Σύγκριση HelloSign vs Certyneo: ποιον να επιλέξετε το 2026;

Εισαγωγή: γιατί να συγκρίνετε HelloSign και Certyneo το 2026;

Με την σταδιακή εφαρμογή του κανονισμού eIDAS 2.0 και τη γενίκευση της υβριδικής εργασίας, η επιλογή μιας λύσης ηλεκτρονικής υπογραφής έχει γίνει στρατηγικό ζήτημα για τα νομικά, ανθρώπινα δυναμικά και χρηματοοικονομικά τμήματα. Το HelloSign — μετονομάστηκε σε Dropbox Sign το 2023 αλλά εξακολουθεί να είναι ευρέως γνωστό με το παλιό όνομά του — και το Certyneo προσφέρονται σε αυτή την αγορά με πολύ διαφορετικές φιλοσοφίες. Από τη μία πλευρά, μια ενσωματωμένη αμερικανική πλατφόρμα στο οικοσύστημα Dropbox. από την άλλη, μια ευρωπαϊκή λύση SaaS γεννημένη για να ανταποκριθεί στις κανονιστικές απαιτήσεις της ηπειρωτικής αγοράς. Αυτό το άρθρο αναλύει λεπτομερώς τις δύο προσφορές από τη σκοπιά της νομικής συμμόρφωσης, των λειτουργιών επιχείρησης, των τιμών και της εμπειρίας χρήστη, προκειμένου να σας βοηθήσει να πάρετε μια τεκμηριωμένη απόφαση για το 2026.

---

1. Παρουσίαση των δύο πλατφορμών

HelloSign (Dropbox Sign): ένα αμερικανικής προέλευσης

Ιδρύθηκε το 2011 και αποκτήθηκε από το Dropbox το 2019, το HelloSign εμπορικοποιείται σήμερα με τη μάρκα Dropbox Sign. Η λύση είναι πολύ δημοφιλής σε μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις αγγλοσαξονικών χωρών χάρη στην απλότητά της χρήσης και την εγγενή ενσωμάτωση με Dropbox, Google Workspace και Slack. Προσφέρει απλές ηλεκτρονικές υπογραφές (SES) και, από το 2022, μια μορφή προηγμένης (AES) μέσω τρίτων εταίρων για ορισμένες ευρωπαϊκές αγορές.

Ωστόσο, το HelloSign παραμένει μια πλατφόρμα σχεδιασμένη σύμφωνα με τα αμερικανικά πρότυπα (ESIGN Act, UETA), γεγονός που δημιουργεί κανονιστικές τριβές για τις επιχειρήσεις υπόκειμες στο ευρωπαϊκό δίκαιο. Τα δεδομένα των υπογράφοντων αποθηκεύονται σε αμερικανικές υποδομές cloud — ένας μη ασήμαντος περιορισμός από την κατάργηση του Privacy Shield και την εφαρμογή του Data Privacy Framework, το οποίο ορισμένοι νομικοί θεωρούν ακόμα ασταθές.

Certyneo: μια ευρωπαϊκή λύση SaaS κεντρική στη συμμόρφωση

Το Certyneo είναι ένα B2B SaaS ηλεκτρονικής υπογραφής σχεδιασμένο και φιλοξενημένο στην Ευρώπη, του οποίου η αρχιτεκτονική είναι κατασκευασμένη από την αρχή γύρω από το κανονισμό eIDAS αριθ. 910/2014 και την εξέλιξή του eIDAS 2.0. Η πλατφόρμα προσφέρει τα τρία επίπεδα υπογραφής που προβλέπονται από το ευρωπαϊκό πλαίσιο — απλή (SES), προηγμένη (AES) και διακεκριμένη (QES) — με προμηθευτές υπηρεσιών εμπιστοσύνης διακεκριμένους (QTSP) που εμφανίζονται στη Trusted List της Ευρώπης.

