Správa notárskych spisov online: elektronický podpis a sledovanie
Centralizujte podpis a sledovanie aktov pod súkromnú listinu každého klientskeho spisu vašej kancelárie — dedičstvo, predaj, správa nájomného, spoluvlastníctvo — na jednom mieste. Každý spis zoskupuje svojich signatárov, svoje podpísané akty, svoju audit trail a svoje lehoty, namiesto toho, aby boli rozptýlené medzi e-mailové schránky a papierové kartotéky. V súlade so statusom notárov (vyhláška č. 45-2590) a nariadením eIDAS — odporúčaný pokročilý podpis, história uchovaná podľa spisu.
- Právny rámec
- Status notárov · sledovanie spisu
- Úroveň podpisu
- AES eIDAS odporúčaná
- Zákonné archívy
- 10 rokov vrátane
Prečo centralizovať sledovanie vašich klientskych zložiek?
Notárska kancelária spracúva nepretržite desiatky zložiek paralelne — dedičstvá, predaje, spoluvlastnosti, mandáty správy — každá zahŕňa niekoľko súkromných listín a niekoľkých signatárov (dedičov, spoluinvenčárov, manducídateľov). Bez vyhradených nástrojov spočíva sledovanie na roztrúsených e-mailoch a papierových zložkách s reálnym rizikom straty stopy o listine čakajúcej na podpis alebo nadchádzajúcej lehote. Centralizácia elektronického podpisu podľa zložky umožňuje nájsť jediným kliknutím všetky podpísané listiny, ich audit trail a identitu každého signatára a sledovať postup každej veci bez ručného rekonštrukcie histórie.
Prečo podpisovať elektronicky?
Jeden priestor na klientsku zložku
Každá vec (dedičstvo, predaj, spoluvlastnosť, mandat správy) zoskupuje svoje súkromné listiny, signatárov a svoj audit trail na jednom mieste namiesto roztrúsenia medzi poštové schránky a zložky.
Sledovanie postupu na prvý pohľad
Stav každej listiny viditeľný ihneď: čaká sa na podpis, podpísané, naponuté. Koniec manuálnym e-mailom s upomienkami, aby ste vedeli, ako sa má dedič alebo spoluinvenčár.
Viacerí signatári na zložku
Dedičstvo, spoluvlastnosť, delenie: každý spolu-klient dostane svoj osobný odkaz s OTP SMS. Sekvenčný alebo paralelný podpis podľa zložky bez opätovného zadávania medzi listinami.
História a audit trail zachované podľa veci
Každá listina zložky je archivovaná s jej dôkazným PDF (identita overená OTP SMS, časová pečiatka, hash SHA-256). Exportovateľná jediným kliknutím pre nástupcu kolegú alebo v prípade sporu.
Postup v 4 krokoch
Od prípravy po právne archivovanie, za menej ako 5 minút.
1. Vytvoriť klientsku zložku
Pomenujte zložku (meno klienta, typ veci) a pripravte prvú súkromnú listinu na podpis (dohodu o honorároch, mandat, dohodu medzi klientmi).
2. Pridať signatárov zložky
Notár + dotknutí klient(i) danej veci. Pri dedičstve alebo spoluvlastnosti pridajte všetkých spolu-klientov; každý dostane svoj osobný zabezpečený odkaz.
3. Sledovať postup listín
Každá listina zložky zobrazuje jej stav (čaká sa, podpísané, naponuté). Nájdite jediným kliknutím úplnú históriu veci bez rekonštrukcie e-mailových výmen.
4. Archivovať a exportovať zložku
Podpísané listiny a ich audit trail zostávajú pripojené k zložke počas celej doby zákonného archívu. Export možný pre predanie nástupcovi kolegovi.
Často sa pýtajúce otázky
- Je možné zoskupiť niekoľko listín v rámci tej istej klientskej zložky?
- Áno. Každá zložka (dedičstvo, predaj, spoluvlastnosť, mandat správy) centralizuje všetky svoje súkromné listiny, signatárov a ich audit trail na jednom mieste, namiesto spracovávania jednotlivých listín oddelene.
- Ako sledovať postup spracovávania spisu s viacerými dedičmi?
- Stav podpisu každého dedičného či spolu vlastníka je viditeľný na prvý pohľad (čaká sa, podpísané, opätovne požadované). Každý dostane osobný zabezpečený odkaz s OTP SMS na svoje vlastné číslo.
- Nahrádza sledovanie spisu špecializovaný softvér pre notárov?
- Nie — Certyneo centralizuje elektronický podpis a sledovanie aktov bez verejnej úpravy notárskej kancelárie; nenahrádzaa kompletný softvér na správu notárstva ani redakciu autentických aktov, ktoré zostávajú mimo jeho rozsahu.
- Môžem poslať výzvu podepisujúcemu, ktorý ešte nepodpísal svoj akt?
- Áno, výzva sa dá poslať priamo zo spisu bez opakovania histórie e-mailovej komunikácie.
- Je história spisu zachovaná po podpísaní všetkých aktov?
- Áno, každý akt zostane prepojený so svojim spisom s jeho auditnou stopou (identita overená OTP SMS, časová pečiatka, hash SHA-256) počas celej doby právne požadovaného archivizávania, dostupný kedykoľvek.
- Ako odovzdať spis nástupcovskému kolegovi?
- Podpísané akty a ich auditná stopa sú exportovateľné zo spisu na odovzdanie kolegovi v prípade prevzatia kancelárie alebo cesie klientely.
- Aká úroveň podpisu pre akty notárskeho spisu?
- Pokročilý podpis (AES) odporúčaný pre akty bez verejnej úpravy notárskej kancelárie — prijateľný na súde (čl. 1367 Občianskeho zákonníka), so zložkou dôkazov pripojenou k jednotlivým aktom.
- Koľko stojí sledovanie spisov pre notársku kanceláriu?
- Trvalý bezplatný plán umožňuje testovanie na viacerých spisoch s mesačnou kvótou obálok. Platené plány sa prispôsobujú objemu spisov spracovaných kanceláriou.
Prečítajte si tiež:
- Elektronický podpis pre notárov a notárske kancelárie
- predĺžená podpis (AES)
- Slovník eIDAS nariadenie
- Certyneo sadzby
- eIDAS riešenie elektronického podpisu
- Elektronický podpis pre notárov a notárske kancelárie
- Notársky zápis vs. súkromná listina pre notárov
- Archivujte vaše notárske akty a sledujte ich lehoty
- Le Plan Métier Notariat : gestion de dossiers pour étude notariale
Centralizujte sledovanie svojich klientskych spisov
Trvalý bezplatný plán (5 obálok počas 14 dní, potom 2/mesiac), bez bankomatickej karty. V súlade so statusom notárov a eIDAS. História a auditná stopa zachovaná podľa spisu.