Professionelle Fortbildung : Verpflichtungen und Finanzierung

Einleitung

Die berufliche Fortbildung steht im Zentrum der Verpflichtungen französischer Arbeitgeber seit dem Gesetz vom 5. September 2018 „zur Freiheit der Wahl seiner beruflichen Zukunft". Jedes Jahr wenden Unternehmen mehrere Milliarden Euro für die Kompetenzentwicklung ihrer Mitarbeiter auf, unter Androhung finanzieller und sozialer Sanktionen. Dennoch ist die Navigation zwischen verschiedenen Programmen — CPF, Kompetenzentwicklungsplan, OPCO, Pro-A — manchmal wie ein Hindernissparcours. Dieser Artikel bietet Ihnen einen umfassenden Überblick über die auf Arbeitgeber lastenden rechtlichen Verpflichtungen, die verfügbaren Finanzierungsmechanismen und wie die Digitalisierung von Verwaltungsdokumenten, insbesondere durch elektronische Signatur im Unternehmen, die Verwaltung Ihrer Verfahren vereinfacht.

---

Rechtliche Verpflichtungen der Arbeitgeber in der Fortbildung

Die Verpflichtung zur Anpassung und Erhaltung der Beschäftigungsfähigkeit

Artikel L. 6321-1 des französischen Arbeitsgesetzbuchs schreibt jedem Arbeitgeber vor, die Anpassung seiner Mitarbeiter an ihren Arbeitsplatz sicherzustellen und ihre Fähigkeit zur Ausübung ihrer Tätigkeit zu gewährleisten, insbesondere angesichts der Entwicklung von Berufen, Technologien und Organisationen. Diese Verpflichtung ist allgemein und dauerhaft : sie beschränkt sich nicht nur auf die finanzielle Übernahme von Schulungen, sondern erfordert einen proaktiven Ansatz zur Identifizierung von Bedarfen.

Die Rechtsprechung des Kassationshofes hat diese Verpflichtung schrittweise verschärft. Das Urteil vom 23. Oktober 2019 (n°18-16.539) unterstreicht, dass ein Arbeitgeber, der über mehrere Jahre hinweg keine Schulungsmaßnahmen nachweisen kann, seine Verantwortung im Falle einer Kündigung wegen mangelnder beruflicher Qualifikation engagiert sehen kann.

Der finanzielle Beitrag zur Fortbildung

Seit dem 1. Januar 2022 ist die Erhebung von Fortbildungsbeiträgen vereinheitlicht. Die Regeln sind wie folgt:

• Unternehmen mit weniger als 11 Mitarbeitern : Beitrag von 0,55 % der brutto Gehaltssumme.

• Unternehmen mit 11 bis 49 Mitarbeitern : Beitrag von 1 % der brutto Gehaltssumme.

• Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitern : Beitrag von 1 % der brutto Gehaltssumme, mit einem Anteil zur Finanzierung des CPF für befristete Verträge (1 % der Gehaltssumme befristeter Arbeitnehmer).

Diese Beiträge werden über die DSN (Déclaration Sociale Nominative) erklärt und seit dem 1. Januar 2022 von der URSSAF eingezogen, bevor sie an die zuständigen OPCO und France Compétences verteilt werden.

Das Fortbildungsgespräch : eine zweijährliche Verpflichtung

Jeder Mitarbeiter mit mindestens zwei Jahren Betriebszugehörigkeit muss alle zwei Jahre ein Fortbildungsgespräch führen, das vom jährlichen Leistungsgespräch unterschiedlich ist. Dieses Gespräch befasst sich mit den beruflichen Entwicklungsperspektiven des Mitarbeiters (Qualifikationen, Beschäftigung). Alle sechs Jahre muss eine zusammenfassende Bilanz seines beruflichen Verlaufs im Unternehmen erstellt werden.

