Elektronische Signatur für HR: Arbeitsverträge und Dokumente

Rechtlicher Rahmen: Elektronische Signatur im Arbeitsrecht

Artikel L.1221-1 des französischen Arbeitsgesetzbuches erlaubt den Abschluss von Arbeitsverträgen auf elektronischem Wege. Die erforderliche Signaturebene hängt von der Art des Vertrags ab: SES oder AES für die meisten unbefristeten/befristeten Verträge, und erhöhte Beweiskraft (AES) wird für einvernehmliche Trennungen und Vertretungsmandaten empfohlen.

• Unbefristete/Befristete Verträge: AES-Signatur empfohlen (OTP SMS/Email)
• Zusatzvereinbarung: gleiche Ebene wie der ursprüngliche Vertrag
• Einvernehmliche Trennung: AES empfohlen mit OTP
• Leiharbeitsvertrag: Anwendbare Tarifverträge überprüfen

HR-Dokumente, die elektronisch unterzeichnet werden können

Typischer HR-Workflow mit Certyneo

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   Erstellen Sie Ihre Vertragsvorlage

   Importieren Sie Ihre Word- oder PDF-Vorlage. Definieren Sie auszufüllende Felder (Name, Position, Gehalt) und Signaturzonen.

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   Geben Sie Kandidateninformationen ein

   Name, E-Mail und Telefonnummer des zukünftigen Mitarbeiters. Certyneo sendet automatisch die Authentifizierungs-OTP.

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   Senden Sie den Vertrag

   Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit einem sicheren Link. Er kann den Vertrag von jedem Gerät aus einsehen und unterzeichnen.

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   Archivieren Sie automatisch

   Das signierte PDF mit Audit Trail wird 10 Jahre lang archiviert. Jederzeit von Ihrem Dashboard aus exportierbar.

Häufig gestellte Fragen — Elektronische Signatur und Personalwesen

Ist ein elektronisch unterzeichneter Arbeitsvertrag gültig?

Ja. Artikel L.1221-1 des französischen Arbeitsgesetzbuchs erlaubt ausdrücklich den Abschluss von Arbeitsverträgen auf elektronischem Weg. Die fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) via OTP wird wegen ihres Beweiswertes empfohlen.

Welche eIDAS-Signaturstufe für einen unbefristeten Arbeitsvertrag?

Das Gesetz schreibt keine Mindeststufe vor, aber Praktiker und Juristen empfehlen die AES (Fortgeschrittene eIDAS-Signatur) mit OTP-SMS für Arbeitsverträge. Certyneo beinhaltet AES bereits im persönlichen Plan (9 €/Monat).

Muss der Mitarbeiter ein Konto erstellen, um zu unterzeichnen?

Nein. Der Mitarbeiter erhält einen E-Mail-Link, kann den Vertrag einsehen und in wenigen Klicks unterzeichnen – ohne ein Konto zu erstellen. Die Authentifizierung erfolgt per OTP, das an seine E-Mail oder sein Telefon gesendet wird.

Wie werden unterzeichnete Verträge archiviert?

Certyneo archiviert jeden unterzeichneten Vertrag automatisch 10 Jahre lang mit zeitgestempel Audit Trail. PDFs können jederzeit von Ihrem Dashboard heruntergeladen werden – einzeln oder in Masse.

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