Ako archivovať elektronicky podpísaný dokument

Prečo správne archivovať

Prečo správne archivovať

Elektronicky podpísaný dokument má hodnotu len vtedy, ak dôkaz zostane konzultovateľný a overiteľný počas celého zákonného obdobia — niekedy 10, 20, dokonca 30 rokov. Odfláknutá archivácia = oslabené dôkazy v prípade sporu.

• Trvanie, ktoré je potrebné dodržaťTrvanie, ktoré je potrebné dodržať
• Obchodné zmluvy ⬥⬥⬥: 10 rokov (Obchodný zákonník)Pracovné zmluvy ⬥⬥⬥: 5 rokov po skončení ⬥⬥⬬Faktúry
• Pracovné zmluvy ⬥⬥⬥: 5 rokov po skončení ⬥⬥⬬FaktúryFaktúry
• ⬥ (daň)⬥ (daň)
• Prenájmy ⬥⬥⬥: doba trvania + 5 rokovNotárske zápisnice ⬥⬥⬥: 30 rokov
• Notárske zápisnice ⬥⬥⬥: 30 rokovPoistenie ⬥⬥⬥: 2 až 10 rokov⬥⥬ v závislosti od typu Podpísané PDF

aaudit trailaudit trailna najdlhšie použiteľné obdobie.Formáty archívu

Formáty archívu

• PAdES-B-B ⬥⬥⬥: základný, jednoduchý podpisPAdES-B-T ⬥⬥⬥: + kvalifikovaná časová pečiatka
• PAdES-B-T ⬥⬥⬥: + kvalifikovaná časová pečiatka+ certifikát PAdES-B-LT
• PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + periodické časové pečiatky (viacnásobné)PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + periodické časové pečiatky (viacnásobné)
• Pre dlhú archiváciu uprednostnitePAdES-B-LTA

PAdES-B-LTA.3 možnosti archivácie

1. Outsourcovaná archivácia (platforma)

1. Outsourcovaná archivácia (platforma)

Podpisová platforma uchováva vaše dokumenty X rokov. Zahrnuté vo väčšine plánov.

Výhody ⬥⬥⬥: žiadne úsilie, v súlade s eIDASVýhody ⬥⬥⬥: žiadne úsilie, v súlade s eIDASNevýhody ⬥⬥⬥: závislosť od poskytovateľa služieb, reverzibilita, ktorú treba overiť2. Interná archivácia

2. Interná archivácia

Vaše dokumenty sú uložené na vašich serveroch alebo na vyhradenej SAE.

Výhody ⬥⬥⬥: úplná kontrolaVýhody ⬥⬥⬥: úplná kontrolaNevýhody ⬥⬥⬥: náklady, potrebné interné zručnosti3. SAE s dôkaznou hodnotou

Certifikovaný elektronický archivačný systém

Certifikovaný elektronický archivačný systémNF Z42-013 ⬥⬥⬥. Najvyššia úroveň súladu.Výhody ⬥⬥⬥: predpoklad právnej spoľahlivosti

Výhody ⬥⬥⬥: predpoklad právnej spoľahlivostiNevýhody ⬥⬥⬥: vysoké náklady, predimenzované pre MSPOsvedčené postupyOsvedčené postupy

Udržujte

• PDF + audit trail ⬥⬥⬥, nikdy jednu bez druhej ⬥ redundancia:⬥-⬥ viacnásobná podporaPDF + audit trail ⬥⬥⬥, nikdy jednu bez druhej ⬥ redundancia:⬥-⬥ viacnásobná podporaPeriodické overovanie ⬥⬥⬥: každých 6-12 mesiacov potvrďte, že dokumenty sú čitateľné
• Dokumentácia ⬥⬥⬥: písomné postupyDokumentácia ⬥⬥⬥: písomné postupy
• Uchovávajte iba ročné obnovovacie testy ⬥⬥⬬⬥⬥⬥⬥⬬⬥⬥⬥ PDF, nie audit trailUchovávajte na jedinom médiu (interný pevný disk)
• Používajte cloud bez klauzuly o zachovaníPoužívajte cloud bez klauzuly o zachovaní
• Zabudnite na doby trvania špecifické pre určité sektoryNetestujte obnovu

Netestujte obnovu

• migrácia archívu
• Migrácia archívu ⬥ Export všetkých podpísaných dokumentov + kontrolné záznamy
• Migrácia archívu ⬥ Export všetkých podpísaných dokumentov + kontrolné záznamy
• Import do nového systému alebo vyhradeného SAE
• Kontrola integrity (odtlačok prsta SHA-256)

Kontrola integrity (odtlačok prsta SHA-256)

Dočasný prístup k starému systému si ponechajte

1. Konkrétny prípad: MSP meniace poskytovateľa služieb ⬥⬥ 50 podpísaných zamestnancov za 05 rokov. Migrácia:
2. automatizovaný export cez API
3. automatizovaný export cez API
4. import k novému poskytovateľovi služieb + externé SAE ako záloha

overenie vzorkou (skontrolovaných 50 dokumentov)

overenie vzorkou (skontrolovaných 50 dokumentov)

• ukončenie starého poskytovateľa služieb po 3 mesiacoch
• Celkové trvanie: 4 týždne. Nulová strata. Ako vám Certyneo pomôže? Formát PAdES-B-T štandardne, PAdES-B-LTA voliteľný pre kritické dokumenty.
• Celkové trvanie: 4 týždne. Nulová strata. Ako vám Certyneo pomôže? Formát PAdES-B-T štandardne, PAdES-B-LTA voliteľný pre kritické dokumenty.
• Objavte riešenie elektronického podpisu Certyneo

FAQ

FAQ

Mám si vytlačiť svoje podpísané dokumenty?Nie, zbytočné a kontraproduktívne (strata dôkaznej hodnoty).Nie, zbytočné a kontraproduktívne (strata dôkaznej hodnoty).

Stačí štandardný cloud (Google Drive, Dropbox)?

Pre PDF áno, ale nie pre dôkaznú hodnotu. Uprednostňujte špecializovanú archiváciu.

Čo mám robiť, ak sa moja podpisová platforma zatvorí?

Čo mám robiť, ak sa moja podpisová platforma zatvorí?

PAdES PDF súbory zostávajú overiteľné offline. Pravidelne exportujte záznamy auditu.

Mali by byť archívy šifrované?

Mali by byť archívy šifrované?

Odporúča sa pre citlivé dokumenty. Dávajte pozor, aby ste si kľúče nechali dlho.

Kedy začína 10-ročné obdobie?

Kedy začína 10-ročné obdobie?

Pre obchodnú zmluvu: koniec realizácie. Pre pracovnú zmluvu: koniec zmluvy.

Záver

Záver

Dobrá archivácia je životnou poistkou vašich elektronických podpisov. Vyberte si vzorec prispôsobený vašim výzvam (outsourcovaný pre väčšinu malých a stredných podnikov, SAE NF Z42-013 pre kritické prípady), pravidelne testujte.

Vyskúšajte Certyneo na odosielanie, podpisovanie a sledovanie vašich dokumentov online jednoducho, rýchlo a bezpečne.