Vertrag online abschließen: Gebrauchsanweisung

Warum Sie Ihre Verträge online unterzeichnen

Warum Sie Ihre Verträge online unterzeichnen

Durch die Online-Unterzeichnung eines Vertrags verkürzt sich der Unterzeichnungszyklus von 3-5 Tagen auf einige Stunden. Kein Drucken, Scannen, Senden oder Neustarten erforderlich. Alles geschieht in einem Browser, mit hervorragender Rückverfolgbarkeit auf Papier.

Schritt 1: Bereiten Sie das Dokument vor

Beginnen Sie mit einem sauberen PDF (idealerweise < 10 MB aus Leistungsgründen). Wenn Ihr Vertrag in Word vorliegt, konvertiert die Plattform ihn automatisch in PDF.

• Vor dem Absenden prüfen:
• keine Fehler oder Tippfehler (nach Unterzeichnung keine Korrektur möglich)
• genaue Beträge und Termine

obligatorische Anhänge beigefügt (DPE für einen Leasingvertrag, RIB für ein SEPA-Mandat)

Schritt 2: Unterzeichner hinzufügen

• Für jeden Empfänger:
• vollständiger Name
• E-Mail-Adresse
• Mobiltelefon (für OTP-SMS bei AES)

Rolle (Unterzeichner, CC, Kopie)Definieren Sie dieReihenfolge ⬥⬥⬥: parallel (alle unterschreiben gleichzeitig) oder sequentiell (jeder Unterzeichner nach dem vorherigen). eins).

Schritt 3: Platzieren Sie die Signaturfelder

Ziehen Sie die Felder per Drag & Drop auf das PDF:

• Feld „Signatur“ auf der entsprechenden Seite
• Optional: Feld „Datum“, „Text“, „Initialen“ auf jeder Seite
• Verknüpfen Sie jedes Feld mit einem Unterzeichner

Schritt 4: Senden und verfolgen

Konfigurieren Sie die Optionen:

• Signaturebene (SES oder AES)
• Automatische Erinnerungen (D+3, D+7)
• Ablaufdatum (im Allgemeinen 15–30 Tage)

An jeden Unterzeichner wird eine E-Mail mit einem eindeutigen Link gesendet. Auf Ihrem Dashboard sehen Sie in Echtzeit: gesendet → geöffnet → signiert.

Schritt 5: Archivieren und wiederverwenden

Sobald alle Unterzeichner unterschrieben haben, wird das endgültige PDF automatisch generiert mit:

• zeitgestempelter Audit-Fußzeile
• kryptografischem Fingerabdruck
• Signatur im PAdES-Format

Das Dokument wird bei Defekt 10 Jahre lang archiviert. Sie können es jederzeit exportieren oder mit Dritten teilen.

Best Practices

• Verwenden SieVorlagenfür wiederkehrende Verträge (80 % Gewinn bei der Vorbereitung)
• Bevorzugen SieAESfür Verträge mit hohen Einsätzen (> 5.000 €)
• Senden Sie den Vertrageindeutig(kein Vermerk „Entwurf“)
• Starten Sie automatisch statt manuell neu
• Nunkommunizieren Siemit dem Unterzeichner, wenn dieser noch nie elektronisch unterzeichnet hat

Häufige Fehler

• Ohne Korrekturlesen senden: Jede Korrektur erfordert einen erneuten Versand.
• Fügen Sie den falschen Unterzeichner oder die falsche E-Mail-Adresse hinzu.
• Vergessen Sie, Anhänge hinzuzufügen.
• Verwenden Sie SES für einen kritischen Vertrag.
• Legen Sie kein Ablaufdatum fest (der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit).

Wie Certyneo Ihnen hilft

Certyneo macht das Senden eines Vertrags zur Unterzeichnung einfach und schnell: Drag-Drop des PDFs, intuitive Platzierung von Feldern, Senden mit 2 Klicks, Echtzeit-Dashboard. Wiederverwendbare Vorlagen, CRM-Integrationen, automatische Erinnerungen, 10-Jahres-Archivierung.

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FAQ

Wie lange dauert der Versand eines Vertrags?

2-5 Minuten für einen einfachen Vertrag, mehr für komplexe Vorlagen.

Muss der Unterzeichner ein Konto erstellen?

Nein, er klickt auf den E-Mail-Link, unterschreibt, es ist vorbei.

Was passiert, wenn der Unterzeichner dies ablehnt?

Der Vertrag ist mit „abgelehnt“ gekennzeichnet. Sie können es bearbeiten und erneut übermitteln oder es abbrechen.

Können wir uns mobil anmelden?

Ja, alle modernen Plattformen erlauben es.

Stimmt der unterzeichnete Vertrag mit dem gesendeten PDF überein?

Gleicher Inhalt, plus Audit-Fußzeile und kryptografischer Fingerabdruck.

Fazit

Der Abschluss eines Online-Vertrags erfolgt in 5 einfachen Schritten. Sobald der Workflow installiert ist, werden Ihre Verkaufs- und Verwaltungszyklen nie wieder die gleichen sein.

Probieren Sie Certyneo aus, um Ihre Dokumente einfach, schnell und sicher online zu versenden, zu signieren und zu verfolgen.