Πώς να στείλετε ένα έγγραφο για υπογραφή

Η διαδικασία σε 5 βήματα

Η αποστολή ενός εγγράφου για ηλεκτρονική υπογραφή διαρκεί λιγότερο από 5 λεπτά. Ακολουθεί η διαδικασία βήμα προς βήμα.

1. Προετοιμασία του εγγράφου

• Εξαγωγή σε PDF (συνιστάται)
• Έλεγχος της αναγνωσιμότητας σε κινητό (το 80% των υπογραφόντων υπογράφουν από κινητό)
• Επανέλεγχος για την εξάλειψη τυπογραφικών και άλλων λαθών
• Επισύναψη των υποχρεωτικών παραρτημάτων, εφόσον απαιτείται

2. Δημιουργία φακέλου

Στην πλατφόρμα υπογραφών σας:

• νέο έγγραφο → μεταφόρτωση του PDF
• ονομασία του φακέλου (αντικείμενο του εγγράφου + υπογράφων)

3. Προσθήκη των υπογραφόντων

Για κάθε υπογράφοντα :

• πλήρες ονοματεπώνυμο
• email
• τηλέφωνο (για OTP μέσω SMS σε περίπτωση προηγμένης ηλεκτρονικής υπογραφής)
• ρόλος (υπογράφων, εγκρίνων, κοινοποίηση)

Ορισμός της σειράς: παράλληλη (όλοι ταυτόχρονα) ή διαδοχική.

4. Τοποθέτηση των πεδίων

Σύρετε επάνω στο PDF:

• πεδίο υπογραφής (υποχρεωτικό)
• προαιρετικά πεδία: ημερομηνία, όνομα, ελεύθερο κείμενο, πλαίσιο επιλογής, μονογραφή ανά σελίδα

Αντιστοιχίστε κάθε πεδίο στον σωστό υπογράφοντα (διαφορετικά χρώματα).

5. Ρύθμιση και αποστολή

Επιλογές προς ρύθμιση:

• επίπεδο υπογραφής: απλή ή προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή
• ημερομηνία λήξης (τυπικά 15-30 ημέρες)
• αυτόματες υπενθυμίσεις (3η και 7η ημέρα)
• εξατομικευμένα μηνύματα

Κάντε κλικ στο "Αποστολή". Οι υπογράφοντες λαμβάνουν το email τους αμέσως.

Παρακολούθηση του εγγράφου

Από τον πίνακα ελέγχου σας, παρακολουθείτε σε πραγματικό χρόνο:

• εστάλη → ανοίχτηκε → υπογράφηκε
• ειδοποιήσεις (email, Slack, Teams)
• δυνατότητα χειροκίνητης υπενθύμισης

Καλές πρακτικές

• Δοκιμάζετε πάντα με έναν συνάδελφο πριν από μια σημαντική αποστολή
• Προβλέψτε ένα κανάλι επικοινωνίας για τους άπειρους υπογράφοντες
• Αρχειοθετείτε συστηματικά το υπογεγραμμένο έγγραφο
• Αποφύγετε τις αποστολές το βράδυ της Παρασκευής ή το σαββατοκύριακο

Συχνά λάθη

• Λάθος email (τυπογραφικό λάθος ή παλιά διεύθυνση)
• Παράλειψη προσθήκης ενός υπογράφοντα
• Μη τοποθέτηση πεδίου υπογραφής
• Πολύ μεγάλο αρχείο (> 10 MB → αργή φόρτωση σε κινητό)
• Αποστολή χωρίς επανέλεγχο

Συγκεκριμένη περίπτωση: πωλητής

Ένας πωλητής στέλνει 20 προσφορές την εβδομάδα. Ρουτίνα:

1. Δημιουργία μέσω HubSpot (προσφορά + γενικοί όροι πώλησης)
2. Αυτόματη αποστολή με απλή ηλεκτρονική υπογραφή μέσω ενσωμάτωσης
3. Υπενθυμίσεις την 2η και την 5η ημέρα
4. Ειδοποιήσεις Slack σε πραγματικό χρόνο
5. Το CRM ενημερώνεται με την υπογραφή

Ανθρώπινος χρόνος: 0 λεπτά ανά αποστολή.

Πώς σας βοηθά η Certyneo

Η Certyneo κάνει την αποστολή ενός εγγράφου για υπογραφή γρήγορη και αξιόπιστη: διαισθητική διεπαφή drag-drop, πρότυπα για επαναλαμβανόμενα έγγραφα, ενσωματώσεις CRM, παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο, αυτόματες υπενθυμίσεις. Όλα σε λιγότερο από 3 λεπτά.

Ανακαλύψτε τη λύση ηλεκτρονικής υπογραφής της Certyneo

Συχνές ερωτήσεις

Πόσο χρόνο διαρκεί η αποστολή;

2-5 λεπτά για ένα απλό έγγραφο.

Μπορεί να σταλεί το ίδιο έγγραφο σε πολλούς υπογράφοντες;

Ναι, όλοι στον ίδιο φάκελο, με παράλληλη ή διαδοχική σειρά.

Πρέπει να ενημερωθεί ο υπογράφων εκ των προτέρων;

Δεν είναι υποχρεωτικό, αλλά συνιστάται για τους άπειρους υπογράφοντες.

Μπορεί να ακυρωθεί μια αποστολή;

Ναι, πριν την υπογραφή. Μετά, όχι.

Μπορεί ο υπογράφων να τη διαβιβάσει σε κάποιον άλλον;

Εξαρτάται από τη ρύθμιση. Εξ ορισμού, όχι.

Συμπέρασμα

Η αποστολή ενός εγγράφου για υπογραφή είναι μια απλή κίνηση που έχει γίνει καθημερινή. Μόλις εγκατασταθεί η ρουτίνα, οι συμβατικοί σας κύκλοι μεταμορφώνονται.

Δοκιμάστε την Certyneo για να στέλνετε, να υπογράφετε και να παρακολουθείτε τα έγγραφά σας online, με απλό, γρήγορο και ασφαλή τρόπο.