Hat der Arbeitgeber diese Verpflichtung über einen Zeitraum von sechs Jahren nicht erfüllt und hat der Mitarbeiter keine obligatorische Schulung erhalten, muss sein CPF-Konto um 3 000 Euro aufgestockt werden (für Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitern). Die Digitalisierung dieser Gespräche über digitale HR-Tools, verbunden mit einer elektronischen Signaturlösung für die Personalabteilung, gewährleistet vollständige Nachverfolgung und verhindert diese Bußgelder.

---

Finanzierungsprogramme für berufliche Fortbildung

Das Persönliche Fortbildungskonto (CPF)

Das vom Gesetz vom 5. März 2014 geschaffene und 2018 grundlegend reformierte CPF ist ein universelles Recht, das an die berufstätige Person von ihrem Eintritt in den Arbeitsmarkt bis zu ihrem Renteneintritt gebunden ist. Seit dem 1. Januar 2019 wird es in Euro und nicht mehr in Stunden vergütet:

• 500 Euro pro Jahr für vollzeitbeschäftigte Arbeitnehmer, begrenzt auf 5 000 Euro.

• 800 Euro pro Jahr für gering qualifizierte Arbeitnehmer (ohne Qualifikation auf Niveau V), begrenzt auf 8 000 Euro.

Seit dem 1. Mai 2024 wird vom Inhaber eine Gebühr von 100 Euro für jede über das CPF finanzierte Schulung verlangt (mit Ausnahmen : Arbeitsuchende, Fahrschulen, Arbeitgeberabstattungen). Diese Maßnahme zielt darauf ab, die Verantwortung der Begünstigten zu fördern und Betrug zu reduzieren, der nach Berichten des Rechnungshofs auf mehrere hundert Millionen Euro geschätzt wird.

Der Kompetenzentwicklungsplan

Der Kompetenzentwicklungsplan (ehemals „Fortbildungsplan") ist ein Instrument in der ausschließlichen Hand des Arbeitgebers. Er verzeichnet alle Schulungsmaßnahmen, die das Unternehmen seinen Mitarbeitern durchführen möchte. Er umfasst:

• Obligatorische Schulungen (gesetzlich oder durch Tarifvertrag vorgeschrieben) : sie gelten als Arbeitszeit und werden vollständig vom Arbeitgeber übernommen.

• Nicht obligatorische Schulungen : sie können unter bestimmten Bedingungen außerhalb der Arbeitszeit durchgeführt werden.

Die OPCO (Kompetenzbetreiber) finanzieren ganz oder teilweise die pädagogischen Kosten von Schulungen, die in den Plan aufgenommen sind, insbesondere für Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern. Jeder Wirtschaftszweig ist einem spezifischen OPCO zugeordnet (Constructys, OPCO EP, AFDAS usw.).

Die Pro-A (Umschulung oder Beförderung durch Wechsel)

Die Pro-A ermöglicht einem Mitarbeiter, mit Zustimmung seines Arbeitgebers, eine Wechselschulung (Zeit im Unternehmen + Zeit in der Schulungseinrichtung) zu absolvieren, um den Beruf zu wechseln oder ein höheres Qualifikationsniveau zu erreichen. Sie ist auf Mitarbeiter mit einer Qualifikation unter dem Universitätsabschluss (Bac+3) beschränkt. Die pädagogischen Kosten werden vom OPCO des Wirtschaftszweigs übernommen, entsprechend der von Branchenagreement definierten Obergrenzen.

FNE-Formation und andere Ausnahmeprogramme

In Zeiten wirtschaftlicher Schwierigkeiten können Unternehmen die FNE-Formation (Nationaler Beschäftigungsfonds) nutzen, die die Finanzierung von Schulungen für Mitarbeiter in Kurzarbeit oder verlängerter Kurzarbeit (APLD) ermöglicht. Der Staat übernimmt einen erheblichen Teil der pädagogischen Kosten und ermöglicht damit die Beibehaltung und Entwicklung von Kompetenzen in Zeiten konjunktureller Krisen.

