Έχουμε και ηλεκτρονικό τιμολόγιο: διαχείριση διορθώσεων το 2026

Εισαγωγή: γιατί το χρεωστικό σημείωμα γίνεται κρίσιμο ζήτημα το 2026

Με την υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση για μεγάλες επιχειρήσεις και ΜΕΑ που ξεκινά από το 1º Σεπτεμβρίου 2026, οι δευτεροβάθμιες και λογιστικές διευθύνσεις αντιμετωπίζουν μια πρόκληση που συχνά υποτιμάται: η διαχείριση των χρεωστικών σημειωμάτων και σημειωμάτων πίστωσης σε ένα ψηφιακό και ελεγχόμενο περιβάλλον. Σε αντίθεση με το παραδοσιακό τιμολόγιο σε χαρτί ή PDF, το δομημένο ηλεκτρονικό τιμολόγιο επιβάλλει ακριβείς κανόνες διόρθωσης, μετάδοσης και αρχειοθέτησης. Αυτό το άρθρο αναφέρει λεπτομερώς το κανονιστικό πλαίσιο, τις αποδεκτές μορφές, τις ροές που πρέπει να κατακτηθούν και τις βέλτιστες πρακτικές για να χειριστείτε χωρίς λάθη τα χρεωστικά σημειώματα στη μεταρρύθμιση 2026-2027. Για να κατανοήσετε το συνολικό πεδίο εφαρμογής της μεταρρύθμισης, συμβουλευτείτε το ολοκληρωμένο οδηγό ηλεκτρονικής τιμολόγησης 2026-2027.

---

Τι είναι ένα χρεωστικό σημείωμα στο πλαίσιο ηλεκτρονικής τιμολόγησης;

Ορισμός και ορολογία: χρεωστικό σημείωμα, σημείωμα πίστωσης, διορθωτικό τιμολόγιο

Στο γαλλικό φορολογικό και λογιστικό δίκαιο, ο όρος χρεωστικό σημείωμα δηλώνει κάθε εμπορικό έγγραφο που ακυρώνει μερικώς ή ολικώς ένα προηγούμενο τιμολόγιο, ή παραχωρεί εμπορικό χειρονόμημα στον πελάτη. Η μεταρρύθμιση εισάγει σημαντική ακρίβεια ορολογίας: το σημείωμα πίστωσης (ή credit note στα αγγλικά) είναι πλέον ο κανονικοποιημένος όρος στις δομημένες μορφές όπως Factur-X και UBL 2.1. Αυτές οι δύο ονοματολογίες καλύπτουν στην πραγματικότητα τρεις διακριτές περιστάσεις:

• Χρεωστικό σημείωμα ακύρωσης: ακυρώνει πλήρως ένα εκδοθέν τιμολόγιο (σφάλμα ποσού, παραλήπτη, ΦΠΑ).

• Μερικό χρεωστικό σημείωμα: διορθώνει μια γραμμή ή ένα συγκεκριμένο ποσό χωρίς να αγγίξει το υπόλοιπο του τιμολογίου.

• Εμπορικό χρεωστικό σημείωμα (ή έκπτωση): παραχωρημένο για διατήρηση, ένταση ή διαφορά, χωρίς σχέση με σφάλμα γεγονότος.

Αυτές οι διακρίσεις δεν είναι απλώς ακαδημαϊκές: καθορίζουν τον τύπο ηλεκτρονικού εγγράφου που πρέπει να εκδοθεί, τη ροή μετάδοσης στην εγκεκριμένη πλατφόρμα και τα δεδομένα ηλεκτρονικής αναφοράς που πρέπει να διαβιβαστούν στη DGFiP.

Γιατί η μεταρρύθμιση περιπλέκει τη διαχείριση χρεωστικών σημειωμάτων

Πριν από την υποχρεωτική ψηφιοποίηση, ένα χρεωστικό σημείωμα θα μπορούσε να εκδοθεί με τη μορφή ενός απλού PDF που αναφέρει τον αριθμό του αρχικού τιμολογίου. Η μεταρρύθμιση επιβάλλει πλέον ότι κάθε χρεωστικό σημείωμα θα πρέπει να είναι:

• Δομημένο σε μια κανονικοποιημένη μορφή (Factur-X, UBL 2.1 ή CII) που περιέχει υποχρεωτικά πεδία ειδικά για διορθωτικά έγγραφα.

