Vertrag online abschließen: Gebrauchsanweisung

Einen Vertrag online unterschreiben zu lassen dauert wenige Minuten, sobald der Ablauf eingerichtet ist. Der Großteil der Zeit fällt vor dem Versand an – bei der Vorbereitung des Dokuments und bei zwei Entscheidungen, die die Belastbarkeit der Verpflichtung bestimmen: das gewählte Signaturniveau und die Reihenfolge, in der die Parteien unterschreiben. Dieser Artikel folgt diesen Schritten in der Reihenfolge, in der sie sich stellen.

Schritt 1: das Dokument vorbereiten

Ein zur Unterschrift versandter Vertrag lässt sich nicht mehr korrigieren. Drei Prüfungen lohnen sich vor dem Versand:

• Die Parteien sind vollständig identifiziert: Firmenname, Rechtsform, Sitz, Registrierung und die Stellung der unterschreibenden Vertretungsperson. Eine Unterschrift durch eine Person ohne Vertretungsbefugnis ist der Mangel, der sich nachträglich am schwersten beheben lässt.
• Die Anhänge sind in das Dokument integriert, und nicht separat versandt. Allgemeine Geschäftsbedingungen, die in einer zweiten E-Mail übermittelt werden, profitieren nicht vom gleichen Nachweis der Annahme.
• Die auszufüllenden Felder sind identifiziert: Datum, Betrag, handschriftliche Vermerke, sofern das Gesetz sie vorschreibt.

Wenn Sie von einer leeren Seite ausgehen, vermeidet eine Vertragsvorlage die häufigsten Auslassungen. Für einen Vertrag, der Klauseln erfordert, die auf Ihre Tätigkeit zugeschnitten sind, erstellt der Vertragsgenerator das Dokument anhand Ihrer Angaben.

Schritt 2: das Signaturniveau wählen

Die europäische Verordnung unterscheidet drei Niveaus, und die Wahl ist eine Abwägung zwischen Reibung und Beweiskraft.

Die einfache elektronische Signatur eignet sich für die große Mehrheit der Geschäftsverträge: angenommene Angebote, Bestellungen, Dienstleistungsverträge, Arbeitsverträge. Sie ist rechtlich gültig und gerichtlich verwertbar.

Die höheren Niveaus fügen eine weiterreichende Identifizierung des Unterzeichners hinzu – Identitätsprüfung, Zertifikat. Sie erkaufen nicht die Gültigkeit, die bereits gegeben ist, sondern eine komfortablere Position, falls die Unterschrift angefochten wird.

Die qualifizierte elektronische Signatur – deren Funktionsweise auf unserer eigenen Seite zur qualifizierten elektronischen Signatur im Detail beschrieben ist – ist die einzige, die von einer Vermutung der Zuverlässigkeit profitiert: Wer sie anfechtet, muss den Gegenbeweis erbringen. Sie ist gerechtfertigt für Rechtsgeschäfte mit hohem Einsatz oder wenn ein Gesetz sie vorschreibt.

Die praktische Regel besteht darin, das Niveau an das tatsächliche Anfechtungsrisiko des betreffenden Dokuments anzupassen, und nicht überall das höchste zu wählen: Jede zusätzliche Stufe erhöht die Reibung auf Seiten des Unterzeichners und damit die Dauer und die Abbruchrate.

Schritt 3: die Unterzeichner organisieren

Zwei Parameter werden beim Versand festgelegt und bestimmen die Dauer des Ablaufs.

Die Reihenfolge. Bei sequenzieller Signatur erhält jeder Unterzeichner das Dokument nach dem vorherigen – nützlich, wenn eine interne Kontrolle der Unterschrift des Kunden vorausgehen muss. Bei paralleler Signatur erhalten alle das Dokument gleichzeitig, was schneller ist, aber keine zwischenzeitliche Prüfung ermöglicht.

Die Erinnerungen. Dies ist der Punkt, der über die tatsächliche Dauer entscheidet. Ein Vertrag ohne automatische Erinnerung beruht auf der manuellen Nachverfolgung durch eine Person, mit den damit verbundenen Vergessensrisiken. Regelmäßig geplante Erinnerungen erübrigen diese Arbeit und verkürzen den Zyklus um mehrere Tage.

Schritt 4: unterschreiben und den Nachweis erhalten

Der Unterzeichner erhält einen Link, öffnet das Dokument und unterschreibt über seinen Browser oder sein Telefon, ohne ein Konto anzulegen. Diese Reibungslosigkeit zählt: Jeder zusätzliche Schritt kostet Unterschriften.

