Аннотировать PDF онлайн: выделение, комментирование, рисование

Аннотировать PDF онлайн бесплатно: краткий ответ

Чтобы аннотировать PDF онлайн без установки чего-либо, откройте файл в приведённом выше читателе, выберите инструмент «Аннотировать», а затем выделите отрывок или рисуйте прямо на странице. Когда ваши аннотации на месте, нажмите «Применить», просмотрите документ, а затем сохраните аннотированный PDF. Эта операция бесплатна, не требует учётной записи и выполняется полностью в вашем браузере: файл не отправляется на какие-либо серверы.

В этом руководстве подробно описано, что именно подразумевается под аннотированием PDF, восемь доступных инструментов и правильное использование каждого из них, случаи, которые создают проблемы (отсканированный документ, защищённый файл, чтение на планшете) и что делать с документом после аннотирования. Если вы ищете конкретный жест, специальные руководства дают больше информации: выделить PDF онлайн, добавить комментарий к PDF, просмотреть и отредактировать PDF совместно или аннотировать PDF на iPad или планшете.

Аннотирование PDF: о чём именно идёт речь?

PDF разработан для того, чтобы быть неизменным: его макет одинаков на всех экранах и всех принтерах. Аннотирование этого документа не означает его переписание, а скорее наложение слоя визуальных замечаний поверх него: выделение, линия, заметка, штамп. Исходный текст остается нетронутым под ним.

Стандарт PDF (ISO 32000) предусматривает для этого специальные объекты, называемые аннотациями. Каждая имеет тип (выделение, подчеркивание, зачеркнутый текст, рисунок, квадрат, текстовое поле, заметка, штамп), позицию на странице, цвет и при необходимости текстовое содержимое. Это стандартный формат, который Certyneo Reader записывает в ваш файл.

Практическое следствие: ваши аннотации не являются изображением, наклеенным на страницу. Adobe Acrobat, Preview на Mac, встроенные в браузеры программы просмотра и большинство приложений PDF распознают их как настоящие аннотации. Получатель может отображать их, перечислять, отвечать на них в собственном программном обеспечении или удалять их по одной.

Инструменты аннотирования и когда использовать каждый

Инструмент "Аннотировать" объединяет восемь жестов. Первые три действуют на выделенный текст; следующие пять свободно располагаются на странице. Все предлагают пять цветов: желтый, зеленый, синий, красный и черный.

Выделение, подчеркивание, зачеркивание

Выберите отрывок так, как вы это делаете на веб-странице: выделение, подчеркивание или зачеркнутый текст точно следует выбранным строкам, даже если они занимают несколько строк. Выделение используется для отметки самого важного, подчеркивание для обозначения пункта к проверке, зачеркнутый текст для предложения об удалении. Эти три инструмента требуют выделяемого текста: наше руководство по выделению текста в PDF объясняет, что делать, если выделение не работает.

Рисование от руки

Рисунок свободно проводится мышью, пальцем или стилусом: обвести цифру, связать два абзаца, добавить стрелку или скобку. Это самый выразительный инструмент, но также и наименее точный: зарезервируйте его для визуальных указаний и сохраняйте письменные замечания для текстовых инструментов.

Обрамление области

Рамка рисует прямоугольник вокруг таблицы, подписи, логотипа или любого элемента, который не является выделяемым текстом. Она привлекает внимание, не скрывая ничего.

Текстовое поле и закрепленный комментарий

Текстовое поле записывает ваше замечание непосредственно на страницу, видимое для всех и печатаемое вместе с ней. Закрепленный комментарий размещает небольшой значок: его содержимое отображается, когда читатель нажимает на него или открывает панель комментариев в своем приложении. Первое подходит для коротких инструкций, которые должны бросаться в глаза, второе для более длинных объяснений, которые не должны загромождать страницу. Чтобы выбрать между ними и написать полезные замечания, прочитайте наше руководство по комментированию PDF.

