KSeF (Krajowy System e-Faktur) ist die polnische nationale Plattform, über die B2B-Rechnungen obligatorisch laufen. Sie validiert jede Rechnung und weist ihr eine eindeutige Identifikationsnummer zu.

Wann wird die elektronische Rechnungsstellung in Polen obligatorisch?

Ab dem 1. Februar 2026 für große Steuerzahler (Umsatz über 200 Millionen PLN), dann ab dem 1. April 2026 für alle anderen Mehrwertsteuer-Steuerpflichtigen.

Welches Rechnungsformat muss verwendet werden?

Rechnungen müssen im strukturierten FA-Format (XML) in der für KSeF-2026-Flows geltenden Fassung produziert und dann an die öffentliche Plattform übermittelt werden.

Betrifft KSeF Privatkundenrechnungen?

Nein. Das Mandat bezieht sich auf B2B-Transaktionen. Es gibt keine KSeF-Verpflichtung für B2C-Transaktionen.

Wozu dient die KSeF-Nummer?

Jede von der Plattform validierte Rechnung erhält eine eindeutige KSeF-Identifikationsnummer. Sie bescheinigt die Übermittlung und das rechtmäßige Ausstellungsdatum der Rechnung und muss mit dieser aufbewahrt werden.

Leitfaden · Elektronische Rechnungsstellung

Elektronische Rechnungsstellung in Polen: das KSeF

Polen macht seine nationale Plattform KSeF (Krajowy System e-Faktur) für B2B-Rechnungen obligatorisch, mit einem gestaffelten Zeitplan im Jahr 2026: zunächst große Steuerzahler, dann alle Steuerpflichtigen.

Aktualisiert am 20. Mai 2026

Rechtlicher Rahmen

Polen hat ein zentralisiertes Clearing-Modell ähnlich dem Italiens gewählt: Alle B2B-Rechnungen müssen über die öffentliche Plattform KSeF (Krajowy System e-Faktur) laufen, die ihnen eine eindeutige Identifikationsnummer zuweist, die als Emissionsnachweis gilt. Die obligatorische Einführung erstreckt sich im Laufe des Jahres 2026 je nach Unternehmensgröße.

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Ab 1. Februar 2026: Pflicht für große Steuerpflichtige mit einem Jahresumsatz von über 200 Millionen PLN (etwa 46 M€).
Ab 1. April 2026: Ausweitung der Pflicht auf alle anderen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen.
Clearing-Modell: Jede Rechnung erhält eine KSeF-Identifikationsnummer, die ihre Übermittlung und ihr rechtliches Ausstellungsdatum bestätigt.
B2B-Umfang: Es gibt keine Verpflichtung für B2C-Transaktionen, die außerhalb des Mandats liegen.

Formate und Plattformen

KSeF (Krajowy System e-Faktur): öffentliche polnische Plattform, über die B2B-Rechnungen obligatorisch laufen müssen.

Format FA (XML): von der Verwaltung vorgegebenes strukturiertes Schema in der für KSeF 2026-Datenströme geltenden Fassung.

KSeF-Nummer: eindeutige Kennung, die jeder validierten Rechnung zugewiesen wird und als Emissionsnachweis dient.

Authentifizierung: Zugriff auf KSeF über Zertifikat, Autorisierungstoken oder qualifizierte Signatur.

Interoperabilität: das polnische Format entspricht dem europäischen Rahmen, der auf dem Standard EN 16931 basiert.

Archivierung: Aufbewahrung von Rechnungen und ihrer KSeF-Nummer zur Erfüllung von Steuerkontrolle.

Schritte zur Compliance

1
Bestimmen Sie Ihren Stichtag
Prüfen Sie, ob Sie unter die Frist Februar 2026 (große Steuerpflichtige) oder April 2026 (andere umsatzsteuerpflichtige Unternehmen) fallen.
2
Verbindung mit KSeF herstellen
Implementieren Sie die erforderliche Authentifizierung (Zertifikat, Token oder qualifizierte Signatur), um über die Plattform zu emittieren und zu empfangen.
3
Im FA-XML-Format produzieren
Konfigurieren Sie Ihr Tool, um Rechnungen zu generieren, die dem vom KSeF erwarteten FA-Schema entsprechen, und rufen Sie die Identifikationsnummer ab.
4
Mit KSeF-Nachweis archivieren
Bewahren Sie Ihre Rechnungen und deren KSeF-Nummer in einem beweiskräftigen Archiv auf, um ihre rechtmäßige Ausstellung nachzuweisen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist KSeF?: KSeF (Krajowy System e-Faktur) ist die polnische nationale Plattform, über die B2B-Rechnungen obligatorisch laufen. Sie validiert jede Rechnung und weist ihr eine eindeutige Identifikationsnummer zu.
Wann wird die elektronische Rechnungsstellung in Polen obligatorisch?: Ab dem 1. Februar 2026 für große Steuerzahler (Umsatz über 200 Millionen PLN), dann ab dem 1. April 2026 für alle anderen Mehrwertsteuer-Steuerpflichtigen.
Welches Rechnungsformat muss verwendet werden?: Rechnungen müssen im strukturierten FA-Format (XML) in der für KSeF-2026-Flows geltenden Fassung produziert und dann an die öffentliche Plattform übermittelt werden.
Betrifft KSeF Privatkundenrechnungen?: Nein. Das Mandat bezieht sich auf B2B-Transaktionen. Es gibt keine KSeF-Verpflichtung für B2C-Transaktionen.
Wozu dient die KSeF-Nummer?: Jede von der Plattform validierte Rechnung erhält eine eindeutige KSeF-Identifikationsnummer. Sie bescheinigt die Übermittlung und das rechtmäßige Ausstellungsdatum der Rechnung und muss mit dieser aufbewahrt werden.

→ Leitfaden zur elektronischen Signatur · → Lösungen für Steuerberater · → Die eIDAS-Verordnung verstehen

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