Η λύση ενσωματώνει αυτόματα ένα ολοκληρωμένο οδηγό σχετικά με τη νομική αξία της ηλεκτρονικής υπογραφής που τα νομικά τμήματα μπορούν να συμβουλευθούν για να προσαρμόσουν το επίπεδο υπογραφής κατάλληλο για κάθε τύπο εγγράφου. Η φιλοξενία πραγματοποιείται αποκλειστικά σε datacenters πιστοποιημένα ISO 27001 που βρίσκονται στην Ευρωπαϊκή Ένωση, γεγονός που απλοποιεί σημαντικά τη συμμόρφωση RGPD.

---

2. Κανονιστική συμμόρφωση και νομική αξία

HelloSign απέναντι στο ευρωπαϊκό δίκαιο: δομικές ελλείψεις

Ο κύριος αδυναμία του HelloSign για χρήση στην Ευρώπη έγκειται στη σχέση του με eIDAS. Η πλατφόρμα δεν προσφέρει διακεκριμένη υπογραφή (QES) από μόνη της: για να επιτύχει αυτό το επίπεδο, ο χρήστης πρέπει να καταφύγει σε υβριδικές ροές εργασίας με τρίτους παρόχους, το οποίο περιπλέκει την αλυσίδα εμπιστοσύνης και διαχέει την ιχνηλασιμότητα. Ωστόσο, ορισμένες νομικές πράξεις — μεταβίβαση κλειστών μετοχών, ηλεκτρονικές υποκείμενες πράξεις, ορισμένα συμβόλαια δανείου — επιβάλλουν σύμφωνα με το ελληνικό και το ευρωπαϊκό δίκαιο ένα επίπεδο QES ή μια συμβολαιογραφική πράξη.

Επιπλέον, το ζήτημα της τοποθέτησης των δεδομένων είναι κεντρικό: χωρίς ισχυρές κανόνες δεσμευμένων εταιρικών (BCR) ή χωρίς τέλεια τεκμηριωμένες τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες (SCC), η έκθεση δεδομένων υπογράφοντων σε αμερικανικούς διακομιστές μπορεί να παραβιάσει τα άρθρα 44 έως 49 του RGPD. Μια κατάσταση που οδήγησε αρκετούς DPO της Ευρώπης να αποκλείσουν το HelloSign από τα δημοπρασίες τους ήδη το 2024.

Certyneo και eIDAS: εγγενής συμμόρφωση σε τρία επίπεδα

Το Certyneo προσφέρει εγγενώς τα τρία επίπεδα υπογραφής που αναγνωρίζονται από το eIDAS, με αυτόματη διαχείριση του απαιτούμενου επιπέδου ανάλογα με τον τύπο εγγράφου που έχει ρυθμιστεί από τον διαχειριστή. Αυτή η προσέγγιση μειώνει τον κίνδυνο ανθρώπινου λάθους — υπογραφή ενός μισθωτηρίου με απλό SES όταν συνιστάται ένα AES — και απλοποιεί τη διαδρομή ελέγχου για τα τμήματα συμμόρφωσης.

Ο κανονισμός eIDAS 2.0: κατανοήστε όλα που εισάγεται από άλλωστε το ευρωπαϊκό πορτοφόλι ψηφιακής ταυτότητας (EUDIW), και το Certyneo έχει δεσμευθεί σε ένα πρόγραμμα συμβατότητας με αυτό το νέο πρότυπο ήδη το πρώτο τρίμηνο του 2026. Το HelloSign δεν έχει, μέχρι σήμερα, δημοσιεύσει καμία επίσημη χάρτη πορείας για αυτό το σκοπό για την ευρωπαϊκή αγορά.