---

Die Rolle der OPCO bei Finanzierung und Unterstützung

Aufträge und Anwendungsbereich der OPCO

Seit der Reform 2018 wurden die 20 ehemaligen OPCA in 11 OPCO zusammengefasst, die nach Wirtschaftszweigen aufgeteilt sind. Ihre Hauptaufgaben sind:

• Finanzierung des Wechsels : Übernahme von Lehr- und Berufsausbildungsverträgen nach den von France Compétences festgelegten Zahlungsständen (NPEC).

• Unterstützung für Unternehmen : Beratung von KMU bei der Erstellung und Finanzierung ihres Kompetenzentwicklungsplans.

• Mittelverwaltung : Umverteilung der von der URSSAF eingezogenen gesetzlichen Beiträge.

Für Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern können die OPCO die gesamten pädagogischen Kosten innerhalb der verfügbaren Mittel übernehmen. Es ist daher entscheidend, Finanzierungsanträge vor Beginn der Schulung einzureichen.

Optimierung von Anträgen bei der OPCO

Eine gute Verwaltung von Finanzierungsanträgen erfordert strenge Dokumentation : Schulungsvereinbarungen, detaillierte Programme, Anwesenheitslisten, Rechnungen. Die Digitalisierung dieser Dokumente über einen KI-gestützten Vertragsgenerator verbunden mit elektronischer Signatur reduziert die Bearbeitungszeiten erheblich und senkt das Risiko von Ablehnungen aufgrund unvollständiger Unterlagen.

Unternehmen, die Finanzierungsanträge in digital signiertem Format einreichen, beobachten Validierungszeiten, die um 40 bis 60 % reduziert sind, nach Berichten von den OPCO selbst veröffentlichten Sektorberichten.

---

Digitalisierung von Fortbildungsdokumenten : eine Frage der Konformität

Die von elektronischer Signatur betroffenen Dokumente

Die administrative Verwaltung von Fortbildung erzeugt zahlreiche Verträge und behördliche Dokumente : Schulungsvereinbarungen (erforderlich ab einem bestimmten Betrag), Lehrverträge, Berufsausbildungsverträge, CPF-Anmeldebescheinigungen, Änderungen des Arbeitsvertrags im Zusammenhang mit Pro-A. Alle diese Dokumente können elektronisch signiert werden, in Übereinstimmung mit dem eIDAS-Verordnung und ihren Konformitätsanforderungen.

Beweiswert und Unterzeichnungsebenen

Für Schulungsvereinbarungen ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur (Stufe 2 der eIDAS-Verordnung n°910/2014) in der Regel ausreichend und von OPCO und France Compétences als gültig anerkannt. Für Wechselverträge mit Minderjährigen oder mit Rückzahlungsklauseln kann eine qualifizierte Signatur empfohlen werden, um den Beweiswert bei Streitigkeiten zu stärken.

Certyneo bietet die drei durch eIDAS definierten Unterzeichnungsebenen. Um die Unterschiede zwischen diesen Ebenen zu verstehen und die richtige für Ihre Fortbildungsdokumente auszuwählen, konsultieren Sie unseren vollständigen Leitfaden zur elektronischen Signatur.

Archivierung und Nachverfolgung von Schulungen

Das Gesetz schreibt vor, dass Schulungsnachweise mindestens 3 Jahre aufbewahrt werden müssen (Artikel R. 6323-3 des französischen Arbeitsgesetzbuchs für CPF), teilweise sogar 5 Jahre im Rahmen von Steuerverpflichtungen. Ein prädikatsgebendes elektronisches Archivierungssystem, das in eine zertifizierte elektronische Signaturlösung integriert ist, garantiert die Integrität der Dokumente und ihre Geltendmachung im Falle von URSSAF-Kontrollen oder Arbeitskammerprozessen.

