Elektronische Signatur für HR und Personalservices
Digitalisieren Sie Arbeitsverträge, Ergänzungsverträge, Einstellungszusagen, Aufhebungsverträge und Betriebsvereinbarungen. Certyneo ist mit Ihrem HRIS kompatibel (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…) über Zapier, Make oder Webhooks und garantiert die Einhaltung von Artikel L1221-1 des Arbeitsgesetzbuchs, der eIDAS-Verordnung und der RGPD. 10 Jahre Archivierung inklusive, automatischer Audit Trail.
HR-Anwendungsfälle
Alle Unterschriften im Lebenszyklus des Mitarbeiters, von der Einstellungszusage bis zur Aufhebungsvereinbarung, können mit Certyneo digitalisiert werden. Hier sind die sieben häufigsten Fälle bei unseren HR-Kunden.
Arbeitsvertrag (unbefristet, befristet)
Unbefristete Verträge, befristete Verträge, Lehr- oder Ausbildungsverträge: Senden Sie den vom Arbeitgeber unterzeichneten Vertrag an den Kandidaten, der ihn in 2 Minuten von seinem Mobiltelefon aus unterzeichnet. Konform mit Artikel L1221-1 des Arbeitsgesetzbuchs.
Änderung des Vertrags
Positionswechsel, Gehaltserhöhung, Übergang zu Teilzeitbeschäftigung, Homeoffice: Digitalisieren Sie den gesamten Änderungszyklus mit Unterschriften des Mitarbeiters und des Arbeitgebers in Reihe.
Einstellungszusage
Sichern Sie die Einstellungszusage (einseitig oder gegenseitig) rechtlich ab, bevor der Vertrag unterzeichnet wird. Die fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) ermöglicht die formale Identifizierung des Kandidaten.
Aufhebungsvertrag
Aufhebungsvereinbarung, die von beiden Parteien aus der Ferne unterzeichnet wird, mit einer eingehaltenen Widerrufsfrist von 15 Tagen und automatischem Audit Trail für die Einreichung bei der Behörde.
Betriebsvereinbarung
Kollektivverträge unterzeichnet von repräsentativen Gewerkschaftsorganisationen: Senden Sie sie, sammeln Sie Unterschriften parallel oder in Reihe und archivieren Sie sie 10 Jahre lang.
NDA & Vertraulichkeitserklärung
Verschwiegenheitsvereinbarung für Neueinsteiger, Praktikanten, Auftragnehmer. Kostenlose Vorlage in unserer Bibliothek verfügbar.
Praktikumsvertrag
Dreiparteivereinbarung (Unternehmen, Bildungseinrichtung, Praktikant): konfigurierbare Unterschriftsreihenfolge, automatische Nachfassungen, Praktikantumsattestat integriert am Ende des Zyklus.
Warum Certyneo für HR
Sechs konkrete Gründe, warum HR-Abteilungen Certyneo für ihre elektronischen Unterschriften wählen.
Onboarding in 24 Stunden
Zwischen dem Einstellungsangebot und der Vertragsunterzeichnung rechnen Sie mit wenigen Stunden statt mehrerer Tage Postweg. Der Kandidat unterzeichnet von seinem Mobiltelefon aus, ohne Drucker.
Einhaltung des Arbeitsgesetzbuchs
Die elektronische Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags wird seit dem Urteil des Kassationshofs vom 7. Oktober 2015 anerkannt. Unsere fortgeschrittenen Signaturen (AES) erfüllen eIDAS und Artikel 1367 des Zivilgesetzbuchs.
10 Jahre Archivierung inklusive
Alle HR-Verträge werden 10 Jahre mit zeitgestempeltem Audit Trail im PDF archiviert. Die Dauer entspricht den Aufbewahrungspflichten für Sozialdokumente (DSN, Arbeitsschutz).