Was in diesem Moment erzeugt wird, ist wichtiger als die sichtbare Unterschrift. Die Beweisakte enthält die geprüfte Identität des Unterzeichners entsprechend dem gewählten Niveau, den Zeitstempel jedes Ereignisses, die Verbindungsadresse und einen digitalen Fingerabdruck des Dokuments, der belegt, dass es seitdem nicht verändert wurde. Diese Gesamtheit ist es, die im Streitfall Antwort gibt, wie unser Artikel über den Beweiswert im Streitfall.

Schritt 5: aufbewahren

Ein Geschäftsvertrag wird mehrere Jahre aufbewahrt, manche gesellschaftsrechtlichen Dokumente deutlich länger. Die Aufbewahrung muss die Integrität über diesen gesamten Zeitraum gewährleisten, was eine beweiskräftige Archivierung von einer reinen Dateiablage unterscheidet – eine Funktion, die der digitale Tresor.

Ein Organisationspunkt erspart viel Suche: den Vertrag und seine Beweisakte zusammen aufbewahren. Einen unterschriebenen Vertrag ohne sein Ereignisprotokoll wiederzufinden, lässt einen im Fall einer Anfechtung des Datums oder der Identität des Unterzeichners ohne Mittel zurück.

Anwendungsszenarien

Dienstleistungsvertrag mit einem neuen Kunden. Einfache elektronische Signatur, paralleler Versand, automatische Erinnerungen. Der Vertrag geht am Tag der mündlichen Vereinbarung ab statt erst in der folgenden Woche, was gleichermaßen schützt wie beschleunigt.

Arbeitsvertrag. Einfache elektronische Signatur ausreichend, doch die Reihenfolge zählt: Unterschrift des Arbeitgebers, dann des Arbeitnehmers, mit langfristiger Aufbewahrung angesichts der Verjährungsfristen im Arbeitsrecht.

Rechtsgeschäft mit hohem Einsatz. Abtretung, Bürgschaftsverpflichtung, Vollmacht zur Verfügung über Vermögen: verstärkte Identifizierung, gegebenenfalls qualifizierte elektronische Signatur. Die Mehrkosten und die zusätzliche Reibung rechtfertigen sich durch den betroffenen Betrag und die etwaige Anforderung des empfangenden Dritten.

Häufig gestellte Fragen

Hat ein online unterschriebener Vertrag den gleichen Wert wie ein Papiervertrag? Ja. Das elektronische Schriftstück hat die gleiche Beweiskraft, sofern der Unterzeichner identifiziert werden kann und das Dokument unter Bedingungen erstellt und aufbewahrt wird, die seine Integrität gewährleisten.

Muss der Unterzeichner ein Konto anlegen? Nein. Er erhält einen Link, öffnet das Dokument und unterschreibt über seinen Browser oder sein Telefon.

Welches Signaturniveau sollte gewählt werden? Das dem Anfechtungsrisiko des Dokuments angepasste Niveau. Die einfache elektronische Signatur genügt für die große Mehrheit der Geschäftsverträge; die höheren Niveaus bleiben Rechtsgeschäften mit hohem Einsatz vorbehalten.

Können mehrere Personen unterschreiben lassen? Ja, sequenziell oder parallel. Die sequenzielle Reihenfolge ermöglicht es, vor dem Versand an den Kunden eine interne Prüfung einzufügen.

Was passiert, wenn der Unterzeichner die Unterschrift anfechtet? Die Beweisakte – Identität, Zeitstempel, Ereignisprotokoll, Integrität des Dokuments – ist das, was eine Antwort ermöglicht. Ihre Belastbarkeit hängt vom gewählten Signaturniveau ab.

Wie lange muss ein unterschriebener Vertrag aufbewahrt werden? Mindestens die anwendbare Verjährungsfrist, im Handelsrecht oft fünf Jahre und im Arbeitsrecht länger. Die Aufbewahrung muss die Integrität über diesen gesamten Zeitraum gewährleisten.

Um mehr zu erfahren

Am einfachsten ist es, den Ablauf an einem realen Dokument zu testen:

1. Eine unterschriftsfertige Vorlage passend zu Ihrem Bedarf wählen, oder ein maßgeschneidertes Dokument erstellen.
2. Der ausführlichen Vorgehensweise auf der Seite wie man unterschreibt.
3. Die erzielte Zeitersparnis mit der Ihres aktuellen Ablaufs vergleichen – das ist das entscheidende Maß, mehr noch als die Stückkosten, wie unser Vergleich der Kosten gegenüber Papier.

Die Preise richten sich nach dem Versandvolumen, mit kostenlosen Versendungen jeden Monat. Um von einem Fachtool aus zu automatisieren, entfallen mit der API und den bestehenden Integrationen doppelte Dateneingaben.