Elektronický podpis pre HR: sprievodca

Prečo personalistika prechádza na elektronický podpis

Prečo personalistika prechádza na elektronický podpis

HR oddelenia spravujú mesačne desiatky zmluvných dokumentov: zmluvy na dobu neurčitú, zmluvy na dobu určitú, dodatky, pracovné prísľuby, dohody o práci na diaľku, klasické výpovede. Každý papierový cyklus trvá 3 až 10 pracovných dní. Pri elektronickom podpise sa rovnaký cyklus skráti na niekoľko hodín.

• Okrem úspory času nájde HR:
• vynikajúcu sledovateľnosť pre URSSAF / audity inšpekcie práce
• vynikajúcu sledovateľnosť pre URSSAF / audity inšpekcie práce
• modernizované skúsenosti kandidátov (bez skenovania/tlače doma)

zníženie chýb (podpisovanie nesprávnej verzie)

• ⬥⬥⬥ Bežne podpísané HR dokumenty⬥⬥⬥ Bežne podpísané HR dokumenty
• Pracovné zmluvy
• CDI, CDD, pracovno-študijný program
• Pracovné prísľuby
• Dodatky (plat, pozícia, pracovný čas, práca na diaľku) ⬥⬥⬥⬥
• Dodatky (plat, pozícia, pracovný čas, práca na diaľku) ⬥⬥⬥⬥
• Motivačné plány, participácia
• Interné predpisy (kompendium)

Výkazy výdavkov

Výkazy výdavkovOdporúčaná úroveň podpisuPre HR dokumenty je ⬥⬥⬥⬥ štandard zaručeného podpisu (AES) ⬥⬥⬥. Poskytuje dvojfaktorovú identifikáciu (e-mail + OTP SMS), ktorá zabezpečuje dôkaz v prípade súdneho sporu – pozriprávna platnosť ⬥⬥⬥.právna platnosť ⬥⬥⬥.

Pre niektoré interné dokumenty s nízkou stávkou (certifikáty, zbierky) môže stačiť jednoduchý podpis.

Merateľné výhody

• Skrátenie času nástupu ⬥⬥⬥: uchádzač prijatý ráno môže podpísať zmluvu popoludníZnížená miera nedostavenia sa ⬥⬥⬥: žiadne ďalšie zmluvy „zabudnuté“ na kuchynskom stole ⬥⬥⬥: 2 až 3 hodiny menej na súbor (pripomienky, skenovanie, klasifikácia)
• Znížená miera nedostavenia sa ⬥⬥⬥: žiadne ďalšie zmluvy „zabudnuté“ na kuchynskom stole ⬥⬥⬥: 2 až 3 hodiny menej na súbor (pripomienky, skenovanie, klasifikácia)Súlad ⬥⬥⬥: audit trail vynútiteľný v prípade sporu
• Integrácia s vaším HRISÚspech modernej platformy (SAPCAF, HRIS) Úspech modernej platformy s APPayF current HRIS cez API alebo Zapier. Dodatky môžu byť automaticky vygenerované zo šablóny, odoslané zamestnancovi a podpísaný dokument sa automaticky uloží do osobného spisu.
• Úspech modernej platformy (SAPCAF, HRIS) Úspech modernej platformy s APPayF current HRIS cez API alebo Zapier. Dodatky môžu byť automaticky vygenerované zo šablóny, odoslané zamestnancovi a podpísaný dokument sa automaticky uloží do osobného spisu.Chybám, ktorým sa treba vyhnúť

Výber jednoduchého podpisu na pracovnej zmluve: slabý dôkaz

Neuchovávanie revízneho záznamu 5 rokov po skončení zmluvy

Neuchovávanie revízneho záznamu 5 rokov po skončení zmluvy

• Zabudnutie uviesť právo na predchádzajúce informácie (povinné vytlačenie zmluvy so záväzkom k pripojeniu systémovo podpísanej zmluvy) ⥥⬥ hodnota)
• Konkrétny prípad: zrýchlený onboarding
• MSP s 80 zamestnancami industrializovalo svoj onboarding pomocou elektronického podpisu. Nová cesta:
• Kandidát prijatý e-mailom → automatické generovanie CDI zo šablóny

Kandidát prijatý e-mailom → automatické generovanie CDI zo šablóny

Zaslanie v AES s OTP SMS → podpísané do hodiny

1. Automatické zatriedenie do súboru PayFit
2. Zaslanie uvítacích dokumentov (IT charting, interné predpisy AES:⬥) pre čas prípravy delený 4, 0 stratených zmlúv, súbory URSSAF aktualizované. Ako vám Certyneo pomôže?
3. Zaslanie uvítacích dokumentov (IT charting, interné predpisy AES:⬥) pre čas prípravy delený 4, 0 stratených zmlúv, súbory URSSAF aktualizované. Ako vám Certyneo pomôže?
4. HR manažéri môžu monitorovať stav každej zmluvy v reálnom čase zo špeciálneho dashboardu a exportovať audit trail pre kontroly.

Objavte riešenie elektronického podpisu Certyneo

FAQ

FAQ

Dá sa pracovná zmluva podpísať v SES?

Technicky áno, ale dôkazy sú slabé. AES odporúčané pre všetky pracovné zmluvy.

Je možné podpísať dodatok mimo priestorov?

Áno, je to dokonca jedna z hlavných výhod.

Áno, je to dokonca jedna z hlavných výhod.

Máme si ponechať papierovú verziu?

Nie. PDF podpísané PAdES má rovnakú hodnotu. Dávajte pozor, aby ste si zachovali revíznu stopu.

Mali by ste sa poradiť s IRP?

Mali by ste sa poradiť s IRP?

Nie, elektronický podpis nie je hromadným opatrením v zmysle Zákonníka práce.

Pracujete medzinárodne?

Áno v EÚ (vzájomné uznávanie). Mimo EÚ si overte miestne zákony.

Áno v EÚ (vzájomné uznávanie). Mimo EÚ si overte miestne zákony.

Záver

Personalisti, ktorí prijímajú elektronické podpisy, získavajú rýchlosť, súlad a skúsenosti kandidátov. Toto je jedna z najjasnejších ROI digitálnej transformácie v podnikaní.

Vyskúšajte Certyneo na odosielanie, podpisovanie a sledovanie vašich dokumentov online jednoducho, rýchlo a bezpečne.