So senden Sie ein Dokument zum Unterschreiben

Das 5-Schritte-Verfahren

Das Versenden eines Dokuments zur elektronischen Unterzeichnung dauert weniger als 5 Minuten. Hier ist der Schritt-für-Schritt-Prozess.

1. Bereiten Sie das Dokument vor

• Als PDF exportieren (empfohlen)
• Überprüfen Sie die mobile Lesbarkeit (80 % der Unterzeichner unterschreiben auf dem Mobilgerät)
• Korrekturlesen, um Tippfehler und Fehler zu beseitigen
• Fügen Sie bei Bedarf die obligatorischen Anhänge bei

2. Erstellen Sie einen Umschlag

Auf Ihrer Signaturplattform:

• neues Dokument → PDF hochladen
• Benennen Sie den Umschlag (Betreff des Dokuments + Unterzeichner)

3. Fügen Sie die Unterzeichner hinzu

Für jeden Unterzeichner:

• vollständiger Name
• E-Mail
• Telefon (für OTP-SMS bei AES)
• Rolle (Unterzeichner, Genehmiger, CC)

Reihenfolge definieren: parallel (alle gleichzeitig) oder sequentiell.

4. Platzieren Sie die Felder

Ziehen Sie sie auf das PDF:

• Unterschriftenfeld (erforderlich)
• Optionale Felder: Datum, Name, Freitext, Kontrollkästchen, Initialen pro Seite

Verknüpfen Sie jedes Feld mit dem richtigen Unterzeichner (verschiedene Farben).

5. Konfigurieren und senden

Optionen zum Konfigurieren:

• Signaturstufe: SES oder AES
• Ablaufdatum (typischerweise 15–30 Tage)
• automatische Erinnerungen (D+3, D+7)
• personalisierte Nachrichten

Klicken „Senden“. Unterzeichner erhalten ihre E-Mail sofort.

Verfolgen Sie das Dokument

Verfolgen Sie von Ihrem Dashboard aus in Echtzeit:

• gesendet → geöffnet → signiert
• Benachrichtigungen (E-Mail, Slack, Teams)
• manueller Neustart möglich

Best Practices

• Testen Sie vor einem wichtigen Versand immer mit einem Kollegen
• Stellen Sie einen Kontaktkanal für unerfahrene Unterzeichner bereit.
• Archivieren Sie das unterzeichnete Dokument systematisch.
• Vermeiden Sie den Versand an Freitagabenden oder Wochenenden.

Häufige Fehler.

• Falsche E-Mail-Adresse (Schriftart oder alte Adresse).
• Vergessen, einen Unterzeichner hinzuzufügen.
• Platzieren Sie kein Signaturfeld
• Datei zu groß (> 10 MB → langsam auf Mobilgeräten)
• Ohne Korrekturlesen senden

Konkreter Fall: Verkäufer

Ein Verkäufer sendet 20 Angebote pro Woche. Routine:

1. Generierung aus HubSpot (Angebot + CGV)
2. Automatischer Versand in SES über Integration
3. Erinnerungen D+2 und D+5
4. Slack-Benachrichtigungen in Echtzeit
5. CRM wird bei Unterschrift aktualisiert

Zeitaufwand: 0 Minuten pro Sendung.

Wie Certyneo Ihnen hilft

Certyneo ermöglicht das schnelle und zuverlässige Versenden eines Dokuments zum Unterschreiben: intuitive Drag-Drop-Oberfläche, Vorlagen für wiederkehrende Dokumente, CRM-Integrationen, Echtzeitüberwachung, automatische Erinnerungen. Alles in weniger als 3 Minuten.

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FAQ

Wie lange dauert der Versand?

2-5 Minuten für ein einfaches Dokument.

Können wir dasselbe Dokument an mehrere Unterzeichner senden?

Ja, alle im gleichen Umschlag, parallel oder sequentiell.

Sollen wir den Unterzeichner vorab informieren?

Nicht erforderlich, aber für unerfahrene Unterzeichner empfohlen.

Können wir eine Sendung stornieren?

Ja, vor der Unterzeichnung. Danach nein.

Kann der Unterzeichner auf eine andere Person übertragen?

Abhängig von der Konfiguration. Standardmäßig nein.

Fazit

Das Senden eines Dokuments zum Unterschreiben ist eine einfache Geste, die mittlerweile alltäglich ist. Sobald die Routine etabliert ist, verändern sich Ihre Vertragszyklen.

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