Штамп-изображение

Штамп размещает изображение PNG или JPG на странице: логотип, печать компании, пометку «Просмотрено» или «Оплачено», подготовленную заранее. Отсканированная подпись, таким образом проставленная, остается просто изображением без доказательной силы: для того чтобы обязать кого-то, требуется электронная подпись.

Аннотирование PDF без Adobe Acrobat

Adobe Acrobat Reader в его бесплатной версии позволяет выделять и комментировать, но требует установки, а более продвинутые функции зарезервированы для подписки. Существует несколько альтернатив, каждая со своими ограничениями.

• Программы просмотра PDF, встроенные в современные браузеры (Microsoft Edge, Firefox), предлагают несколько инструментов для выделения, рисования или текста, список которых варьируется от браузера к браузеру и от версии к версии.
• Preview на Mac и инструмент аннотирования приложения "Файлы" на iPhone и iPad полнофункциональны, но присущи экосистеме Apple.
• Многие онлайн-сервисы аннотирования начинают с загрузки вашего файла на свои серверы, иногда с ограничением количества страниц или файлов в день, и требуют учетную запись для сохранения результата.
• Certyneo Reader работает в любом современном браузере, как на компьютере, так и на мобильном устройстве, без учётной записи и ограничений, и обрабатывает файл локально.

Какой бы инструмент вы ни выбрали, проверьте один момент перед тем, как начать: аннотации должны быть написаны в стандартном формате PDF. Некоторые инструменты сжимают всё в изображение при сохранении; ваш получатель не сможет ни выделить текст, ни удалить примечание.

Аннотирование сканированного PDF: этап OCR

Сканированный или сфотографированный документ — это для программы чтения PDF всего лишь изображение: он не содержит никакого текста. Вы можете рисовать на нём, добавлять рамку, текстовое поле, комментарий или штамп, но невозможно выделить предложение для подчёркивания или зачёркивания.

Решение состоит в том, чтобы сделать сканирование доступным для поиска с помощью OCR перед аннотированием. Распознавание символов добавляет под изображением невидимый текстовый слой, выровненный по словам. После этого этапа выделение работает, а инструменты подчёркивания следуют по строкам документа. Поиск слова в PDF становится возможным одновременно.

Совет: если PDF похож на содержащий текст, но выделение прыгает из блока в блок, часто это документ, размещённый в колонках. Выделяйте колонку за колонкой, начиная с начала предложения.

Аннотирование, редактирование, зачернение: три различных действия

Эти три операции часто путают, хотя они имеют разные эффекты и риски.

• Аннотирование добавляет примечания над содержимым, не изменяя его. Исходный текст остаётся читаемым и копируемым, и каждое примечание можно удалить.
• Редактирование изменяет само содержимое: исправляет дату, ошибку или сумму прямо в строке. Это роль инструмента для редактирования текста в PDF, который переписывает строку шрифтом тех же размеров.
• Зачернение окончательно удаляет информацию: скрытый текст удаляется из файла, а не просто закрывается. Для номера социального страхования, IBAN или имени, подлежащего анонимизации, используйте инструмент для зачернения PDF.

Классическая ошибка состоит в рисовании чёрного прямоугольника над конфиденциальными данными в надежде удалить их. Рамка или рисунок — это всего лишь аннотация: текст под ней всё ещё существует, и его может скопировать или удалить примечание кто угодно. Чтобы скрыть информацию, зачерните её; чтобы её указать, аннотируйте её.

Коллективное редактирование документа

Аннотирование — это общий язык редактирования: доклад, заметка, макет или контракт циркулируют в PDF, каждый добавляет свои примечания, и автор повторно их включает в исходный документ. Чтобы этот процесс работал, установите соглашения перед началом: свой цвет для каждого редактора, зачёркивание для удаления, подчёркивание для пунктов проверки, текстовое поле для предложенных замен.

Когда несколько редакторов работают каждый на своей копии, становится сложно узнать, что изменилось от одной версии к другой. Инструмент для сравнения двух версий PDF выделяет добавленные и удалённые строки. Наш полный метод для коллективного редактирования и исправления PDF описывает соглашения, процесс редактирования и особый случай контракта перед подписанием.

