Podpíšte zmluvu online: návod na použitie

Prečo podpisovať zmluvy online

Prečo podpisovať zmluvy online

Podpis zmluvy online skracuje cyklus podpisu z 3-5 dní na niekoľko hodín. Nie je potrebné tlačiť, skenovať, odosielať ani reštartovať. Všetko sa deje v prehliadači s vynikajúcou nadväznosťou na papier.

Krok 1: pripravte dokument

Začnite s čistým PDF (ideálne < 10 MB pre výkon). Ak je vaša zmluva vo Worde, platforma ju automaticky prevedie do formátu PDF.

• Pred odoslaním skontrolujte:
• žiadne chyby alebo preklepy (po podpísaní nie je možná oprava)
• presné sumy a dátumy

priložené povinné prílohy (DPE na prenájom, RIB na mandát SEPA)

Krok 2:⬥⬥ pre každého príjemcu:⬥ pridajte podpis

• celé meno
• e-mailová adresa
• mobilný telefón (pre OTP SMS, ak AES)
• rola (podpisovateľ, CC, kópia)

DefinujteDefinujte⬥⬥⬥ poradie

⬥⬥⬥ poradie

⬥⬥⬥ po predchádzajúcom).

• Krok 3: Umiestnite polia podpisu
• Presuňte polia do PDF:
• pole „podpis“ na príslušnej stránke

voliteľné: pole „dátum“, „text“, „iniciály“ na každej stránke ⬬⬬⬥ a⬥4 priraďte každé pole k podpisu sledovať

Nakonfigurujte možnosti:

• úroveň podpisu (SES alebo AES)
• automatické pripomienky (D+3, D+7)
• dátum vypršania platnosti (zvyčajne 15-30 dní)

Na adresu sa odošle e-mail s jedinečným podpisom. Na hlavnom paneli vidíte v reálnom čase: odoslané → otvorené → podpísané.

Krok 5: archivácia a opätovné použitie

Krok 5: archivácia a opätovné použitie

• Po podpísaní všetkých signatárov sa automaticky vygeneruje konečný súbor PDF s:
• pätou auditu s časovou pečiatkou
• kryptografickým odtlačkom

chyba

dokument je archivovaný vo formáte PAdES ⬥⬥0 rokov ⬥ ⬥ 0 rokov je archivovaný podpis vo formáte PAdES. Môžete ho kedykoľvek exportovať alebo zdieľať s treťou stranou.

• Osvedčené postupyPoužívajtešablóny
• pre opakujúce sa zmluvy (80 % zisk pri príprave)UprednostňujteAES ⬥0,0,00 EUR za zmluvy pre vysoké investície
• Pošlite zmluvujednoznačnejednoznačne
• (bez označenia „návrh“)
• Spustite znova automaticky, nie manuálneDobrenikdy nekomunikujú ⬥⬬⬥

⬥⬥ podpísané elektronickou formou chyby

• Odoslať bez korektúry: akákoľvek oprava si vyžaduje nové odoslanie
• Pridať nesprávneho podpisovateľa alebo nesprávny e-mail
• Zabudnúť pridať prílohy
• Použiť SES pre kritickú zmluvu
• Ako si nenastavte expiráciu (zmluva sa určite vlečie)

Certyneo robí odoslanie zmluvy na podpis jednoduchým a rýchlym: pretiahnutie PDF, intuitívne umiestnenie polí, odoslanie na 2 kliknutia, informačný panel v reálnom čase. Opakovane použiteľné šablóny, integrácie CRM, automatické pripomienky, 10-ročná archivácia.

Objavte riešenie elektronického podpisu Certyneo

FAQ

FAQ

Ako dlho trvá odoslanie zmluvy?

2-5 minút na jednoduchú zmluvu, viac na zložité šablóny.

Musí si podpisovateľ vytvoriť účet?

Nie, klikne na odkaz e-mailu, podpíše sa, je koniec.

Čo sa stane, ak signatár odmietne?

Zmluva je označená ako „odmietnutá“. Môžete ho upraviť a znova odoslať alebo ho opustiť.

Môžeme sa prihlásiť cez mobil?

Áno, všetky moderné platformy to umožňujú.

Je podpísaná zmluva rovnaká ako odoslaná PDF?

Rovnaký obsah plus päta auditu a kryptografický odtlačok.

Záver

Podpísanie online zmluvy prebieha v 5 jednoduchých krokoch. Po nainštalovaní pracovného postupu už vaše predajné a administratívne cykly už nikdy nebudú rovnaké.

Vyskúšajte Certyneo na odosielanie, podpisovanie a sledovanie vašich dokumentov online jednoducho, rýchlo a bezpečne.