Podpíšte zmluvu online: návod na použitie

Podpísanie zmluvy online zaberie len pár minút, keď je proces raz nastavený. Väčšina času sa rieši ešte pred odoslaním — pri príprave dokumentu a pri dvoch rozhodnutiach, ktoré určujú pevnosť záväzku: zvolená úroveň podpisu a poradie, v akom strany podpisujú. Tento článok sleduje tieto kroky v poradí, v akom sa objavujú.

Krok 1: pripraviť dokument

Zmluva odoslaná na podpis sa už neopravuje. Pred odoslaním sa oplatí overiť tri veci:

• Strany sú identifikované úplne: obchodné meno, právna forma, sídlo, registrácia a postavenie zástupcu, ktorý podpisuje. Podpis osobou bez oprávnenia je vada, ktorú je dodatočne najťažšie napraviť.
• Prílohy sú súčasťou dokumentu, a nie odoslané samostatne. Všeobecné podmienky zaslané v druhom e-maile nemajú rovnaký dôkaz o prijatí.
• Polia, ktoré treba vyplniť, sú identifikované: dátum, suma, vlastnoručné doložky, ak to vyžaduje zákon.

Ak začínate od nuly, vzor zmluvy pomôže vyhnúť sa najčastejším opomenutiam. Pri zmluve vyžadujúcej klauzuly špecifické pre vašu činnosť generátor zmlúv zostaví dokument na základe vašich zadaní.

Krok 2: zvoliť úroveň podpisu

Európske nariadenie rozlišuje tri úrovne a voľba je kompromisom medzi trením a dôkaznou silou.

Zjednodušený elektronický podpis vyhovuje veľkej väčšine obchodných zmlúv: prijaté cenové ponuky, objednávky, zmluvy o poskytovaní služieb, pracovné zmluvy. Je právne platný a súdmi uznávaný.

Vyššie úrovne podpisu pridávajú dôkladnejšiu identifikáciu podpisujúceho — overenie totožnosti, certifikát. Nezvyšujú platnosť, ktorá je už zaručená, ale poskytujú pohodlnejšiu pozíciu v prípade spochybnenia podpisu.

Kvalifikovaný elektronický podpis — ktorého fungovanie podrobne popisujeme na našej stránke venovanej kvalifikovanému podpisu — je jediný, ktorý požíva prezumpciu spoľahlivosti: dôkazné bremeno je na tom, kto ho spochybňuje. Odôvodnený je pri úkonoch s vysokou mierou rizika alebo keď to vyžaduje právny predpis.

Praktickým pravidlom je prispôsobiť úroveň reálnemu riziku spochybnenia daného dokumentu, a nie automaticky voliť najvyššiu úroveň pre všetko: každý ďalší stupeň zvyšuje trenie na strane podpisujúceho, teda predlžuje lehotu a zvyšuje mieru odstúpenia.

Krok 3: zorganizovať podpisujúcich

Pri odosielaní sa nastavujú dva parametre, ktoré určujú dĺžku celého procesu.

Poradie. Pri postupnom podpisovaní dostane každý podpisujúci dokument až po predchádzajúcom — užitočné, keď musí interná kontrola predchádzať podpisu klienta. Pri súbežnom podpisovaní dostanú dokument všetci naraz, čo je rýchlejšie, ale neumožňuje žiadnu priebežnú validáciu.

Upomienky. Práve táto položka rozhoduje o skutočnej lehote. Zmluva bez automatických upomienok sa spolieha na ručné sledovanie jednou osobou, s rizikom opomenutia, ktoré to prináša. Automaticky naplánované upomienky v pravidelných intervaloch tento úkon odstraňujú a skracujú cyklus o niekoľko dní.

Krok 4: podpísať a získať dôkaz

Podpisujúci dostane odkaz, otvorí dokument a podpíše ho vo svojom prehliadači alebo na telefóne, bez zakladania konta. Táto absencia trenia je dôležitá: každý ďalší krok znamená stratu podpisov.

