Πώς να στείλετε ένα έγγραφο για υπογραφή

Η διαδικασία των 5 βημάτων

Η διαδικασία των 5 βημάτων

Η αποστολή ενός εγγράφου προς υπογραφή ηλεκτρονικά διαρκεί λιγότερο από 5 λεπτά. Εδώ είναι η διαδικασία βήμα προς βήμα.

• 1. Προετοιμάστε το έγγραφο.
• 2. Δημιουργήστε έναν φάκελο
• Στην πλατφόρμα υπογραφής σας:
• νέο έγγραφο → ανεβάστε το PDF

ονομάστε το φάκελο (θέμα του εγγράφου + υπογράφοντες)

ονομάστε το φάκελο (θέμα του εγγράφου + υπογράφοντες)

• ⬥⬥⬥ 3. Προσθέστε τον υπογράφοντα.
• πλήρες όνομα

email

τηλέφωνο (για OTP SMS εάν AES)

• ρόλος (υπογράφον, εγκρίνοντας, CC)
• Ορισμός σειράς: παράλληλη (όλα ταυτόχρονα) ή διαδοχική.
• Ορισμός σειράς: παράλληλη (όλα ταυτόχρονα) ή διαδοχική.
• 4. Τοποθετήστε τα πεδία

Σύρετε στο πεδίο PDF:

υπογραφή (απαιτείται)

προαιρετικά πεδία: ημερομηνία, όνομα, ελεύθερο κείμενο, πλαίσιο ελέγχου, αρχικά ανά σελίδα

• ⬥⬥⬥ αντιστοιχίστε τα σωστά χρώματα με κάθε πεδίο υπογραφής.
• 5. Διαμόρφωση και αποστολή

5. Διαμόρφωση και αποστολή

Επιλογές για διαμόρφωση:

επίπεδο υπογραφής: SES ή AES

• ημερομηνία λήξης (15-30 ημέρες συνήθως)
• ⬥⬥⬥ αυτόματες υπενθυμίσεις (D+7+3)
• Κάντε κλικ στο "Αποστολή". Οι υπογράφοντες λαμβάνουν αμέσως το email τους.
• Παρακολουθήστε το έγγραφο

Παρακολουθήστε το έγγραφο

Από τον πίνακα ελέγχου σας, ακολουθήστε σε πραγματικό χρόνο:

εστάλησαν → άνοιξε → υπογεγραμμένες

• ειδοποιήσεις (email, Slack, Teams)
• ⬥⬥⬥
• χειροκίνητη επανεκκίνηση πιθανή βέλτιστη πρακτική ⬥ Πάντα δοκιμάζετε με συνάδελφο πριν από μια σημαντική αποστολή

Παρέχετε ένα κανάλι επικοινωνίας για αρχάριους υπογράφοντες

• Παρέχετε ένα κανάλι επικοινωνίας για αρχάριους υπογράφοντες
• Αρχειοθετήστε συστηματικά το υπογεγραμμένο έγγραφο
• Αποφύγετε την αποστολή τα βράδια της Παρασκευής ή τα Σαββατοκύριακα
• Συχνά λάθη ⬥ λάθη πληκτρολόγησης παλιάς διεύθυνσης email

Ξεχάσετε να προσθέσετε έναν υπογράφοντα

• Μην τοποθετήσετε ένα πεδίο υπογραφής
• Πολύ μεγάλο αρχείο (> 10 MB → αργό σε κινητό)
• Πολύ μεγάλο αρχείο (> 10 MB → αργό σε κινητό)
• Αποστολή χωρίς διόρθωση
• ⬥ αποστολή⬥ συγκεκριμένη θήκη: εκπτώσεις 20 προσφορές την εβδομάδα. Ρουτίνα:

Γενιά από HubSpot (προσφορά + CGV)

Αυτόματη αποστολή σε SES μέσω ενσωμάτωσης

1. Υπενθυμίσεις D+2 και D+5
2. Χαλαρές ειδοποιήσεις σε πραγματικό χρόνο ⬥ RM με υπογραφή
3. Χαλαρές ειδοποιήσεις σε πραγματικό χρόνο ⬥ RM με υπογραφή
4. Ανθρώπινος χρόνος: 0 λεπτά ανά αποστολή.
5. Πώς σας βοηθά το Certyneo

Το Certyneo κάνει την αποστολή ενός εγγράφου για υπογραφή γρήγορη και αξιόπιστη: διαισθητική διεπαφή μεταφοράς απόθεσης, πρότυπα για επαναλαμβανόμενα έγγραφα, ενσωματώσεις CRM, παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο, αυτόματες υπενθυμίσεις. Όλα σε λιγότερο από 3 λεπτά.

Ανακαλύψτε τη λύση ηλεκτρονικής υπογραφής Certyneo

Συχνές ερωτήσεις

Πόσος χρόνος διαρκεί η αποστολή;

Πόσος χρόνος διαρκεί η αποστολή;

2-5 λεπτά για ένα απλό έγγραφο.

Μπορούμε να στείλουμε το ίδιο έγγραφο σε πολλούς υπογράφοντες;

Ναι, όλα στον ίδιο φάκελο, παράλληλη ή διαδοχική.

Πρέπει να ενημερώσουμε εκ των προτέρων τον υπογράφοντα;

Δεν απαιτείται, αλλά συνιστάται για αρχάριους υπογράφοντες.

Μπορούμε να ακυρώσουμε μια αποστολή;

Μπορούμε να ακυρώσουμε μια αποστολή;

Ναι, πριν την υπογραφή. Μετά, όχι.

Μπορεί ο υπογράφων να μεταβιβαστεί σε κάποιον άλλο;

Ανάλογα με τη διαμόρφωση. Από προεπιλογή, όχι.

Συμπέρασμα

Η αποστολή ενός εγγράφου για υπογραφή είναι μια απλή χειρονομία που έχει γίνει καθημερινή. Μόλις καθιερωθεί η ρουτίνα, οι συμβατικοί σας κύκλοι μεταμορφώνονται.

Δοκιμάστε το Certyneo για αποστολή, υπογραφή και παρακολούθηση των εγγράφων σας στο διαδίκτυο απλά, γρήγορα και με ασφάλεια.