Elektronická archivizácia (podpis, dôkazná hodnota)

Elektronická archivizácia označuje dlhodobú uchovávanie digitálnych podpísaných dokumentov za podmienok zaručujúcich ich dôkaznú hodnotu, čitateľnosť a integritu v čase. Nie je to to isté ako jednoduchá záloha: záväzná archivizácia si kladie prísne technické a právne požiadavky, ktoré ju rozlišujú od jednoduchého uloženia v cloude.

Tri piliere záväznej archivizácie :
• Integrита : archivovaný dokument nemôže byť zmenený — akákoľvek zmena je zistiteľná a zneplatňuje dôkaz. Zaručené kryptografickým hešom dokumentu pri archivácii a periodickým overovaním tohto hešu.
• Trvanlivosť : dokument zostáva čitateľný za 10, 20 alebo 50 rokov, nezávisle od vývoja softvéru. To si vyžaduje normalizované formáty (PDF/A pre obsah, PAdES B-LTA pre podpis) a migráciu nosičov v pravidelných intervaloch.
• Sledovateľnosť : každá operácia s archivovaným dokumentom (zobrazenie, komunikácia, vymazanie) sa zaznamenáva v denníku udalostí s časovým pečiatkom a nefalsovateľným.

Normatívny rámec : vo Francúzsku sa záväzná archivizácia riadi normami NF Z42-013 (francúzsky referenčný rámec, AFNOR) a medzinárodnou normou ISO 14641. Pre verejný sektor a určité regulované činnosti (zdravotníctvo, finančné služby) je požadovaný súhlas SIAF (Service Interministériel des Archives de France) alebo certifikácia tretej strany – archivátora. Nariadenie eIDAS 2.0 zavádza novú kvalifikovanú službu dôvery venovanú kvalifikovanej elektronickej archivácii, uznávanú bez ďalšieho v celej EÚ.

Zákonom stanovená doba uchovania vo Francúzsku :
• Obchodné zmluvy a faktúry : 10 rokov (Obchodný zákonník čl. L123-22)
• Pracovné zmluvy : 5 rokov po odchode zamestnanca
• Daňové doklady : 6 rokov (Zákon o daňových postupoch čl. L102 B)
• Notárske akty : 75 rokov (Kódex notárov)
• Lekárske doklady : 20 rokov po poslednom akte (Zákonník o verejnom zdravotníctve)

Implementácia spoločnosti Certyneo : všetky podpísané dokumenty sú archivované vo formáte PAdES B-LT (B-LTA dostupný v Business pláne pre uchovávanie > 10 rokov), s kvalifikovaným časovým pečiatkom RFC 3161, uchovávanie 10 rokov zahrnuté vo všetkých plánoch, denník udalostí dostupný kedykoľvek, a stiahnutie auditnej stopy vo formáte PDF. Pozri tiež dôkazná hodnota a LTV (Long-Term Validation).