Управление нотариальными делами онлайн: электронная подпись и отслеживание
Централизуйте подпись и отслеживание частных актов каждого дела клиента вашей конторы — наследство, продажу, управление сдачей в аренду, сообщество собственников — в одном пространстве. Каждое дело объединяет своих подписантов, подписанные акты, аудит-лог и сроки вместо того, чтобы быть рассеянным по почтовым ящикам и бумажным архивам. Соответствует статусу нотариусов (ордонанс № 45-2590) и регламенту eIDAS — рекомендуется расширенная подпись, история сохраняется по делу.
- Правовая база
- Статус нотариусов · отслеживание дела
- Уровень подписи
- Рекомендуется AES eIDAS
- Архивы
- 10 лет включительно
Почему централизовать отслеживание файлов ваших клиентов?
Нотариальное бюро постоянно обрабатывает несколько десятков файлов параллельно — наследства, продажи, совместную собственность, мандаты на управление — каждый из которых включает несколько актов от руки и нескольких подписантов (наследники, сособственники, доверители). Без специального инструмента отслеживание основывается на разрозненных почтовых сообщениях и бумажных папках с реальным риском потерять акт, ожидающий подписания, или предстоящий срок. Централизация электронной подписи по файлам позволяет одним щелчком найти все подписанные акты, их аудиторский след и личность каждого подписанта, а также отследить ход каждого дела без ручной реконструкции истории.
Почему подписывать в электронном виде?
Одно место на файл клиента
Каждое дело (наследство, продажа, совместная собственность, мандат на управление) группирует свои акты от руки, своих подписантов и аудиторский след в одном месте, вместо того чтобы быть разрозненными по почтовым ящикам и папкам.
Отслеживание хода выполнения одним взглядом
Статус каждого акта виден сразу: ожидает подписания, подписан, отправлен повторно. Конец ручным письмам-напоминаниям, чтобы узнать, где находится наследник или сособственник.
Несколько подписантов на файл
Наследство, совместная собственность, раздел: каждый со-клиент получает свою личную ссылку с SMS OTP. Последовательная или параллельная подпись в зависимости от файла, без повторного ввода между каждым актом.
История и аудиторский след, сохранённые по делу
Каждый акт файла архивируется с его PDF доказательства (личность проверена SMS OTP, временная метка, хеш SHA-256). Возможен экспорт одним щелчком для коллеги-преемника или в случае судебного спора.
Процедура в 4 этапа
От подготовки к юридическому архивированию менее чем за 5 минут.
1. Создать файл клиента
Назовите файл (имя клиента, тип дела) и подготовьте первый акт от руки для подписания (соглашение об гонорарах, мандат, соглашение между клиентами).
2. Добавить подписантов файла
Нотариус + клиент(ы), затронутый(е) делом. Для наследства или совместной собственности добавьте всех со-клиентов; каждый получает свою защищённую личную ссылку.
3. Отследить ход выполнения актов
Каждый акт файла отображает его статус (ожидает, подписан, отправлен повторно). Найдите одним щелчком полную историю дела без реконструкции почтовых сообщений.
4. Архивировать и экспортировать файл
Подписанные акты и их аудиторский след остаются привязанными к файлу на протяжении всего срока законного архивирования. Экспорт возможен для передачи коллеге-преемнику.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли объединить несколько актов в один файл клиента?
- Да. Каждый файл (наследство, продажа, совместная собственность, мандат на управление) централизует все его акты от руки, его подписантов и их аудиторский след в одном месте, вместо обработки каждого акта отдельно.
- Как отследить ход выполнения дела с несколькими наследниками?
- Статус подписи каждого наследника или сособственника виден с первого взгляда (ожидание, подписано, повторно отправлено). Каждый получает личную защищённую ссылку с OTP SMS на свой собственный номер.
- Заменяет ли отслеживание дела специализированное программное обеспечение нотариуса?
- Нет — Certyneo централизует электронную подпись и отслеживание частных актов нотариального офиса; он не заменяет полное программное обеспечение для управления нотариусом и не заменяет подготовку официальных актов, которые остаются за пределами его области.
- Можно ли отправить напоминание подписавшему лицу, которое ещё не подписало свой акт?
- Да, напоминание можно отправить непосредственно из дела без повторного использования истории электронных писем.
- Сохраняется ли история дела после подписания всех актов?
- Да, каждый акт остаётся привязанным к своему делу с его журналом аудита (личность подтверждена OTP SMS, временная метка, хеш SHA-256) на весь период законного архивирования, доступный в любой момент.
- Как передать дело коллеге-преемнику?
- Подписанные акты и их журнал аудита можно экспортировать из дела для передачи коллеге в случае передачи офиса или продажи клиентской базы.
- Какой уровень подписи для актов в нотариальном деле?
- Продвинутая подпись (AES) рекомендуется для частных актов нотариального офиса — приемлема в суде (ст. 1367 Гражданского кодекса), с папкой доказательств, прилагаемой к каждому акту.
- Сколько стоит отслеживание дел для нотариального офиса?
- Постоянный бесплатный план позволяет тестировать на нескольких делах с ежемесячной квотой конвертов. Платные планы адаптируются к объёму дел, обрабатываемых офисом.
Читайте также
- Электронная подпись для нотариусов и нотариальных контор
- Глоссарий продвинутая подпись (AES)
- Глоссарий Регламент eIDAS
- Тарифы Certyneo
- Решение электронной подписи eIDAS
- Электронная подпись для нотариусов и нотариальных контор
- Подлинный акт против частного соглашения для нотариусов
- Архивируйте свои нотариальные акты и отслеживайте их сроки
- Le Plan Métier Notariat : gestion de dossiers pour étude notariale
Централизуйте отслеживание ваших клиентских дел
Постоянный бесплатный план (5 конвертов в течение 14 дней, затем 2/месяц), без банковской карты. Соответствует статусу нотариусов и eIDAS. История и журнал аудита сохраняются по делам.