίς να χρειάζεται δημιουργία λογαριασμού ή εγκατάσταση εφαρμογής.

Για κάθε υπογεγραμμένο έγγραφο, η Certyneo δημιουργεί αυτόματα το τελικό PDF με υποσέλιδο ελέγχου, το αρχειοθετεί για 10 έτη και σας παρέχει έναν πίνακα ελέγχου για να παρακολουθείτε σε πραγματικό χρόνο την κατάσταση κάθε φακέλου.

Ανακαλύψτε τη λύση ηλεκτρονικής υπογραφής της Certyneo

Συχνές ερωτήσεις

Είναι πιο εύκολο να αμφισβητηθεί μια ηλεκτρονική υπογραφή;

Όχι, στις περισσότερες περιπτώσεις συμβαίνει το αντίθετο. Το χρονοσημασμένο αρχείο ελέγχου, η διεύθυνση IP και η ισχυρή αυθεντικοποίηση κάνουν την ηλεκτρονική υπογραφή δυσκολότερο να αμφισβητηθεί καλόπιστα σε σχέση με μια απλή χειρόγραφη μονογραφή.

Μπορεί κανείς να εκτυπώσει ένα έγγραφο που έχει υπογραφεί ηλεκτρονικά;

Ναι, αλλά η εκτύπωση χάνει την αποδεικτική αξία. Το ψηφιακό PDF είναι εκείνο που φέρει την κρυπτογραφική υπογραφή και το αποτύπωμα. Μόλις εκτυπωθεί, έχετε απλώς ένα οπτικό αντίγραφο.

Μπορεί μια χειρόγραφη υπογραφή να σκαναριστεί και να χρησιμοποιηθεί ως ηλεκτρονική υπογραφή;

Μια σκαναρισμένη εικόνα που έχει επικολληθεί σε ένα PDF δεν αποτελεί ηλεκτρονική υπογραφή υπό την έννοια του eIDAS — δεν προσφέρει ούτε ταυτοποίηση ούτε ακεραιότητα. Για μια έγκυρη υπογραφή, χρησιμοποιήστε μια εξειδικευμένη πλατφόρμα.

Απαιτούν οι δίγλωσσες συμβάσεις δύο υπογραφές;

Όχι. Ένα μόνο δίγλωσσο PDF μπορεί να υπογραφεί μία φορά. Η ηλεκτρονική υπογραφή δεν έχει καμία σχέση με τη γλώσσα του εγγράφου.

Πώς να αρχειοθετήσετε ένα ηλεκτρονικά υπογεγραμμένο έγγραφο;

Το υπογεγραμμένο PDF αρχειοθετείται όπως κάθε ψηφιακό αρχείο, αλλά συνιστάται να διατηρείται το αρχείο ελέγχου και η χρονοσήμανση. Βλέπε πώς να αρχειοθετήσετε ένα υπογεγραμμένο έγγραφο.

Συμπέρασμα

Η ηλεκτρονική υπογραφή δεν αποτελεί "υποκατάστατο" του χαρτιού: είναι μια βελτίωση. Ταχύτερη, πιο ιχνηλάσιμη, λιγότερο δαπανηρή, νομικά ισοδύναμη στη μεγάλη πλειονότητα των περιπτώσεων. Το πραγματικό ζήτημα δεν είναι πλέον αν πρέπει να γίνει η μετάβαση στο ψηφιακό, αλλά πότε.

Δοκιμάστε τη Certyneo για να στέλνετε, να υπογράφετε και να παρακολουθείτε τα έγγραφά σας online, με απλό, ταχύ και ασφαλή τρόπο.