---

3. Λειτουργίες επιχείρησης που συγκρίνονται

Ροές υπογραφής και αυτοματοποίηση

| Κριτήριο | HelloSign (Dropbox Sign) | Certyneo | |---|---|---|| | Απλή υπογραφή (SES) | ✅ | ✅ | | Προηγμένη υπογραφή (AES) | ⚠️ Μέσω τρίτων | ✅ Εγγενές | | Διακεκριμένη υπογραφή (QES) | ❌ | ✅ Εγγενές | | Φιλοξενία ΕΕ | ❌ | ✅ | | API REST | ✅ | ✅ | | Γεννήτρια συμβολαίων ΑΙ | ❌ | ✅ | | Χρονοσήμανση διακεκριμένη | ⚠️ Περιορισμένη | ✅ | | Υποστήριξη στα ελληνικά | ⚠️ Περιορισμένη | ✅ |

Το Certyneo διακρίνεται ιδιαίτερα από τη γεννήτρια συμβολαίων ΑΙ, η οποία επιτρέπει την παραγωγή ενός νομικά δομημένου εγγράφου πριν υποβληθεί σε υπογραφή, χωρίς να φύγει από την πλατφόρμα. Το HelloSign, επανακεντρωμένο στο κύριο αντικείμενό του « υπογραφή », δεν προσφέρει ισοδύναμο.

Ενσωματώσεις και API

Το HelloSign διαθέτει ώριμο API και εγγενής ενσωματώσεις με Salesforce, Google Workspace, Microsoft 365 και Dropbox. Αυτό είναι ένα αναμφίβολο δυνατό σημείο για τα τμήματα που είναι ήδη ενσωματωμένα σε αυτά τα οικοσυστήματα.

Το Certyneo προσφέρει ένα τεκμηριωμένο API REST OpenAPI 3.0, webhooks σε πραγματικό χρόνο και πιστοποιημένους συνδέσμους για τα κύρια HRIS (Workday, Lucca, Factorial) και ERP (SAP, Sage). Για τις λύσεις HR, η ενσωμάτωση με τις ροές εργασίας διαχείρισης των συμβολαίων εργασίας, τροποποιήσεων και ψηφιοποιημένων δελτίων μισθού είναι ιδιαίτερα προηγμένη.

Εμπειρία υπογράφοντος και κινητικότητα

Και οι δύο πλατφόρμες προσφέρουν εμπειρία υπογραφής χωρίς δημιουργία λογαριασμού για τον υπογράφοντα. Το Certyneo, ωστόσο, προσφέρει μια διεπαφή πλήρως τοπικοποιημένη στα ελληνικά, με πλαίσια καθοδήγησης που εξηγούν τη νομική αξία κάθε τύπου υπογραφής — ένα πλεονέκτημα που εκτιμάται κατά την ανάπτυξη σε πληθυσμό που δεν είναι εξοικειωμένος με το ψηφιακό.

---

4. Τιμολόγηση και οικονομικό μοντέλο

HelloSign: ένα πλέγμα κεντρικό στον όγκο υπογραφών

Το HelloSign προσφέρει τρία επίπεδα τιμολόγησης: Essentials (~15 €/μήνα/χρήστη), Standard (~25 €/μήνα/χρήστη) και Premium (κατόπιν παροχής προσφοράς). Η τιμολόγηση βασίζεται στον αριθμό αποστολών ανά μήνα, το οποίο μπορεί να γίνει δαπανηρό για τις επιχειρήσεις με υψηλούς όγκους επαναλαμβανόμενων εγγράφων. Σημειώστε: οι προηγμένες λειτουργίες συμμόρφωσης eIDAS είναι γενικά διαθέσιμες μόνο από τα σχέδια Premium, με πρόσθετα κόστη.

Certyneo: διαφάνεια και προβλεψιμότητα προϋπολογισμού

Το Certyneo υιοθετεί ένα μοντέλο τιμολόγησης ανά χρήστη με φακέλους υπογραφών που περιλαμβάνονται, χωρίς τιμολόγηση ανά πράξη για τις συνήθεις χρήσεις. Μπορείτε να συμβουλευθείτε το πλήρες πλέγμα στη σελίδα τιμών Certyneo και να προσομοιώσετε την απόδοση της επένδυσής σας μέσω του αριθμομηχανής ROI διαθέσιμης διαδικτυακά.