Workflows mit mehreren Unterzeichnern
Arbeitgeber, HR, Manager, Mitarbeiter: Konfigurieren Sie die Unterschriftsreihenfolge in Reihe oder parallel. Automatische Nachfassungen bei T+1, T+3, T+7, pro Versand konfigurierbar.
Wiederverwendbare Vorlagen
Erstellen Sie Ihre Vertragsvorlagen (unbefristet, befristet, Praktikum) mit dynamischen Feldern (Name, Gehalt, Datum) und generieren Sie Dokumente in Masse aus Ihrem HRIS-Export.
Sorgfältig gestaltete Kandidatenerfahrung
Unterzeichnungsprozess auf Deutsch, WCAG-AA-kompatibel, schlichte E-Mails ohne invasives Tracking. Das Arbeitgeberimage wird bewahrt.
HRIS-Integrationen
Certyneo verbindet sich mit Ihrem HRIS über REST-API, Webhooks und Zapier-/Make-Connectoren. Noch keine nativen Connectoren sind zertifiziert — alle nachstehenden Szenarien funktionieren über Zapier, Make oder unsere Webhooks. Ein nativer Connector für Ihr HRIS? Kontaktieren Sie uns zur Partnerschaftsprüfung.
Lucca
Häufige französische HRIS im KMU-Markt: Verbinden Sie Certyneo mit Ihrem HRIS über Zapier oder Make (Trigger "Umschlag signiert" und "Dokument gesendet") oder über unsere REST-API für eine maßgeschneiderte Integration. Kein nativer Connector derzeit veröffentlicht.
PayFit
Enterprise-HRIS: Integration über Make oder Zapier für komplexe Onboarding-Workflows (mehrfache Signaturen, hierarchische Genehmigungen). Für einen nativen Connector kann unser Integrationsteam eine Partnerschaft je nach Volumen prüfen.
Weitere HRIS & HR-Tools
HRIS-, ATS- und Gehaltsabrechnung-Tools (BambooHR, HubSpot, Personio usw.): Nutzen Sie unsere Echtzeit-Webhooks und Zapier-/Make-Connectoren, die die meisten Drittanwendungen abdecken. REST-API dokumentiert unter /docs.
Benötigen Sie eine maßgeschneiderte Integration? Kontaktieren Sie unser Team — die Certyneo-API ist öffentlich dokumentiert unter unserer API-Dokumentation.
Einhaltung der Arbeitsgesetze, eIDAS und RGPD
Die Digitalisierung von HR-Dokumenten wird durch mehrere Rechtsvorschriften geregelt. Certyneo deckt den gesamten französischen und europäischen Rechtsrahmen ab.
Arbeitsgesetzbuch — Artikel L1221-1
Der Arbeitsvertrag wird in der Form abgeschlossen, die die Parteien vereinbaren. Elektronische Signaturen sind daher zulässig, sofern sie die Identifizierung des Unterzeichners und die Dokumentintegrität gewährleisten — was die fortgeschrittene Signatur (AES) leistet.
Bürgerliches Gesetzbuch — Artikel 1367
Allgemeine Anerkennung der elektronischen Signatur als Äquivalent zur handschriftlichen Signatur, sofern sie ein zuverlässiges Identifizierungsverfahren nutzt, das ihren Bezug zur Urkunde garantiert.
Verordnung eIDAS (EU) Nr. 910/2014
HR-Signaturen von Certyneo basieren auf der fortgeschrittenen Stufe (AES): eindeutige Verknüpfung mit dem Unterzeichner, Identifizierung per Dual-Channel-OTP (E-Mail + SMS), Erkennung jeglicher späteren Dokumentänderungen.
RGPD & Aufbewahrung
Aufbewahrungsfristen gemäß gesetzlicher Bestimmungen: 5 Jahre (Vertrag) oder 10 Jahre (DUE, AT/MP, Personallisten). Standard-DPA beim Signup verfügbar, Verarbeitungsverzeichnis aktuell.
