Ηλεκτρονική υπογραφή εντολής αγοράς

Το δελτίο παραγγελίας είναι το έγγραφο που μετατρέπει μια προσφορά σε δέσμευση. Όσο δεν έχει υπογραφεί, δεν είναι παρά μια προσφορά τιμής· μόλις υπογραφεί, συνιστά τη σύμβαση και ενεργοποιεί τις προθεσμίες πληρωμής. Η ηλεκτρονική υπογραφή του δεν μεταβάλλει τη νομική του αξία — ο Αστικός Κώδικας αναγνωρίζει στο ηλεκτρονικό έγγραφο την ίδια αποδεικτική ισχύ με το χαρτί — αλλά μεταβάλλει εντελώς τον χρόνο απόκτησής του, που μειώνεται από αρκετές ημέρες σε λίγα λεπτά.

Τι πρέπει να περιλαμβάνει ένα δελτίο παραγγελίας

Ένα υπογεγραμμένο δελτίο παραγγελίας έχει αξία μόνο αν είναι πλήρες. Έξι στοιχεία είναι απαραίτητα:

• Η ταυτοποίηση των μερών: επωνυμία, νομική μορφή, διεύθυνση, αριθμός καταχώρισης.
• Η ακριβής περιγραφή των αγαθών ή υπηρεσιών, σε ποσότητα και ποιότητα.
• Η τιμή, χωρίς φόρους και με όλους τους φόρους, καθώς και οι ενδεχόμενοι όροι αναπροσαρμογής.
• Οι προθεσμίες παράδοσης ή εκτέλεσης.
• Οι όροι πληρωμής: ημερομηνία λήξης, προκαταβολή, τρόπος εξόφλησης.
• Η παραπομπή στους γενικούς όρους πωλήσεων, με μνεία της αποδοχής τους.

Αυτό το τελευταίο σημείο είναι εκείνο που αμφισβητείται συχνότερα στη δικαστική πράξη. Η προσκόμιση των γενικών όρων δεν αρκεί: πρέπει να αποδειχθεί ότι ο πελάτης είχε λάβει γνώση και τους είχε αποδεχθεί πριν δεσμευτεί. Ένα ηλεκτρονικό δελτίο παραγγελίας λύνει αυτό το ζήτημα συνδέοντας το έγγραφο, τους συνημμένους όρους και την πράξη υπογραφής σε ένα ενιαίο χρονολογημένο σύνολο — μηχανισμός που αναλύεται στο άρθρο μας για την αποδοχή των γενικών όρων.

Η υπογραφή ενεργοποιεί τις προθεσμίες πληρωμής

Αυτό είναι το πιο συγκεκριμένο αποτέλεσμα, και το πιο συχνά παραμελημένο στην εμπορική οργάνωση.

Μεταξύ επαγγελματιών, η συμφωνηθείσα προθεσμία πληρωμής υπόκειται σε νόμιμο ανώτατο όριο, και οι ρήτρες καθυστέρησης καταβάλλονται αυτοδικαίως, χωρίς υπόμνηση, από την επόμενη ημέρα της λήξης. Επιπλέον, οφείλεται μια κατ' αποκοπή αποζημίωση για έξοδα είσπραξης, για κάθε καθυστερημένο τιμολόγιο.

Αυτά τα ποσά υπολογίζονται από μια ημερομηνία λήξης που καθορίζεται από τη δέσμευση. Κάθε ημέρα που κερδίζεται στην υπογραφή είναι λοιπόν μια ημέρα που κερδίζεται στην είσπραξη — και στην παραγραφή, της οποίας η αφετηρία εξετάζεται στο άρθρο μας για την παραγραφή εμπορικών απαιτήσεων.