• Μεταδοθεί μέσω Πλατφόρμας Ψηφιακής Αποθήκευσης Συνεργάτη (PDP) ή του Δημόσιου Πύλης Τιμολόγησης (PPF).

• Αναφερθεί στο αρχικό τιμολόγιο με τον μοναδικό του αναγνωριστικό.

• Αρχειοθετηθεί υπό τις ίδιες συνθήκες ασφάλειας και ακεραιότητας με τα αρχικά τιμολόγια, για τουλάχιστον δέκα χρόνια.

Αυτές οι τεχνικές απαιτήσεις μετατρέπουν μια πράξη λογιστικής που άλλοτε ήταν απλή σε μια δομημένη διαδικασία αυτής καθεαυτής. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις μορφές, το άρθρό μας για Factur-X, τη δομημένη μορφή γαλλογερμανικού ηλεκτρονικού τιμολογίου αναλύει τη δομή των πεδίων που χρησιμοποιούνται στα διορθωτικά έγγραφα.

---

Η μορφή ηλεκτρονικών χρεωστικών σημειωμάτων: υποχρεωτικά πεδία και τεχνικές ιδιαιτερότητες

Τα πεδία ειδικά για σημειώματα πίστωσης σε Factur-X και UBL

Στη μορφή Factur-X, ένα σημείωμα πίστωσης διακρίνεται από ένα τυπικό τιμολόγιο από τον κωδικό τύπου εγγράφου: κωδικός 381 (Credit Note) σύμφωνα με τη λίστα κωδικών UNTDID 1001. Αυτός ο κωδικός ενημερώνει την πλατφόρμα λήψης ότι πρόκειται για διορθωτικό έγγραφο και όχι για τιμολόγιο που πρέπει να πληρώσει.

Τα υποχρεωτικά πεδία ειδικά περιλαμβάνουν:

• BT-3: Τύπος εγγράφου (κωδικός 381 για σημείωμα πίστωσης, 383 για χρεωστικό σημείωμα).

• BT-25: Αριθμός του προηγούμενου τιμολογίου (υποχρεωτική αναφορά στο αρχικό τιμολόγιο).

• BT-26: Ημερομηνία του αρχικού τιμολογίου.

• BT-5: Νόμισμα (ταυτόσημο με το αρχικό τιμολόγιο).

• BG-3: Αναφορά στο προηγούμενο τιμολόγιο (ολοκληρωμένη ομάδα δεδομένων).

Η απουσία του πεδίου BT-25 είναι σφάλμα που μπλοκάρει: η εγκεκριμένη πλατφόρμα θα απορρίψει το έγγραφο. Αυτό είναι ένα από τα πιο συχνά προβλήματα που παρατηρήθησαν κατά τις φάσεις δοκιμής του 2025.

Διαχείριση ποσών ΦΠΑ σε ηλεκτρονικό χρεωστικό σημείωμα

Ο χειρισμός του ΦΠΑ σε ένα ηλεκτρονικό χρεωστικό σημείωμα υπακούει σε ακριβείς κανόνες. Το ποσό ΦΠΑ που μπορεί να αναλάβει ο εκδότης (πωλητής) ή που πρέπει να αποδώσει ο παραλήπτης (αγοραστής) πρέπει να αναφέρεται ρητά και να αναλύεται κατά τιμή στο δομημένο έγγραφο. Η μεταρρύθμιση απαγορεύει τα διορθωτικά έγγραφα με συνολικά ποσά χωρίς ανάλυση ΦΠΑ.

