Prejsť na hlavný obsah
Certyneo
Archivácia na 10 rokov · právna sila · eIDAS AES

Archivácia a sledovanie notárskych lhôt elektronicky

Uchovávajte súkromné akty svojej kancelárie s právnou silou po dobu stanoveného lehoty a sledujte lehoty, ktoré sú s nimi spojené — lehota na odvolanie, obnova mandátu, lehota zmluvy. Každý archivovaný akt zostáva dostupný s jeho úplným audit trail (totožnosť podpisujúcich, časové razítko, hash dokumentu), bez nutnosti rekonštruovať históriu ručne v prípade kontroly alebo sporu.

Právny rámec
Právna archivácia · právna sila
Úroveň podpisu
AES eIDAS odporúčaná
Zákonné archívy
10 rokov vrátane

Prečo je archivácia s právnou silou dôležitá pre notársku kanceláriu?

Súkromné akty notárskej kancelárie — zmluvy o honorároch, mandáty na správu dedičstva, dohody medzi klientmi — musia byť uchovávané počas doby preskripcie (v zásade 10 rokov pre občianske a obchodné akty) a zostávajú vymáhateľné v prípade kontroly Najvyššej notárskej rady alebo sporu s klientom. Archivácia s právnou silou sa neobmedzuje len na uloženie podpísaného PDF: zachováva aj úplný audit trail — overená totožnosť podpisujúceho, časové razítko, odtlačok dokumentu — ktorý preukazuje spoľahlivosť aktu v čase, keď je spochybňovaná. Niektoré akty majú navyše vlastnú lehotu (lehota na odvolanie mandátu, trvanie záväzku utajenia, obnova zmluvy), ktorú je potrebné sledovať bez ručného prehľadávania každého spisu.

Prečo podpisovať elektronicky?

Archivácia na 10 rokov zahrnutá

Každý súkromný akt je uchovávany s jeho audit trail počas 10 rokov (doba preskripcie podľa všeobecného práva), bez ďalších krokov, s možnosťou rozšírenia pre majetkové spisy, ktoré je potrebné uchovávať dlhšie.

Úplný a exportovateľný audit trail

Totožnosť podpisujúceho overená SMS OTP, časové razítko RFC 3161, odtlačok SHA-256 dokumentu. PDF dôkazu sa exportuje jedným kliknutím na kontrolu Najvyššej notárskej rady alebo na spor.

Sledovanie lhôt podľa aktu

Lehota na odvolanie, obnova mandátu, lehota zmluvy: každý akt zachováva potrebné informácie na nájdenie svojich lhôt bez opätovného preberania spisu od začiatku.

Profesijné tajomstvo zachované v archivácii

Šifrovanie TLS 1.3 pri prenose, AES-256 v kľude, prísna izolácia údajov podľa kancelárie, 100 % hostovanie v EÚ (IONOS), bez subdodávateľov mimo EÚ — vrátane úkonov archivovaných na dlhodobú dobu.

Postup v 4 krokoch

Od prípravy po právne archivovanie, za menej ako 5 minút.

  1. 1. Podpísanie súkromného aktu

    Akt je podpísaný v pokročilom podpise (AES) s overením totožnosti prostredníctvom SMS OTP každého klienta.

  2. 2. Automatická archivácia s hodnotou dôkazu

    Finalizovaný akt a jeho úplná auditná stopa sú automaticky archivované bez dodatočnej manipulácie študia.

  3. 3. Sledovanie pripojených lehôt

    Kedykoľvek nájdete lehoty špecifické pre akt (lehota na odstúpenie, obnovenie, trvanie záväzku) priamo z jeho spisu.

  4. 4. Vývoz v prípade kontroly alebo sporu

    PDF dôkazu a úplná auditná stopa sa exportujú jedným kliknutím, pre nástupcu-právnika, Najvyššiu radu notárov alebo akýkoľvek súd.

Často sa pýtajúce otázky

Ako dlho musí notár uchovávať svoje súkromné akty?
Minimálne 10 rokov, čas premlčania spoločného práva vzťahujúceho sa na občianske a obchodné akty. Pre akty súvisiace so zástupcom alebo majetkovým sporom sa odporúča dlhšie uchovávanie. Certyneo archivuje 10 rokov vrátane, s dostupným rozšírením.
Čo je archivácia s hodnotou dôkazu?
Je to uchovanie podpísaného dokumentu spolu s jeho úplnou auditnou stopou — overená totožnosť signatára, časové označenie, odtlačok dokumentu — ktorá umožňuje preukázať spoľahlivosť aktu v prípade sporu, a nie len jeho skladovanie.
Ako sledovať lehotu na odstúpenie od notárskeho povolenia?
Lehota na odstúpenie vzťahujúca sa na určité povolenia zostáva pripojená k archivovanému aktu, konzultovateľná z jeho spisu bez toho, aby sa musel opakovať priebeh kontaktu s klientom.
Čo sa stane, ak si klient spochybní archivovaný akt?
PDF dôkazu a úplná auditná stopa (totožnosť overená SMS OTP, časové označenie RFC 3161, hash SHA-256) sa exportujú jedným kliknutím, odvolateľné pred všetkými občianskymi a obchodnými súdmi a pred Najvyššou radou notárov v prípade disciplinárneho sporu.
Rešpektuje elektronická archivácia notárske profesijné tajomstvo?
Áno — šifrovanie TLS 1.3 pri prenose, AES-256 v kľude, prísna izolácia údajov podľa študia, 100 % hostovanie v EÚ (IONOS) bez subdodávateľstva mimo EÚ, DPA v súlade s RGPD s klauzulami špecifickými pre notárske profesijné tajomstvo.
Je možné exportovať archivovaný dokument pre nasledujúceho kolegov?
Áno, každý dokument a jeho audit trail zostávajú exportovateľné kedykoľvek z jeho zložky na odovzdanie kolegovi v prípade prevzatia kancelárie alebo predaja klientely.
Funguje sledovanie lehôt aj pre dokumenty s viacerými podpisovateľmi?
Áno — pri dokumente s viacerými dedičmi alebo spoludeľiteľmi ostáva lehota viazaná na samotný dokument, nezávisle od počtu podpisovateľov.
Týka sa archivovanie s právomocnosťou aj elektronického autentického dokumentu?
Nie — elektronický autentický dokument (čl. 1369 Občianskeho zákonníka, dekrét 2005-973) sa uchovávajú podľa zariadenia špecifického pre notársku profesiu, mimo rozsahu Certyneo. Toto archivovanie sa týka dokumentov vyhotovených súkromným titul notára kancelárie.

Prečítajte si tiež:

Archivujte svoje notárske dokumenty s úplným pokojom

Bezplatný trvalý plán (5 obálok počas 14 dní, potom 2/mesiac), bez bankovej karty. Archivovanie s právomocnosťou 10 rokov vrátane, v súlade so stavom notárov a eIDAS.

Začnite zadarmo Pozrite si ceny