Anwendbarer rechtlicher Rahmen für Fortbildung und Digitalisierung

Gründungstexte des Fortbildungsrechts

Das Recht der kontinuierlichen beruflichen Fortbildung ist hauptsächlich im sechsten Teil des französischen Arbeitsgesetzbuchs kodifiziert (Artikel L. 6111-1 und folgende). Das Gesetz n°2018-771 vom 5. September 2018 „zur Freiheit der Wahl seiner beruflichen Zukunft" stellt den letzten großen Text der systemischen Reform dar. Sie hat insbesondere:

• France Compétences gegründet (öffentliche Einrichtung zur Regulierung und Finanzierung des Systems)

• Das CPF in Geldrechte reformiert

• Die OPCA in OPCO umstrukturiert

• Die Lehrlingsausbildung und die berufliche Zertifizierung (Qualiopi) reformiert

Seit dem 1. Januar 2022 ist Qualiopi (Qualitätszertifizierung von Fortbildungseinrichtungen) für jede Einrichtung erforderlich, die Zugang zu öffentlichen oder mutualiserten Mitteln wünscht.

Dokumentationsverpflichtungen und Rechtswert digitalisierter Dokumente

Schulungsvereinbarungen fallen unter Artikel L. 6353-1 des französischen Arbeitsgesetzbuchs, der ihre schriftliche Formalisierung vorsieht. Artikel 1366 des französischen Zivilgesetzbuchs besagt, dass „die elektronische Schrift denselben Beweiswert wie die Schrift auf Papier hat, vorbehaltlich der Möglichkeit, die Person, von der sie ausgeht, ordnungsgemäß zu identifizieren und dass sie unter Bedingungen erstellt und aufbewahrt wird, die die Integrität gewährleisten". Artikel 1367 des französischen Zivilgesetzbuchs definiert die elektronische Signatur als „die Anwendung eines zuverlässigen Identifikationsverfahrens, das ihre Verbindung mit der Handlung garantiert, an die sie gebunden ist".

eIDAS-Verordnung und anwendbare technische Standards

Die Verordnung (EU) n°910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014 (eIDAS) schafft den europäischen Rechtsrahmen für elektronische Signaturen. Sie unterscheidet drei Ebenen : einfach, fortgeschritten und qualifiziert. Anbieter von qualifizierten Vertrauensdiensten (QTSP) sind in den Vertrauenslisten (Trusted Lists) registriert. In Frankreich veröffentlicht und verwaltet die ANSSI diese Liste. Die Standards ETSI EN 319 132 (XAdES), ETSI EN 319 122 (CAdES) und ETSI EN 319 142 (PAdES) definieren die technischen Formate fortgeschrittener und qualifizierter Signaturen.

DSGVO und Datenverarbeitung im Fortbildungskontext

Die Verarbeitung personenbezogener Daten von Mitarbeitern im Rahmen der Fortbildungsverwaltung (CPF-Verfolgung, Bewertungen, Verbindungsdaten zu LMS-Plattformen) unterliegt der Verordnung (EU) n°2016/679 (DSGVO). Der Arbeitgeber muss als Verantwortlicher:

• Eine rechtliche Grundlage haben (Ausführung des Arbeitsvertrags oder gesetzliche Verpflichtung für obligatorische Schulungen)

• Mitarbeiter über die interne Datenschutzrichtlinie informieren

• Die Datensicherheit gemäß Artikel 32 der DSGVO garantieren

• Daten nicht länger als notwendig aufbewahren

Die Richtlinie NIS2 (Richtlinie (EU) 2022/2555), die durch das französische Gesetz n°2024-449 vom 21. Mai 2024 umgesetzt wurde, schreibt verstärkte Cybersicherheitsanforderungen für Betreiber digitaler Dienste vor, einschließlich stark genutzter Online-Fortbildungsplattformen.

Anwendungsfälle : Fortbildung und elektronische Signatur

Anwendungsfall 1 — Ein Industrieunternehmen mit 80 Mitarbeitern rationalisiert seine Fortbildungsverwaltung