Εάν το χρεωστικό σημείωμα καλύπτει πολλές γραμμές σε διαφορετικές τιμές (για παράδειγμα 5,5 % και 20 %), κάθε τιμή πρέπει να αποτελεί αντικείμενο μιας ξεχωριστής ομάδας δεδομένων (ομάδα BG-23 στη νόρμα EN 16931). Αυτό το επίπεδο λεπτομέρειας είναι αναγκαίο για την κατάλληλη ηλεκτρονική αναφορά που διαβιβάζεται στη DGFiP, η οποία χρησιμοποιεί αυτά τα δεδομένα για τον έλεγχο του ΦΠΑ που δηλώθηκε. Για να κατανοήσετε πλήρως αυτή την υποχρέωση μετάδοσης, συμβουλευτείτε τη σελίδα μας που είναι αφιερωμένη στην ηλεκτρονική αναφορά και τη μετάδοση δεδομένων συναλλαγών.

---

Ροή χειρισμού χρεωστικού σημειώματος σε εγκεκριμένη πλατφόρμα (PDP)

Από την έκδοση στην αρχειοθέτηση: τα στάδια του κύκλου ζωής

Ο χειρισμός ενός χρεωστικού σημειώματος σε μια Εγκεκριμένη Πλατφόρμα (PDP) ακολουθεί έναν κανονικοποιημένο κύκλο ζωής που περιλαμβάνει αρκετές υποχρεωτικές καταστάσεις:

• Έκδοση: η επιχείρηση δημιουργεί το σημείωμα πίστωσης στο ERP ή στο εργαλείο τιμολόγησής της, στη δομημένη μορφή.

• Ανάρτηση στο PDP: η πλατφόρμα επικυρώνει συντακτικά και σημασιολογικά το έγγραφο (έλεγχος υποχρεωτικών πεδίων, συνέπεια ποσών, παρουσία BT-25).

• Μετάδοση: το PDP δρομολογεί το έγγραφο στο PDP του παραλήπτη ή στο PPF.

• Ειδοποίηση παραλαβής: ο παραλήπτης επιβεβαιώνει την παραλαβή, ενεργοποιώντας την κατάσταση «Λήφθηκε».

• Λογιστική ανάληψη: κατάσταση «Λογιστική» ή «Απορρίφθηκε» ανάλογα με τις πρακτικές του παραλήπτη.

• Αρχειοθέτηση: το έγγραφο χρονολογείται και αρχειοθετείται προς τα δύο μέρη (εκδότης και παραλήπτης).

Αυτός ο κύκλος διαφέρει από τον χειρισμό ενός κανονικού τιμολογίου σε μια πλατφόρμα σε ένα μόνο σημαντικό σημείο: η απόρριψη ενός χρεωστικού σημειώματος από τον παραλήπτη είναι πιο σύνθετη. Εάν ο πελάτης διαφωνήσει με το ποσό του χρεωστικού σημειώματος, δεν μπορεί απλώς να «αρνηθεί» το έγγραφο· πρέπει να υποβάλει τυπικό αίτημα διόρθωσης, πιθανώς ακολουθούμενο από ένα νέο διορθωτικό χρεωστικό σημείωμα. Οι PDP πρέπει να υποστηρίξουν αυτόν τον μηχανισμό δομημένης διαφοράς.

Οι χρονικές προθεσμίες που πρέπει να τηρηθούν

Το άρθρο 289 του Γενικού Κωδικού Φόρων (CGI) επιβάλλει ότι το διορθωτικό τιμολόγιο πρέπει να εκδοθεί εντός των συνήθων προθεσμιών τιμολόγησης, δηλαδή το αργότερο στις 15 του μήνα που ακολουθεί εκείνον κατά τον οποίο συνέβη το γεγονός που θέση σε πλαγιάσιο της διόρθωσης (σφάλμα που διαπιστώθηκε, επιστροφή εμπορεύματος, διευθέτηση διαφοράς). Σε ένα ηλεκτρονικό περιβάλλον, αυτή η προθεσμία είναι ακόμα περισσότερο επιτακτική κατά το ότι το σύστημα ηλεκτρονικής αναφοράς διαβιβάζει τα δεδομένα στη DGFiP σχεδόν σε πραγματικό χρόνο. Μια σημαντική απόκλιση μεταξύ της ημερομηνίας του αρχικού τιμολογίου και της ημερομηνίας του χρεωστικού σημειώματος μπορεί να ενεργοποιήσει ειδοποιήσεις στα εργαλεία αυτοματοποιημένου φορολογικού ελέγχου.