To, čo v tomto momente vzniká, je dôležitejšie než samotný viditeľný podpis. Dôkazný spis obsahuje overenú totožnosť podpisujúceho podľa zvolenej úrovne, časovú pečiatku každej udalosti, adresu pripojenia a odtlačok dokumentu, ktorý umožňuje preukázať, že odvtedy nebol zmenený. Práve tento súbor údajov je odpoveďou na prípadné spochybnenie, ako podrobne rozoberá náš článok o dôkaznej hodnote pri spore.

Krok 5: archivovať

Obchodná zmluva sa uchováva niekoľko rokov, niektoré firemné dokumenty oveľa dlhšie. Archivácia musí zaručiť neporušenosť počas celej tejto doby, čo odlišuje archiváciu s dôkaznou hodnotou od jednoduchého ukladania súborov — túto funkciu zabezpečuje digitálny trezor.

Jedno organizačné pravidlo ušetrí veľa hľadania: uchovávať zmluvu a jej dôkazný spis spolu. Nájsť podpísanú zmluvu bez záznamu udalostí vás necháva bezbranných voči spochybneniu dátumu alebo totožnosti podpisujúceho.

Príklady použitia

Zmluva o poskytovaní služieb s novým klientom. Zjednodušený podpis, súbežné odoslanie, automatické upomienky. Zmluva odchádza v deň ústnej dohody namiesto nasledujúceho týždňa, čo zároveň chráni aj zrýchľuje proces.

Pracovná zmluva. Postačuje zjednodušený podpis, ale poradie je dôležité: najskôr podpíše zamestnávateľ, potom zamestnanec, s dlhodobou archiváciou vzhľadom na premlčacie lehoty v pracovnoprávnej oblasti.

Úkon s vysokým rizikom. Prevod, ručenie, plnomocenstvo na nakladanie s majetkom: posilnená identifikácia, prípadne kvalifikovaný podpis. Vyššie náklady a trenie sú odôvodnené výškou sumy a prípadnou požiadavkou prijímajúcej tretej strany.

Často kladené otázky

Má zmluva podpísaná online rovnakú hodnotu ako papierová zmluva? Áno. Elektronický dokument má rovnakú dôkaznú silu, pokiaľ možno identifikovať podpisujúceho a dokument je vyhotovený a uchovávaný za podmienok zaručujúcich jeho neporušenosť.

Musí si podpisujúci založiť konto? Nie. Dostane odkaz, otvorí dokument a podpíše ho vo svojom prehliadači alebo na telefóne.

Akú úroveň podpisu zvoliť? Úroveň prispôsobenú riziku spochybnenia daného dokumentu. Zjednodušený podpis postačuje pre väčšinu obchodných zmlúv; vyššie úrovne sa vyhradzujú pre úkony s vysokým rizikom.

Môže podpisovať viacero osôb? Áno, postupne alebo súbežne. Postupné podpisovanie umožňuje vložiť internú validáciu pred odoslaním klientovi.

Čo sa stane, ak podpisujúci podpis spochybní? Dôkazný spis — totožnosť, časová pečiatka, záznam udalostí, neporušenosť dokumentu — je to, čo umožňuje reagovať. Jeho pevnosť závisí od zvolenej úrovne podpisu.

Ako dlho treba uchovávať podpísanú zmluvu? Minimálne po dobu platnej premlčacej lehoty, často päť rokov v obchodných veciach a dlhšie v pracovnoprávnych. Archivácia musí zaručiť neporušenosť počas celej tejto doby.

Ísť ďalej

Najjednoduchšie je vyskúšať proces na skutočnom dokumente:

1. Vybrať vzor pripravený na podpis zodpovedajúci vašej potrebe, alebo vygenerovať dokument na mieru.
2. Postupovať podľa podrobného návodu na stránke ako podpísať.
3. Porovnať dosiahnutú lehotu s vaším súčasným procesom — práve táto miera rozhoduje, viac než jednotková cena, ako ukazuje naše porovnanie nákladov oproti papieru.

. Ceny sa odvíjajú od objemu odoslaní, s bezplatnými odoslaniami každý mesiac. Na automatizáciu z podnikového nástroja slúži API a existujúce integrácie, ktoré odstraňujú potrebu opätovného zadávania údajov.