Πώς να προχωρήσετε, στην πράξη

Προετοιμάστε το έγγραφο. Ξεκινήστε από ένα υπόδειγμα και όχι από ένα αρχείο που ανασυντάσσεται κάθε φορά: οι απουσίες στοιχείων είναι η πρώτη αιτία ενός μη αξιοποιήσιμου δελτίου παραγγελίας. Το υπόδειγμα αποδοχής προσφοράς καλύπτει την τρέχουσα περίπτωση, και ο δημιουργός προσφορών παράγει ένα ήδη δομημένο έγγραφο.

Επιλέξτε το επίπεδο υπογραφής. Για ένα επαναλαμβανόμενο εμπορικό δελτίο παραγγελίας, μια απλή ηλεκτρονική υπογραφή αρκεί: είναι νομικά έγκυρη και αποδεκτή. Τα υψηλότερα επίπεδα δεν αγοράζουν εγκυρότητα, αγοράζουν μια πιο άνετη αποδεικτική θέση σε περίπτωση αμφισβήτησης — επιλογή που πρέπει να προορίζεται για δεσμεύσεις υψηλού ρίσκου, στις οποίες εντάσσεται η εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή.

Αποστείλετε και παρακολουθήστε. Το έγγραφο αποστέλλεται με email, ο πελάτης υπογράφει από το τηλέφωνο ή το πρόγραμμα περιήγησής του, χωρίς να δημιουργήσει λογαριασμό. Οι αυτόματες υπενθυμίσεις αποφεύγουν τη χειροκίνητη παρακολούθηση, που είναι το πιο δαπανηρό σε χρόνο στάδιο της έγχαρτης διαδικασίας.

Διατηρήστε την απόδειξη. Αυτό που προστατεύει δεν είναι μόνο η υπογραφή αλλά ο φάκελος που συγκεντρώνεται γύρω της: ταυτότητα του υπογράφοντος, χρονοσφραγίδα, αρχείο συμβάντων, αποδεικτέα ακεραιότητα του εγγράφου. Η βήμα προς βήμα διαδικασία βρίσκεται στη σελίδα μας πώς να υπογράψετε.

Τι κερδίζετε, σε αριθμούς

Η έγχαρτη διαδικασία ενός δελτίου παραγγελίας — εκτύπωση, αποστολή, υπενθύμιση, παραλαβή, αρχειοθέτηση — αντιπροσωπεύει κατά μέσο όρο σαράντα πέντε λεπτά συνολικού ανθρώπινου χρόνου, μοιρασμένα μεταξύ του εμπορικού και του διοικητικού τμήματος. Με ένα τρέχον επιβαρυμένο κόστος, αυτό τοποθετεί το πραγματικό κόστος ενός έγχαρτου δελτίου παραγγελίας γύρω στα είκοσι πέντε ευρώ, πολύ πάνω από τα άμεσα έξοδα.

Η λεπτομερής ανάλυση αυτού του υπολογισμού, στοιχείο προς στοιχείο, βρίσκεται στη σύγκρισή μας για το κόστος της ηλεκτρονικής υπογραφής έναντι του χαρτιού. Για να προβάλετε τους δικούς σας όγκους, ο υπολογιστής απόδοσης επένδυσης λαμβάνει ως δεδομένα τον αριθμό των εγγράφων σας και το ωριαίο κόστος σας.

Σενάρια χρήσης

Επαναλαμβανόμενη πώληση εξ αποστάσεως. Ένα μοναδικό υπόδειγμα, μια απλή υπογραφή, αυτόματες υπενθυμίσεις. Είναι η περίπτωση όπου η διαφορά χρόνου με το χαρτί είναι η μεγαλύτερη, και όπου το κέρδος μετριέται τόσο σε ποσοστό μετατροπής όσο και σε κόστος.

Παραγγελία με προκαταβολή. Υπογράψτε το δελτίο παραγγελίας και το πρόγραμμα δόσεων στην ίδια αποστολή. Ο διαχωρισμός των δύο εγγράφων δημιουργεί ένα χρονικό κενό κατά το οποίο η δέσμευση υπάρχει χωρίς να πλαισιώνεται η πληρωμή.