Συμβουλευτείτε το λεπτομερές χρονοδιάγραμμα ηλεκτρονικής τιμολόγησης 2026-2027 για να μην χάσετε τις κρίσιμες προθεσμίες σύμφωνα με το μέγεθος της επιχείρησής σας.

---

Βέλτιστες πρακτικές για τα λογιστικά και χρηματοοικονομικά τμήματα

Ενημέρωση εσωτερικών διαδικασιών πριν από την ανάπτυξη

Η μετάβαση στην ηλεκτρονική τιμολόγηση επιβάλλει να αναθεωρήσετε τις διαδικασίες διαχείρισης διαφορών και διορθώσεων πολύ πριν από την ημερομηνία υποχρέωσης. Τα τμήματα πρέπει ιδίως να:

• Προσδιορίσουν όλα τα σενάρια που ενεργοποιούν χρεωστικό σημείωμα στη δραστηριότητά τους (επιστροφές προϊόντων, σφάλματα τιμής, εμπορικές έκπτωσης a posteriori, μερική καταγγελία της σύμβασης).

• Επαληθεύσουν ότι το ERP ή το εργαλείο τιμολόγησής τους δημιουργεί σωστά τον κωδικό 381 και συμπληρώνει αυτόματα το BT-25.

• Εκπαιδεύσουν τα λογιστικά τμήματα να διακρίνουν χρεωστικό σημείωμα ακύρωσης, μερικό χρεωστικό σημείωμα και εμπορική ισοσταθμίζηση, καθώς αυτές οι τρεις περιπτώσεις μπορεί να απαιτούν διαφορετικούς κωδικούς τύπου.

• Θεσπίσουν μια ροή εσωτερικής επαλήθευσης πριν από την έκδοση, για να αποφύγουν τα χρεωστικά σημειώματα σε αλυσίδα (χρεωστικό σημείωμα που διορθώνει ένα λανθασμένο χρεωστικό σημείωμα).

Αρχειοθέτηση και αξιόπιστο ίχνος ελέγχου (PAF)

Το αξιόπιστο ίχνος ελέγχου (PAF), απαιτούμενο από το άρθρο 289 VII του CGI, πρέπει να καλύπτει ολόκληρη την έγγραφη αλυσίδα: αρχικό τιμολόγιο → χρεωστικό σημείωμα → πιθανό συμπληρωματικό τιμολόγιο. Σε ένα ηλεκτρονικό περιβάλλον, αυτό το ίχνος πρέπει να είναι ιχνηλάσιμο και απαραποίητο, πράγμα που σημαίνει ότι κάθε έγγραφο πρέπει να έχει ποιοτική χρονοσήμανση. Η ποιοτική ηλεκτρονική χρονοσήμανση αποτελεί προς τούτο στοιχείο συμμόρφωσης που δεν πρέπει να παραμεληθεί: αποδεικνύει την προτεραιότητα κάθε διορθωτικού εγγράφου και διασφαλίζει την επιχείρηση σε περίπτωση φορολογικού ελέγχου.

Οι επιχειρήσεις που στηρίζονταν στη μη δομημένη αρχειοθέτηση PDF θα πρέπει να μεταναστεύσουν σε λύσεις αρχειοθέτησης που συμμορφώνονται με τα NF Z 42-013 ή ISO 14641, ικανές να διατηρούν αρχεία XML ή Factur-X με τα μεταδεδομένά τους για δέκα χρόνια.