Ein Industrieunternehmen, das etwa 120 Schulungsmaßnahmen pro Jahr verwaltete, hatte ein wiederkehrendes Problem : verspätet unterzeichnete Schulungsvereinbarungen, verlorene Papieroriginale und Ablehnung durch seinen OPCO aufgrund unvollständiger Unterlagen. Durch Implementierung einer fortgeschrittenen elektronischen Signaturlösung für alle Fortbildungsdokumente (Vereinbarungen, Anwesenheitslisten, Bilanzberichte) reduzierte die HR-Direktion die durchschnittliche Unterzeichnungszeit von Vereinbarungen von 14 Tagen auf weniger als 48 Stunden. Die Quote der Ablehnungen von OPCO-Unterlagen sank von 18 % auf weniger als 3 %, was die Wiedergewinnung von Finanzierungen ermöglichte, die vorher verloren gingen, d. h. eine geschätzte Ersparnis zwischen 15 000 und 25 000 Euro pro Jahr, abhängig von den für den Wirtschaftszweig geltenden Obergrenzen.

Anwendungsfall 2 — Eine Qualiopi-zertifizierte Fortbildungseinrichtung digitalisiert ihre Schülerverträge

Eine Fortbildungseinrichtung mit Qualiopi-Zertifizierung, die Kurse in Präsenz und online für beschäftigte und arbeitslose Teilnehmer anbot, musste Hunderte von Schulungsvereinbarungen monatlich verwalten. Die handschriftliche Unterzeichnung bedeutete Versendungsverzögerungen per Post, Portokosten und sperriges physisches Archiv. Durch Integration einer elektronischen Signatur-API in sein System (LMS) automatisierte die Einrichtung den Versand und die Unterzeichnungserfassung für Vereinbarungen und Hausordnungen. Ergebnis : eine Reduzierung der 65 % der Zeit, die die administrative Dokumentenverwaltung erforderte, eine verstärkte Qualiopi-Konformität durch zeitgestempelte Dokumentenverfolgung und eine messbare Verbesserung der Teilnehmererfahrung (Verzögerung beim Zugang zu pädagogischen Ressourcen um mehrere Tage reduziert).

Anwendungsfall 3 — Ein Verteilungskonzern unterzeichnet seine Wechselverträge aus der Ferne

Ein Verteilungskonzern mit mehreren Dutzend auf dem Staatsgebiet verteilten Betrieben stellte jedes Jahr zwischen 150 und 200 Auszubildende ein. Das Unterzeichnen von Lehrverträgen erforderte Hin- und Herbewegungen zwischen Mentoren in den Filialen, Auszubildenden (oft Minderjährigen), ihren gesetzlichen Vertretern, dem Ausbildungszentrum und der zentralen HR. Durch Einführung eines Workflows mit qualifizierter elektronischer Signatur für Verträge mit Minderjährigen und fortgeschrittener für Verträge mit Erwachsenen reduzierte der Konzern die Abschlusszeit der Einführungsdossiers auf die Berufsausbildung von 3 Wochen auf durchschnittlich 5 Arbeitstage. Die Zentralisierung der unterzeichneten Dossiers in einem sicheren Dokumentenverwaltungssystem erleichterte auch die Kontrollen durch das Arbeitsinspektor und die Übermittlung der Dossiers an die OPCO.

Fazit

Berufliche Fortbildung ist viel mehr als eine gesetzliche Verpflichtung : sie ist ein strategischer Hebel für Wettbewerbsfähigkeit und Talentbindung. Die Beherrschung der Beitragsregeln, der CPF-, Pro-A- und OPCO-Programme sowie der damit verbundenen Dokumentationsverpflichtungen ist 2026 für jeden Unternehmensleiter und HR-Verantwortlichen unerlässlich. Die Digitalisierung von Fortbildungsdokumenten — Vereinbarungen, Wechselverträge, Bilanzberichte — bietet erhebliche operative Gewinne und stärkt die Konformität mit Vorschriften.

Certyneo begleitet HR-Teams und Fortbildungseinrichtungen bei der elektronischen Signatur ihrer sensiblen Dokumente, mit eIDAS-konformen Unterzeichnungsebenen und einfacher Integration in Ihre bestehenden Tools. Entdecken Sie unsere Tarife und beginnen Sie kostenlos, indem Sie unsere Tarif-Seite von Certyneo konsultieren, oder schätzen Sie Ihre Gewinne mit unserem ROI-Rechner.