Πελάτης μεγάλου λογαριασμού. Πολλαπλοί υπογράφοντες, συχνά σε διαφορετικά τμήματα. Η σειρά υπογραφής και οι υπενθυμίσεις ανά υπογράφοντα αποτρέπουν το να σταματήσει ο φάκελος σε ένα απόν πρόσωπο. Η αυτοματοποίηση από ένα επιχειρησιακό εργαλείο γίνεται μέσω του API ηλεκτρονικής υπογραφής.

Συχνές ερωτήσεις

Έχει την ίδια αξία ένα δελτίο παραγγελίας που έχει υπογραφεί ηλεκτρονικά; Ναι. Το ηλεκτρονικό έγγραφο έχει την ίδια αποδεικτική ισχύ με το έγχαρτο έγγραφο, εφόσον ο υπογράφων μπορεί να ταυτοποιηθεί και η ακεραιότητα του εγγράφου είναι εγγυημένη.

Απαιτείται εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή; Όχι για ένα συνήθη εμπορικό δελτίο παραγγελίας. Μια απλή ηλεκτρονική υπογραφή είναι έγκυρη και αποδεκτή· τα υψηλότερα επίπεδα δικαιολογούνται από το διακύβευμα και τον κίνδυνο αμφισβήτησης, όχι κατά κανόνα.

Πρέπει ο πελάτης να δημιουργήσει λογαριασμό για να υπογράψει; Όχι. Λαμβάνει έναν σύνδεσμο, ανοίγει το έγγραφο και υπογράφει από το πρόγραμμα περιήγησης ή το τηλέφωνο του.

Τι συμβαίνει αν ο πελάτης αμφισβητήσει την υπογραφή του; Ο αποδεικτικός φάκελος που συγκεντρώθηκε τη στιγμή της υπογραφής — ταυτοποίηση, χρονοσφραγίδα, αρχείο συμβάντων — είναι αυτό που επιτρέπει την απάντηση. Η στιβαρότητά του εξαρτάται από το επίπεδο που επιλέχθηκε.

Το δελτίο παραγγελίας ισχύει ως σύμβαση; Υπογεγραμμένο από τα δύο μέρη, συνιστά τη σύμβαση και καθορίζει τις αντίστοιχες υποχρεώσεις. Είναι επίσης αυτό που κάνει τους γενικούς όρους αντιτάξιμους, υπό την προϋπόθεση ότι η αποδοχή τους έχει αποδειχθεί.

Μπορεί να υπογραφεί ένα δελτίο παραγγελίας από το λογισμικό διαχείρισης; Ναι, μέσω μιας ενσωμάτωσης ή του API, γεγονός που αποφεύγει την επανεισαγωγή δεδομένων και ενεργοποιεί την αποστολή απευθείας από το εργαλείο όπου δημιουργείται η παραγγελία.

Για να προχωρήσετε περισσότερο

Τρεις τρόποι για να ξεκινήσετε, με αυξανόμενη σειρά δέσμευσης:

1. Ξεκινήστε από ένα έτοιμο για υπογραφή υπόδειγμα και στείλτε το ως έχει, για να δοκιμάσετε τη διαδικασία σε μια πραγματική παραγγελία.
2. Δημιουργήστε ένα εξατομικευμένο έγγραφο με τον δημιουργό συμβάσεων, αν το δελτίο παραγγελίας σας περιλαμβάνει ειδικές ρήτρες.
3. Αυτοματοποιήστε από το εργαλείο διαχείρισής σας μέσω του API, όταν ο όγκος δικαιολογεί την κατάργηση της επανεισαγωγής δεδομένων.

Οι τιμές αναλύονται ανά όγκο αποστολών, και οι πρώτες μηνιαίες αποστολές είναι δωρεάν, γεγονός που επιτρέπει να μετρήσετε το κέρδος χρόνου στις δικές σας παραγγελίες πριν από κάθε δέσμευση.