Аннотирование PDF на iPad, планшете или телефоне

Инструмент работает в браузере вашего планшета или телефона, без необходимости установки приложения. На сенсорном экране рисунок следует за пальцем или стилусом, а выделение текста осуществляется длительным нажатием, как на любой веб-странице.

На большом экране горизонтальная ориентация и масштабирование делают выделение более точным. Аннотированный файл сохраняется в папку загрузок устройства. Наш гайд по аннотированию PDF на iPad или планшете Android даёт пошаговые инструкции и полезные настройки для письма стилусом.

Конфиденциальность: почему аннотирование происходит на вашем устройстве

Документы, которые мы аннотируем, редко бывают безобидными: контракты, расчётные листы, медицинские досье, экзаменационные работы, документы в судебном деле. Доверить их онлайн-сервису, который их хранит, даже временно, вызывает настоящий вопрос о конфиденциальности и иногда о соответствии GDPR.

Certyneo Reader читает и изменяет PDF прямо в вашем браузере. Файл никогда не загружается: Certyneo его не получает, не хранит и не может просмотреть. Закрытие вкладки удаляет документ из памяти. Это также позволяет аннотировать большие файлы размером до 150 МБ без времени на отправку.

PDF, защищённый паролем, открывается путём ввода этого пароля, проверяемого только на вашем устройстве. Если аннотированный документ должен отправляться в зашифрованном виде, используйте инструмент для защиты PDF паролем перед отправкой.

Применить, исправить, сохранить: пошаговый процесс

Пока вы не нажали кнопку «Применить», ваши аннотации остаются в статусе ожидания: они отображаются на странице, но ещё не записаны в файл. Счётчик на панели инструментов показывает их количество.

1. Чтобы удалить ожидающую аннотацию, выберите инструмент «Удалить» и нажмите на неё. Кнопка «Отменить всё» удаляет все ожидающие аннотации одновременно.
2. Нажмите кнопку «Применить»: все аннотации записываются в PDF за одну операцию, и страница перезагружается.
3. Если результат не устраивает, команда «Отменить последнее изменение» вернёт предыдущее состояние, пока файл не сохранён.
4. Нажмите кнопку «Сохранить», чтобы загрузить аннотированный PDF. Пока это не сделано, читатель предупредит вас перед закрытием страницы.

Ваши аннотации добавляются к тем, которые уже содержались в документе, без удаления их. Если вы хотите удалить уже сохранённую аннотацию, откройте файл в читателе, который отображает список комментариев, например Adobe Acrobat Reader или Preview: каждую стандартную аннотацию можно там выбрать и удалить.

После аннотирования: поделиться, сравнить, получить подпись

Аннотированный PDF редко является конечной целью. В зависимости от ситуации, следующий шаг — отправить его автору для учёта замечаний, сжать для отправки по электронной почте или перепроверить в последний раз в онлайн-читателе PDF перед распространением.

Когда документ является контрактом, сметой или заказом, последний шаг часто — подпись. После учёта замечаний и утверждения финальной версии вы можете подписать PDF онлайн электронной подписью: ваши подписанты подписывают со своего телефона, и подписанный документ запечатывается, что предотвращает любые последующие изменения без видимых следов.

Лучшие практики для читаемых аннотаций

• Одна идея на одну аннотацию: комментарий, который смешивает три замечания, редко обрабатывается полностью.
• Цветовой код, объявленный с самого начала, например жёлтый для ключевой информации, красный для ошибки, зелёный для утверждения.
• Замечания, которые предлагают решение, а не просто констатацию: «заменить 30 дней на 45 дней» вместо «срок нужно пересмотреть».
• Выделение с осторожностью: полностью выделённый абзац больше ничего не сигнализирует.
• Явное имя файла при сохранении с датой и ваши инициалы, чтобы каждый знал, какую версию он имеет.
• Последняя перепроверка аннотированного PDF перед отправкой, в частности, чтобы убедиться, что никакие внутренние замечания не должны остаться в копии для клиента.