Ako poslať dokument na podpis
Podrobný sprievodca odoslaním dokumentu na elektronický podpis: príprava, signatári, následné kroky.
Aktualizované
Redaktor — Certyneo · O spoločnosti Certyneo
5-krokový postup
5-krokový postup
Odoslanie dokumentu na elektronický podpis trvá menej ako 5 minút. Tu je postup krok za krokom.
- 1. Pripravte dokument
- Export do PDF (odporúča sa)
- Skontrolujte čitateľnosť na mobile (80 % signatárov sa podpisuje na mobile)
- Korektúra na odstránenie preklepov a chýb
Korektúra na odstránenie preklepov a chýb
Ak je to potrebné, vytvorte povinné prílohy.
- Na vašej podpisovej platforme:
- nový dokument → nahrajte PDF
pomenujte obálku (predmet dokumentu + signatár)
3. Pridajte signatárov
- 3. Pridajte signatárov
- Pre každého signatára:
- ⬥⬥⬥ telefón (pre OTP SMS ak AES)
- rola (podpisovateľ, schvaľovateľ, CC)
Definujte poradie: paralelné (všetky súčasne) alebo sekvenčné.
4. Umiestnite polia
Potiahnite do PDF:
- Potiahnite do PDF:
- pole podpisu (povinné)
voliteľné polia: dátum, meno, voľný text, začiarkavacie políčko, iniciály na stranu
Priraďte každé pole k správnemu podpisovateľovi.
5. Konfigurácia a odoslanie
- Možnosti konfigurácie:
- Možnosti konfigurácie:
- úroveň podpisu: SES alebo AES
- dátum vypršania platnosti (zvyčajne 15-30 dní)
automatické pripomienky (D+3, D+7) ⬥⬥⬥⬥ Kliknite na „Odoslať“. Signatári dostanú svoj e-mail okamžite.
Sledovanie dokumentu
Na hlavnom paneli sledujte v reálnom čase:
- odoslané → otvorené → podpísané
- odoslané → otvorené → podpísané
- upozornenia (e-mail, Slack, tímy)
možné manuálne reštartovanie pred odoslaním
- Vždy s kolegom a dôležitým testovaním
- Poskytnite kontaktný kanál pre začínajúcich signatárov
- Systematicky archivujte podpísaný dokument
- Systematicky archivujte podpísaný dokument
Vyhnite sa odosielaniu v piatok večer alebo cez víkendy
- Časté chyby
- Nesprávne zadanie e-mailu (typ písma alebo stará adresa) ⬥⬥
- Neumiestňujte pole podpisu
- Súbor je príliš veľký (> 10 MB → pomalý na mobile)
- Odoslať bez korektúry
Odoslať bez korektúry
Konkrétny prípad: predajca
- Predajca pošle 20 cenových ponúk týždenne. Rutina:
- Generovanie z HubSpot (citát + CGV)
- Automatické odosielanie v SES prostredníctvom integrácie
- Pripomienky D+2 a D+5
- Pripomienky D+2 a D+5
Oznámenia o nedostatku v reálnom čase ⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥ aktualizované po podpise človeka: CRM zásielka. Ako vám Certyneo pomôže? Všetko za menej ako 3 minúty.
Objavte riešenie elektronického podpisu Certyneo
FAQ
2-5 minút na jednoduchý dokument.
Môžeme poslať ten istý dokument viacerým signatárom?
Môžeme poslať ten istý dokument viacerým signatárom?
Áno, všetko v rovnakej obálke, paralelne alebo postupne.
Mali by sme signatára informovať vopred?
Nevyžaduje sa, ale odporúča sa pre začínajúcich podpisovateľov.
Môžeme zrušiť zásielku?
Áno, pred podpisom. Potom nie.
Áno, pred podpisom. Potom nie.
Môže sa podpisovateľ previesť na niekoho iného?
V závislosti od konfigurácie. Štandardne nie.
Záver
Odoslanie dokumentu na podpis je jednoduché gesto, ktoré sa stalo každodenným. Po zavedení rutiny sa vaše zmluvné cykly zmenia.
Vyskúšajte Certyneo na odosielanie, podpisovanie a sledovanie vašich dokumentov online jednoducho, rýchlo a bezpečne.
Vyskúšajte Certyneo zadarmo
Odošlite svoju prvú podpisovú obálku za menej ako 5 minút. 5 obálok zadarmo mesačne, bez platobnej karty.
Prehĺbiť sa v téme
Referenčné články k tejto téme.
Prehĺbiť sa v téme
Naše komplexné sprievodcovia na zvládnutie elektronického podpisu.
Pokračujte v čítaní o Návody
Prehĺbte si znalosti týmito článkami súvisiacimi s témou.
Elektronický podpis: integrácia v Outlooku a Gmaile
Podpisujte svoje dokumenty bez opustenia Outlooku alebo Gmailu vďaka natívnej integrácii elektronického podpisu. Objavte najlepšie praktiky a riešenia na rok 2026.
Elektronický podpis a integrácia ERP: sprievodca 2026
Pripojenie elektronického podpisu k vášmu ERP transformuje vaše dokumentárne toky a skracuje doby podpisu o 70 %. Zistite, ako ho efektívne integrovať.
Checklist 2026 na zníženie lehôt podpisovania v telekomunikáciách
Operátori telekomunikácií strácajú v priemere 4 až 7 dní na zmluvu kvôli neoptimalizovaným procesom podpisovania. Objavte kontrolný zoznam 2026 na transformáciu vášho workflow riadenia dokumentov.