Pracovný postup elektronického podpisu: kompletný sprievodca

Čo je to podpisový workflow

Čo je to podpisový workflow⬥⬥⬥ podpisový workflowje postupnosť organizovaných krokov, ktoré vedú k podpisu dokumentu: poradie signatárov, podmienky, upomienky, notifikácie. Čím viac je pracovný postup prispôsobený procesu, tým rýchlejšie sú podpisy.

Dva hlavné typy objednávky

Dva hlavné typy objednávky

Súbežná objednávka

Všetci podpisujúci dostanú obálku v rovnakom čase a môžu sa podpísať samostatne.Výhody ⬥⬥⬥: rýchlosť, žiadne prekážky.Prípad použitia ⬥⬥⬥: Vzájomná NDA, bilaterálna zmluva, kde na poradí nezáleží.Prípad použitia ⬥⬥⬥: Vzájomná NDA, bilaterálna zmluva, kde na poradí nezáleží.

Postupné poradie

Každý signatár sa podpíše po predchádzajúcom. Obálka postupuje od signatára k signatárovi.

Výhody ⬥⬥⬥: rešpektovanie hierarchie validácie, každý aktér vidí predchádzajúce validácie.Výhody ⬥⬥⬥: rešpektovanie hierarchie validácie, každý aktér vidí predchádzajúce validácie.Prípady použitia ⬥⬥⬥: zmluvy zahŕňajúce overenie správcom a potom správu, lízingy s vkladom.Typické úlohy

Signatár ⬥⬥⬥: podpisuje dokument

• Schvaľovateľ ⬥⬥⬥: validuje bez podpisu (reťazec overovania)Schvaľovateľ ⬥⬥⬥: validuje bez podpisu (reťazec overovania)
• Kópia (CC) ⬥:⬥ prijíma konečný dokumentEmitent ⬥⬥⬥: odosielateľ, často aj signatár
• Pripomienky a oznámeniaPripomienky a oznámenia
• Moderná platforma vám umožňuje konfigurovať:frekvenciu a počet upozornení signatárom, posielať upozornenia v reálnom čase pre signatárov ⬥-⬥⬥

webhooky na napájanie CRM/ERP

interné pripomienky, ak sú zablokované

• interné pripomienky, ak sú zablokované
• Vypršanie a zrušenie
• Vždy nastavte dátum vypršania platnosti (zvyčajne 15-30 dní). Obálka s uplynutou platnosťou sa automaticky archivuje ako „nepodpísaná“, čím sa uvoľní palubná doska.
• Počas procesu môže vydavateľ obálku zrušiť aj manuálne (odvolanie), čo je užitočné v prípade zistenia chyby.

Počas procesu môže vydavateľ obálku zrušiť aj manuálne (odvolanie), čo je užitočné v prípade zistenia chyby.

Integrácie

Výkonný pracovný postup sa integruje s vašimi nástrojmi:

CRM ⬥⬥⬥: spustenie odoslania, keď sa obchod uzavrie „vyhral“

HRIS ⬥⬥RP⬬: pošlite zmluvu, keď kandidát prejde ⬥⬥⬥: vygenerujte PO pri prijatí cenovej ponuky

• HRIS ⬥⬥RP⬬: pošlite zmluvu, keď kandidát prejde ⬥⬥⬥: vygenerujte PO pri prijatí cenovej ponukyVlastné webhooky ⬥⬥⬥: upozornite svoje interné systémy
• Dobré dizajnové postupyMinimalizujte počet signatárov (každá ďalšia osoba schvaľuje rolu (podpis predlžuje cyklus)
• ⬥⬥⬥ Automatizujte pripomenutia⬥⬥⬥ Automatizujte pripomenutia
• Majte plán B v prípade odmietnutiaOtestujte pracovný postup pred nasadením objemu

Časté chyby

• Časté chyby
• Predvolene sekvenčné poradie, zatiaľ čo niektoré paralelné znaky by boli rýchlejšie ⬥⬥⬥⬥
• Žiadny dátum vypršania platnosti
• Nedostatočná integrácia → ručné opätovné zadanie
• Nedostatočné oznámenia signatárom

Nedostatočné oznámenia signatárom

• Konkrétny prípad: zmluva s viacerými stranami
• Zmluva o partnerstve medzi 3 spoločnosťami. Optimalizovaný pracovný postup:
• Príprava PDF spoločnosťou A
• Príprava PDF spoločnosťou A
• Zaslanie paralelnej objednávky 3 signatárom (jednej na spoločnosť)

Automatický reštart D+3 v prípade nepodpísania

Všetci signatári od začiatku informovania o otvorení partnerstva v reálnom čase ⬥⬥⬥⬥

• Celkový cyklus: 24-48 hodín oproti 2-3 týždňov na papieri.
• Celkový cyklus: 24-48 hodín oproti 2-3 týždňov na papieri.
• Ako vám Certyneo pomáha
• Certyneo vám umožňuje navrhovať flexibilné pracovné postupy: paralelné, sekvenčné, zmiešané, schvaľovatelia, CC, prispôsobiteľné pripomienky, vlastné webhooky, natívne integrácie CRM/HRIS/ERP. Vizuálny editor na konfiguráciu bez kódu.
• Objavte riešenie elektronického podpisu Certyneo

Objavte riešenie elektronického podpisu Certyneo

FAQ

Kedy použiť sekvenčné poradie?

Keď jedna validácia musí predchádzať ďalšej (manažér → riaditeľ → konečná zmluva).

Koľko signatárov je maximálne?

Koľko signatárov je maximálne?

Technicky neobmedzené. Po 5-6 sa cyklus výrazne predlžuje.

Môžeme zmiešať paralelné a sekvenčné poradie?

Áno so „zmiešanými“ pracovnými postupmi: zreťazené paralelné skupiny.

Áno so „zmiešanými“ pracovnými postupmi: zreťazené paralelné skupiny.

Ako sa vysporiadať s neprítomným podpisovateľom?

Preraďte na iného oprávneného podpisovateľa alebo obálku odložte.

Sú webhooky v reálnom čase?

Áno, spúšťa sa pri každej zmene stavu obálky.

Áno, spúšťa sa pri každej zmene stavu obálky.

Záver

Navrhnúť dobrý pracovný postup je rozdiel medzi nástrojom, ktorý funguje, a nástrojom, ktorý sa transformuje. Venujte 30 minút návrhu ideálneho pracovného postupu, ušetríte si tak mesiace trenia.

Vyskúšajte Certyneo na odosielanie, podpisovanie a sledovanie vašich dokumentov online jednoducho, rýchlo a bezpečne.