Ειδικές περιπτώσεις: διασυνοριακά χρεωστικά σημειώματα και ενδοκοινοτικές συναλλαγές

Τα χρεωστικά σημειώματα που εκδίδονται στο πλαίσιο ενδοκοινοτικών συναλλαγών (παραδόσεων αγαθών ή παροχής υπηρεσιών μεταξύ υποκειμένων διαφορετικών κρατών μελών της ΕΕ) δεν υπόκεινται στην υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση γαλλικής αλλά υπόκεινται στην ηλεκτρονική αναφορά: τα δεδομένα πρέπει να διαβιβαστούν στη DGFiP. Η διάκριση είναι σημαντική: η μορφή του εγγράφου δεν επιβάλλεται για αυτές τις ροές, αλλά τα δεδομένα διόρθωσης πρέπει να εμφανίζονται στην περιοδική αναφορά που διαβιβάζεται μέσω του PDP ή του PPF. Οι επιχειρήσεις που πραγματοποιούν σημαντικό μέρος του τζίρου τους στο εξωτερικό πρέπει επομένως να διασφαλίσουν ότι το εργαλείο τους διακρίνει σωστά τις εγχώριες ροές (υπεύθυνες για ηλεκτρονική τιμολόγηση) από τις διασυνοριακές ροές (υπεύθυνες μόνο για ηλεκτρονική αναφορά).

Συχνές ερωτήσεις

Πρέπει ένας ηλεκτρονικός πιστωτικός λογαριασμός να αναφέρει υποχρεωτικά το αρχικό τιμολόγιο;

Ναι, η αναφορά στο αρχικό τιμολόγιο είναι μια τεχνική υποχρέωση που δεν μπορεί να διαπραγματευθεί στις δομημένες μορφές όπως Factur-X ή UBL 2.1. Το πεδίο BT-25, το οποίο περιέχει τον αριθμό του διορθωμένου τιμολογίου, ελέγχεται αυτόματα από την εταίρα πλατφόρμα ψηφιοποίησης. Ένας πιστωτικός λογαριασμός που διαβιβάζεται χωρίς αυτό το πεδίο θα απορριφθεί πριν καν φτάσει στον παραλήπτη, καθιστώντας τη διόρθωση άκυρη από φορολογική άποψη.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ ενός πιστωτικού λογαριασμού ακύρωσης και ενός εμπορικού πιστωτικού λογαριασμού για τον ΦΠΑ;

Ένας πιστωτικός λογαριασμός ακύρωσης διαγράφει μια απαίτηση και επιτρέπει στον εκδότη να ανακτήσει τον ΦΠΑ που είχε συλλεχθεί αρχικά, υπό την προϋπόθεση ότι ενημερώνει τον πελάτη. Ένας εμπορικός πιστωτικός λογαριασμός που χορηγείται ως έκπτωση ή ως χειρονομία πίστης ανοίγει επίσης δικαίωμα ρύθμισης ΦΠΑ, αλλά μόνο εάν ο πιστωτικός λογαριασμός εκδοθεί δυνάμει και ο πελάτης επιστρέψει το αντίστοιχο ποσό. Και στις δύο περιπτώσεις, η κατανομή κατά συντελεστή ΦΠΑ πρέπει να εμφανίζεται ρητά στο δομημένο έγγραφο.

Ένας ηλεκτρονικός πιστωτικός λογαριασμός υπόκειται στις ίδιες υποχρεώσεις αρχειοθέτησης με το αρχικό τιμολόγιο;

Ναι, οι ηλεκτρονικές σημειώσεις πίστης είναι φορολογικά έγγραφα αυτής καθ' αυτής και πρέπει να διατηρούνται υπό τις ίδιες συνθήκες ασφάλειας και ακεραιότητας με τα τιμολόγια, δηλαδή τουλάχιστον δέκα χρόνια στη Γαλλία. Η αρχειοθέτηση πρέπει να εγγυάται την αναγνωσιμότητα, την ακεραιότητα και την ιχνηλασιμότητα του εγγράφου καθ' όλη τη διάρκεια αυτής της περιόδου, είτε αποθηκεύεται στην εταιρεία, είτε σε έναν φορέα επεξεργασίας δεδομένων ή σε έναν πιστοποιημένο τρίτο αρχειοθέτη.