Για τις επιχειρήσεις που επιθυμούν να μεταναστεύσουν από άλλη λύση, η προσφορά μετανάστευσης στο Certyneo περιλαμβάνει τεχνική και νομική συνοδεία, καθώς και την εκχώρηση των υπαρχόντων ροών εργασίας — ένα δεσμεύσιμο σπάνια προσφερόμενο από τους αμερικανικούς παίκτες.

---

5. Υποστήριξη, συνοδεία και οικοσύστημα

Ποιότητα υποστήριξης στα ελληνικά

Το HelloSign προσφέρει υποστήριξη στα αγγλικά με μεταβλητούς χρόνους απόκρισης ανάλογα με το σχέδιο που έχει συνδρομηθεί. Στην πράξη, οι χρήστες ελληνικής γλώσσας αναφέρουν δυσκολίες στη λήψη ακριβών απαντήσεων σε ερωτήματα συμμόρφωσης στην Ευρώπη, αυτά τα θέματα συχνά παραπέμπονται στην γενική τεκμηρίωση.

Το Certyneo διαθέτει ένα τμήμα υποστήριξης με έδρα στην Ελλάδα, επικοινωνίας μέσω συνομιλίας, τηλεφώνου και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, με δεσμευμένα SLA ακόμη και από τα ενδιάμεσα σχέδια. Το κέντρο βοήθειας Certyneo συγκεντρώνει περισσότερα από 200 άρθρα στα ελληνικά που καλύπτουν τις περιπτώσεις χρήσης επιχείρησης, τις κανονιστικές πτυχές και τις τεχνικές ενσωματώσεις.

Οικοσύστημα συνεργατών και συμβουλές

Το Certyneo συνεργάζεται με ένα δίκτυο συνεργατών ολοκληρωτών, νομικών γραφείων και ειδικών εκπαιδευμένων σε συμμόρφωση eIDAS. Αυτή η διάσταση συμβουλών — απούσα από την προσφορά HelloSign — είναι καθοριστική για τις επιχειρήσεις που αναπτύσσουν ηλεκτρονικές υπογραφές σε ευαίσθητα περιβάλλοντα: συγχωνεύσεις-εξαγορές, αγωγές, τομέας υγειονομικής περίθαλψης ή ακίνητων περιουσιών.

Κανονικό πλαίσιο που ισχύει στην ηλεκτρονική υπογραφή το 2026

Τα θεμελιώδη κείμενα της Ευρώπης

Η ηλεκτρονική υπογραφή στην Ευρώπη καθορίζεται από το κανονισμό eIDAS αριθ. 910/2014 (Ηλεκτρονική Ταυτοποίηση, Έλεγχος Ταυτότητας και Υπηρεσίες Εμπιστοσύνης), που ισχύει άμεσα σε όλα τα κράτη μέλη χωρίς κρατική μεταφορά. Αυτός ο κανονισμός καθορίζει τρία επίπεδα υπογραφής:

• SES (Απλή Ηλεκτρονική Υπογραφή): τυχόν δεδομένα σε ηλεκτρονική μορφή συνδεδεμένα ή λογικά συσχετισμένα με άλλα δεδομένα, που χρησιμοποιούνται για υπογραφή.
• AES (Προηγμένη Ηλεκτρονική Υπογραφή): συνδεδεμένη μοναδικά με τον υπογράφοντα, επιτρέποντας την αναγνώρισή του, δημιουργηθείσα με δεδομένα υπό την αποκλειστική του ελεγχο, και ανιχνεύει οποιαδήποτε μεταγενέστερη τροποποίηση.
• QES (Διακεκριμένη Ηλεκτρονική Υπογραφή): AES που δημιουργήθηκε με ένα διακεκριμένο τεχνικό μέσο δημιουργίας υπογραφής (QSCD) και βασίζεται σε διακεκριμένο πιστοποιητικό εκδοθέν από ένα διακεκριμένο QTSP που είναι εγγεγραμμένο στη Trusted List της Ευρώπης. Μόνο το QES επωφελείται από νομική υπόθεση ισοδυναμίας με την χειρόγραφη υπογραφή σε όλη την ΕΕ (άρθρο 25§2 eIDAS).