Häufig gestellte Fragen von HR-Teams
Ist die elektronische Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags in Frankreich legal?
Ja, ohne Einschränkung. Artikel L1221-1 des Arbeitsgesetzbuchs lässt die Parteien frei in der Wahl der Vertragsform. Der Kassationshof bestätigte die Gültigkeit elektronischer Signaturen für Arbeitsverträge (Cass. soc., 7. Oktober 2015). Die fortgeschrittene Signatur (AES) wird empfohlen, um die starke Identifizierung des Arbeiters zu gewährleisten.
Welche Signatur-Stufe sollte ich für einen Arbeitsvertrag wählen?
Die fortgeschrittene Signatur (AES) ist der empfohlene Standard. Sie umfasst Unterzeichner-Identifizierung (OTP SMS + E-Mail), eindeutige Verknüpfung mit dem unterzeichneten Dokument und Erkennung späterer Änderungen. Die einfache Signatur genügt für interne Dokumente ohne Vertragscharakter (Mitteilung, Empfangsbestätigung).
Wie verwalte ich die Rücktrittsfrist bei einer Aufhebungsvereinbarung?
Certyneo dokumentiert präzise das Unterzeichnungsdatum der Vereinbarung durch beide Parteien. Die 15-Tage-Rücktrittsfrist beginnt ab diesem Datum und Sie können den Zeitstempel für die Einreichung bei der Dreets exportieren. Keine manuelle Bearbeitung notwendig.
Kann ich Certyneo mit meinem HRIS (Lucca, PayFit, Workday, Cegid usw.) integrieren?
Ja, über Zapier, Make oder unsere Webhooks — es gibt noch keine veröffentlichten nativen Certyneo-Connectoren für diese HRIS. Certyneo bietet eine vollständige REST-API, einen Webhook für jedes Ereignis (Umschlag signiert, abgelehnt, abgelaufen) und Zapier- und Make-Connectoren, die über 4000 Drittanwendungen abdecken, darunter die meisten am Markt verfügbaren HRIS. Ein nativer Connector für Ihr HRIS? Kontaktieren Sie unser Integrationsteam zur Partnerschaftsprüfung.
Wie lange werden unterzeichnete Verträge aufbewahrt?
Unsere Pläne umfassen standardmäßig eine 10-Jahres-Archivierung, was den strengsten Aufbewahrungsfristen entspricht (Personallisten, AT/MP-Dokumente). Verträge können jederzeit aus Ihrem Dashboard heruntergeladen werden, mit integriertem Audit Trail im PDF.
Müssen Kandidaten ein Certyneo-Konto erstellen, um zu unterzeichnen?
Nein. Der Unterzeichner erhält einen sicheren Link per E-Mail und unterzeichnet direkt im Browser, ohne Installation oder Kontokonto. Für fortgeschrittene Signaturen gibt er einen OTP-Code ein, den er per SMS erhält, um seine Identität zu bestätigen.
Ist die elektronische Signatur im Falle von Arbeitsgerichtsverfahren anfechtbar?
Ja. Der Beweiskraft der fortgeschrittenen Signatur ist durch französische und europäische Rechtsprechung anerkannt. Im Streitfall legen Sie das signierte PDF zusammen mit dem Audit Trail (Zeitstempel, IP, ungefähre Geolokalisierung, OTP-Validierung) vor, was ein starkes Beweismittel für das Arbeitsgericht darstellt.
Kann ich mehrere Verträge in Masse aus einem HRIS-Export unterzeichnen?
Ja. Die Funktion "Vorlagen" ermöglicht es Ihnen, eine Vertragsvorlage mit dynamischen Feldern (Name, Gehalt, Position, Einstellungsdatum) zu erstellen. Sie importieren dann eine CSV aus Ihrem HRIS und Certyneo generiert und versendet alle Umschläge in wenigen Sekunden in Batch.