Ένας ηλεκτρονικός πιστωτικός λογαριασμός πρέπει να διαβιβαστεί μέσω ενός φορέα επεξεργασίας δεδομένων ακόμα κι αν το αρχικό τιμολόγιο εκδόθηκε σε μορφή PDF;

Από την εναρκτήρια ημερομηνία της μεταρρύθμισης, οποιοδήποτε διορθωτικό έγγραφο που αφορά συναλλαγές B2B εντός της χώρας πρέπει να μεταβιβάζεται μέσω μιας εγκεκριμένης πλατφόρμας ή της Δημόσιας Πύλης Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης, ανεξάρτητα από τη μορφή του αρχικού τιμολογίου. Η μεταρρύθμιση δεν προβλέπει συγκεκριμένό μεταβατικό καθεστώς για πιστωτικούς λογαριασμούς που διορθώνουν παλιά έγγραφα σε χαρτί ή PDF: το ίδιο το διορθωτικό έγγραφο πρέπει να συμμορφώνεται με την υποχρεωτική δομημένη μορφή.

Τι συμβαίνει εάν μια σημείωση πίστης απορριφθεί από την πλατφόρμα του παραλήπτη;

Η απόρριψη δημιουργεί έναν αρνητικό κατάσταση στον κύκλο ζωής του εγγράφου, ορατό από τον εκδότη στη δική του πλατφόρμα. Ο εκδότης πρέπει να διορθώσει τις δηλωθείσες ανωμαλίες, είτε πρόκειται για ένα ελλιπές πεδίο, μια ασυνέπεια ποσού ή ένα πρόβλημα αναγνώρισης του παραλήπτη, και στη συνέχεια να εκδώσει ξανά ένα νέο διορθωτικό έγγραφο. Κατά τη διάρκεια αυτής της καθυστέρησης, η διόρθωση δεν είναι νομικά αντιδικήσιμη στον παραλήπτη και ο αντίστοιχος ΦΠΑ δεν μπορεί ακόμη να ρυθμιστεί.

Νομικό πλαίσιο που ισχύει για χρεωστικά σημειώματα και ηλεκτρονικά τιμολόγια

Κείμενα αναφοράς

Το νομικό καθεστώς των χρεωστικών σημειωμάτων στην ηλεκτρονική τιμολόγηση αρθρώνεται γύρω από αρκετά θεμελιώδη κείμενα:

Γενικός Κωδικός Φόρων (CGI):

• Άρθρο 289: καθορίζει τις υποχρεώσεις τιμολόγησης, τις υποχρεωτικές αναφορές και τις προϋποθέσεις έκδοσης των διορθωτικών τιμολογίων. Ειδικότερα επιβάλλει ότι κάθε διορθωτικό τιμολόγιο (χρεωστικό σημείωμα) πρέπει να κάνει αναφορά στο αρχικό τιμολόγιο και να αναφέρει το λόγο της διόρθωσης.

• Άρθρο 289 bis: ρυθμίζει τις προϋποθέσεις ηλεκτρονικής τιμολόγησης, τη διατήρηση δεδομένων και το αξιόπιστο ίχνος ελέγχου.

• Άρθρο 289 VII: διευκρινίζει τις μεθοδολογίες αρχειοθέτησης και διατήρησης που εγγυώνται την αυθεντικότητα της προέλευσης, την ακεραιότητα του περιεχομένου και την αναγνωσιμότητα των τιμολογίων.

Διάταγμα αριθ. 2021-1190 της 15ης Σεπτεμβρίου 2021 σχετικά με τη γενίκευση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης στις συναλλαγές μεταξύ υποκειμένων που υπόκεινται στο ΦΠΑ. Αυτό το διάταγμα τροποποίησε το άρθρο 289 bis του CGI και θέτει το νομικό πλαίσιο της μεταρρύθμισης 2026-2027, συμπεριλαμβανομένων των διορθωτικών εγγράφων.

**Διάταγμα αρι