Σύμφωνα με το ελληνικό δίκαιο, τα άρθρα 1366 και 1367 του Αστικού Κώδικα αναγνωρίζουν την ηλεκτρονική υπογραφή ως ισοδύναμη με την χειρόγραφη υπογραφή όσο επιτρέπει την αναγνώριση του υπογράφοντος και εγγυάται τη σύνδεσή του με την πράξη. Το διάταγμα αριθ. 2017-1416 διευκρινίζει τις τεχνικές προϋποθέσεις που ισχύουν.

RGPD και τοποθέτηση δεδομένων

Ο κανονισμός RGPD αριθ. 2016/679 επιβάλλει ότι τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα των υπογράφοντων (ταυτότητα, διεύθυνση IP, χρονοσήμανση, πιστοποιητικό) να υποβάλλονται σε επεξεργασία με νομική βάση και, σε περίπτωση μεταφοράς έξω από την ΕΕ, με βάση αποφάσεις καταλληλότητας ή κατάλληλες εγγυήσεις (άρθρα 44 έως 49). Η φιλοξενία αυτών των δεδομένων σε αμερικανικούς διακομιστές, ακόμη και στο πλαίσιο του Data Privacy Framework του 2023, εκθέτει τους υπευθύνους επεξεργασίας σε σχετικό κίνδυνο που τεκμηριώθηκε από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή Προστασίας Δεδομένων (CEPD).

Πρότυπα τεχνικής ETSI

Οι μορφές ηλεκτρονικής υπογραφής προηγμένης και διακεκριμένης είναι τυποποιημένες από το ETSI: EN 319 132 (XAdES), EN 319 122 (CAdES) και EN 319 142 (PAdES για PDF). Αυτά τα πρότυπα εγγυώνται τη διαλειτουργικότητα και τη διαχρονικότητα των υπογραφών. Μια λύση που δεν δημιουργεί υπογραφές σε αυτές τις τυποποιημένες μορφές εκθέτει τους χρήστες της σε κινδύνους μη αναγνώρισης κατά τους ελέγχους ή τις διαφορές.

Χρονοσήμανση και διατήρηση

Η διακεκριμένη χρονοσήμανση (άρθρο 41 eIDAS) προσφέρει νομική υπόθεση σχετικά με την ημερομηνία και την ώρα ενός ηλεκτρονικού γεγονότος. Είναι απαραίτητη για τη μακροχρόνια νομική αξία των υπογεγραμμένων εγγράφων. Η πρόληψη ηλεκτρονικών αποδεικτικών, που διέπεται στην Ελλάδα από το πρότυπο NF Z42-020, συμπληρώνει αυτή τη διάταξη για τις κανονιστικές περιόδους διατήρησης (10 χρόνια για τα εμπορικά συμβόλαια, 5 χρόνια για τα λογιστικά δεδομένα, 50 χρόνια για ορισμένες πράξεις κατάστασης).

Νομικοί κίνδυνοι από μη συμμόρφωση λύση

Η χρήση μιας λύσης ηλεκτρονικής υπογραφής που δεν τηρεί το eIDAS εκθέτει την επιχείρηση στην ακυρότητα των υπογεγραμμένων πράξεων, σε δυσκολίες αποδεικτικής σε περίπτωση διαφοράς και, σε θέματα επεξεργασίας δεδομένων, σε κυρώσεις RGPD που μπορούν να φτάσουν το 4% του συνολικού ετήσιου κύκλου εργασιών σε παγκόσμιο επίπεδο (άρθρο 83§5 RGPD).

Σενάρια χρήσης: HelloSign vs Certyneo σε πραγματική