Elektronische Archivierung (Signatur, Beweiskraft)

Die elektronische Archivierung bezieht sich auf die Langzeitaufbewahrung digital signierter Dokumente unter Bedingungen, die ihre Beweiskraft, Lesbarkeit und Integrität über die Zeit gewährleisten. Dies sollte nicht mit einfacher Sicherung verwechselt werden: Die beweiskräftige Archivierung unterliegt präzisen technischen und rechtlichen Anforderungen, die sie von einfacher Cloud-Speicherung unterscheiden.

Die drei Säulen der beweiskräftigen Archivierung :
• Integrität : Das archivierte Dokument kann nicht geändert werden — jede Veränderung ist erkennbar und macht den Beweis ungültig. Dies wird durch kryptographisches Hashing des Dokuments bei der Archivierung und regelmäßige Hash-Überprüfung gewährleistet.
• Dauerhaftigkeit : Das Dokument bleibt 10, 20 oder 50 Jahre lang lesbar, unabhängig von Softwareentwicklungen. Dies erfordert standardisierte Formate (PDF/A für den Inhalt, PAdES B-LTA für die Signatur) und regelmäßige Speichermigration.
• Nachverfolgbarkeit : Jede Operation auf dem archivierten Dokument (Einsicht, Weitergabe, Löschung) wird in einem zeitgestempelten und manipulationssicheren Ereignisprotokoll dokumentiert.

Normativer Rahmen : In Frankreich wird beweiskräftige Archivierung durch die Normen NF Z42-013 (französischer Referenzstandard, AFNOR) und die internationale Norm ISO 14641 geregelt. Für den öffentlichen Sektor und bestimmte regulierte Tätigkeiten (Gesundheit, Finanzdienstleistungen) ist eine Zulassung durch SIAF (Service Interministériel des Archives de France) oder eine Zertifizierung durch einen ESG-Drittarchiveur erforderlich. Die eIDAS 2.0-Verordnung führt einen neuen qualifizierten Vertrauensdienst speziell für qualifizierte elektronische Archivierung ein, der in der gesamten EU unmittelbar anerkannt wird.

Gesetzliche Aufbewahrungsdauer in Frankreich :
• Handelverträge und Rechnungen: 10 Jahre (Code de commerce Art. L123-22)
• Arbeitsverträge: 5 Jahre nach Ausscheiden des Arbeitnehmers
• Steuerdokumente: 6 Jahre (Livre des procédures fiscales Art. L102 B)
• Notariatsurkunden: 75 Jahre (Code du notariat)
• Ärztliche Dokumente: 20 Jahre nach der letzten Maßnahme (Code de la santé publique)

Certyneo-Implementierung : Alle signierten Dokumente werden im Format PAdES B-LT archiviert (B-LTA auf Business-Plan für Aufbewahrung > 10 Jahre verfügbar), mit qualifiziertem RFC 3161-Zeitstempel, 10-jähriger Aufbewahrung in allen Plänen enthalten, Ereignisprotokoll jederzeit einsehbar und Download des Audit-Trails im PDF-Format. Siehe auch Beweiskraft und LTV (Long-Term Validation).