Ηλεκτρονική υπογραφή εμπορικής προσφοράς

Γιατί να υπογράφετε μια προσφορά ηλεκτρονικά

Το να υπογράφεται μια προσφορά σημαίνει να μετατρέπεται μια πρόταση σε παραγγελία. Όσο πιο γρήγορα γίνεται αυτό, τόσο πιο "ζεστό" παραμένει το ενδιαφέρον του υποψήφιου πελάτη. Η ηλεκτρονική υπογραφή επιτρέπει να περάσουμε από το "θα το σκεφτώ" στο "καλώς έχει, υπεγράφη" μέσα σε λίγα λεπτά.

Συγκεκριμένα οφέλη:

• συντομότερος κύκλος πώλησης (1-3 ημέρες αντί για 7-15)
• βελτιωμένο ποσοστό μετατροπής (+15 έως 30% ανάλογα με τον κλάδο)
• ιχνηλασιμότητα της συμφωνίας (ακριβής ημερομηνία, IP, ταυτοποίηση)

Συνιστώμενο επίπεδο

Η απλή ηλεκτρονική υπογραφή (SES) επαρκεί για την πλειονότητα των εμπορικών προσφορών. Ταχεία, χωρίς τριβές, νομικά έγκυρη: μόλις υπογραφεί, η προσφορά αποτελεί δέσμευση.

Για προσφορές μεγάλου ύψους (> 20.000 €) ή για ρυθμιζόμενους κλάδους, η προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή (AES) προσφέρει επιπλέον ασφάλεια.

Τυπική διαδικασία

1. Σύνταξη της προσφοράς στο εργαλείο τιμολόγησης που χρησιμοποιείτε (Sellsy, QuickBooks, Sage…)
2. Εξαγωγή σε PDF
3. Αποστολή μέσω της πλατφόρμας υπογραφής σας, με απλή ή προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή
4. Ο πελάτης υπογράφει από το κινητό ή τον υπολογιστή του
5. Η υπογεγραμμένη προσφορά επιστρέφει αυτόματα στο CRM και στη λογιστική σας

Ένδειξη "Καλώς έχει, εγκρίνεται"

Παραδοσιακά, απαιτούνταν η χειρόγραφη ένδειξη "Καλώς έχει, εγκρίνεται" πριν από την υπογραφή. Με την ηλεκτρονική υπογραφή, το κλικ στο "Υπογράφω" με κωδικό OTP παρέχει την ίδια συναίνεση, με νομικά ισοδύναμη ισχύ.

Μπορείτε ωστόσο να ενσωματώσετε ένα πεδίο κειμένου "Καλώς έχει, εγκρίνεται" στην ηλεκτρονική προσφορά, για να καθησυχάσετε τον πελάτη που είναι συνηθισμένος στο έντυπο έγγραφο.

Λειτουργικά οφέλη

• Οι πωλητές απαλλάσσονται από τη χειροκίνητη παρακολούθηση
• Λιγότερες "ξεχασμένες" ή χαμένες προσφορές
• Εντυπωσιακή ταχύτητα απόκρισης για τον υποψήφιο πελάτη
• Απευθείας τροφοδότηση της τιμολόγησης (κέρδος για τη λογιστική)

Συχνά λάθη

• Να μην επισυνάπτονται οι γενικοί όροι πώλησης
• Χρήση προηγμένης ηλεκτρονικής υπογραφής για μια απλή προσφορά (υπερβολικό, άσκοπη τριβή)
• Παράλειψη των όρων πληρωμής
• Απουσία αυτόματων υπενθυμίσεων

Πραγματική περίπτωση: βιομηχανική ΜμΕ

Μια βιομηχανική ΜμΕ έστελνε 150 προσφορές/μήνα μέσω email. Ποσοστό υπογραφής σε χαρτί: 40%, μέσος χρόνος 8 ημέρες. Μετάβαση στην ηλεκτρονική υπογραφή:

• ποσοστό υπογραφής: 62%
• μέσος χρόνος: 2,5 ημέρες
• εκτιμώμενο ετήσιο εμπορικό όφελος: +180.000 € επιπλέον τζίρου

Πώς σας βοηθά η Certyneo

Η Certyneo ενσωματώνεται με τα κύρια εργαλεία τιμολόγησης (Sellsy, Axonaut, Sage, Pennylane) για τη δημιουργία και αποστολή προσφορών προς υπογραφή με ένα κλικ. Επαναχρησιμοποιήσιμα πρότυπα, αυτόματες υπενθυμίσεις, εμπορικό ταμπλό σε πραγματικό χρόνο.

Ανακαλύψτε τη λύση ηλεκτρονικής υπογραφής της Certyneo

Συχνές ερωτήσεις

Μια προσφορά που υπογράφεται με απλή ηλεκτρονική υπογραφή δεσμεύει τον πελάτη;

Ναι, η απλή ηλεκτρονική υπογραφή είναι νομικά έγκυρη. Η απόδειξη μπορεί να αξιολογηθεί από τον δικαστή, αλλά η δέσμευση υφίσταται.

Μπορεί να τροποποιηθεί μια υπογεγραμμένη προσφορά;

Όχι. Σε περίπτωση τροποποίησης, πρέπει να εκδοθεί νέα προσφορά και να υπογραφεί εκ νέου.

Πρέπει οι γενικοί όροι πώλησης να υπογράφονται ξεχωριστά;

Ιδανικά, να ενσωματώνονται στην προσφορά μέσα στον ίδιο ηλεκτρονικό φάκελο.

Για πόσο διάστημα πρέπει να διατηρείται μια υπογεγραμμένη προσφορά;

10 χρόνια (εμπορικό παραστατικό).

Πρέπει ένας αυτοαπασχολούμενος επαγγελματίας να υπογράφει τις προσφορές του;

Ναι, αποτελεί καλή πρακτική: αποδεικνύει την ύπαρξη της εμπορικής σχέσης.

Συμπέρασμα

Η ηλεκτρονική υπογραφή προσφορών επιταχύνει τον εμπορικό σας κύκλο, βελτιώνει το ποσοστό μετατροπής σας και ασφαλίζει την τιμολόγησή σας.

Δοκιμάστε την Certyneo για να στέλνετε, να υπογράφετε και να παρακολουθείτε τα έγγραφά σας online, απλά, ταχέως και με πλήρη ασφάλεια.