So archivieren Sie ein elektronisch signiertes Dokument

Warum richtig archivieren

Warum richtig archivieren

Ein elektronisch signiertes Dokument hat nur dann einen Wert, wenn der Beweis über den gesamten Rechtszeitraum – manchmal 10, 20, sogar 30 Jahre – einsehbar und überprüfbar bleibt. Schlampige Archivierung = geschwächte Beweise im Streitfall.

• Einzuhaltende DauerHandelsverträge ⬥⬥⬥: 10 Jahre (Handelsgesetzbuch)
• Handelsverträge ⬥⬥⬥: 10 Jahre (Handelsgesetzbuch)Arbeitsverträge ⬥⬥⬥: 5 Jahre nach Ende
• Rechnungen ⬥⬥⬥: 10 Jahre (Buchhaltung), 6 Jahre (Steuer)Mietverträge ⬥⬥⬥: Laufzeit + 5 Jahre
• Notarielle Urkunden ⬥⬥⬥: 30 JahreNotarielle Urkunden ⬥⬥⬥: 30 Jahre
• Versicherung ⬥⬥⬥: 2 bis 10 Jahre je nach TypBehalten Sie die
• Unterzeichnetes PDFund der

und derPrüfpfadfür den längsten anwendbaren Zeitraum.ArchivformatePAdES-B-B ⬥⬥⬥: einfache, einfache Signatur

PAdES-B-B ⬥⬥⬥: einfache, einfache Signatur

• PAdES-B-T ⬥⬥⬥: + qualifizierter ZeitstempelPAdES-B-LT ⬥⬥⬥: + Zertifikatskette
• PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + periodische Zeitstempel (multidekadisch)Für eine lange Archivierung bevorzugen Sie
• Für eine lange Archivierung bevorzugen SiePAdES-B-LTA
• .Die 3 Archivierungsoptionen

1. Ausgelagerte Archivierung (Plattform)1. Ausgelagerte Archivierung (Plattform)Die Signaturplattform bewahrt Ihre Dokumente X Jahre lang auf. In den meisten Plänen enthalten.

Vorteile ⬥⬥⬥: kein Aufwand, eIDAS-konform

Nachteile ⬥⬥⬥: Abhängigkeit vom Dienstleister, zu prüfende Reversibilität

2. Interne Archivierung

2. Interne ArchivierungIhre Dokumente werden auf Ihren Servern oder einer dedizierten SAE gespeichert.Vorteile ⬥⬥⬥: totale KontrolleNachteile ⬥⬥⬥: Kosten, interne Fähigkeiten erforderlich

3. SAE mit Beweiswert

3. SAE mit Beweiswert

Zertifiziertes elektronisches ArchivierungssystemNF Z42-013. Das höchste Maß an Compliance.Vorteile ⬥⬥⬥: Vermutung der Rechtszuverlässigkeit

Vorteile ⬥⬥⬥: Vermutung der Rechtszuverlässigkeit

Nachteile ⬥⬥⬥: hohe Kosten, überdimensioniert für KMUBest PracticesBehalten Sie

PDF + Prüfpfad ⬥⬥⬥, niemals eins ohne das anderePDF + Prüfpfad ⬥⬥⬥, niemals eins ohne das andereRedundanz ⬥⬥⬥: mehrere Standorte, Multi-UnterstützungRegelmäßige Überprüfung ⬥⬥⬥: alle 6-12 Monate bestätigen, dass Dokumente lesbar sind

Dokumentation ⬥⬥⬥: schriftliche Verfahren

• Dokumentation ⬥⬥⬥: schriftliche VerfahrenJährliche Wiederherstellungstests⬥⬥⬥ Häufige Fehler
• Behalten Sie nur das PDF, nicht den PrüfpfadSpeichern auf einem einzigen Medium (interne Festplatte)
• Speichern auf einem einzigen Medium (interne Festplatte)Verwenden Sie eine Cloud ohne Aufbewahrungsklausel
• Vergessen Sie die für bestimmte Sektoren spezifischen ZeiträumeTesten Sie die Wiederherstellung nicht
• ArchivmigrationArchivmigration

Wenn Sie den Signaturanbieter wechseln:

• Alle signierten Dokumente exportieren + Audit Trails
• Import in das neue System oder eine dedizierte SAE
• Integrität prüfen (SHA-256-Fingerprint)
• Integrität prüfen (SHA-256-Fingerprint)
• Zugriff auf das alte System temporär behalten

Konkreter Fall: KMU wechselt Dienstleister

KMU mit 50 Mitarbeitern, 3000 signierte Dokumente über 5 Jahre gesammelt. Migration:

1. automatisierter Export über API
2. automatisierter Export über API
3. Import in neuen Dienstleister + externe SAE als Backup
4. Verifizierung per Stichprobe (50 Dokumente geprüft)

alter Dienstleister nach 3 Monaten gekündigt

Gesamtdauer: 4 Wochen. Null Verlust.

• Gesamtdauer: 4 Wochen. Null Verlust.
• Wie Certyneo Ihnen hilft
• Certyneo beinhaltet
• 10 Jahre Archivierung

in allen Plänen, mit geografischer Redundanz in der EU, Versionierung und jederzeit vollständigem Export (vollständige Reversibilität). PAdES-B-T-Format standardmäßig, PAdES-B-LTA optional für kritische Dokumente.

in allen Plänen, mit geografischer Redundanz in der EU, Versionierung und jederzeit vollständigem Export (vollständige Reversibilität). PAdES-B-T-Format standardmäßig, PAdES-B-LTA optional für kritische Dokumente.

Entdecken Sie die elektronische Signaturlösung von CertyneoFAQSoll ich meine signierten Dokumente ausdrucken?

Nein, nutzlos und kontraproduktiv (Verlust der Beweiskraft).

Nein, nutzlos und kontraproduktiv (Verlust der Beweiskraft).

Reicht eine Standard-Cloud (Google Drive, Dropbox)?

Für das PDF ja, aber nicht für die Beweiskraft. Bevorzugen Sie eine dedizierte Archivierung.

Was soll ich tun, wenn meine Signaturplattform geschlossen wird?

PAdES-PDFs bleiben offline überprüfbar. Audit-Trails regelmäßig exportieren.

PAdES-PDFs bleiben offline überprüfbar. Audit-Trails regelmäßig exportieren.

Sollen Archive verschlüsselt werden?

Empfohlen für sensible Dokumente. Achten Sie darauf, die Schlüssel lange aufzubewahren.

Wann beginnt der 10-Jahres-Zeitraum?

Bei einem Handelsvertrag: Ende der Ausführung. Bei einem Arbeitsvertrag: Vertragsende.

Bei einem Handelsvertrag: Ende der Ausführung. Bei einem Arbeitsvertrag: Vertragsende.

Fazit

Eine gute Archivierung ist die Lebensversicherung Ihrer elektronischen Signaturen. Wählen Sie die an Ihre Herausforderungen angepasste Formel (outgesourct für die meisten KMU, SAE NF Z42-013 für kritische Fälle), testen Sie regelmäßig.

Probieren Sie Certyneo aus, um Ihre Dokumente einfach, schnell und sicher online zu versenden, zu signieren und zu verfolgen.