Архивирование и отслеживание сроков нотариальных документов в электронном виде
Храните документы по частному праву вашей конторы с доказательственной силой на весь установленный законом срок и отслеживайте связанные с ними сроки — срок отказа, продление доверенности, срок действия соглашения. Каждый архивированный документ остается доступным со своей полной цепочкой аудита (личность подписантов, временная метка, хеш документа), без необходимости восстанавливать историю вручную во время проверки или судебного разбирательства.
- Правовая база
- Законное архивирование · доказательственная сила
- Уровень подписи
- Рекомендуется AES eIDAS
- Архивы
- 10 лет включительно
Почему архивирование с доказательственной силой важно для нотариальной конторы?
Документы по частному праву нотариальной конторы — соглашения об honoraires, доверенности на управление наследством, соглашения между клиентами — должны храниться в течение периода исковой давности (как правило, 10 лет для гражданских и коммерческих документов) и оставаться enforceable в случае проверки Высшим советом нотариусов или судебного спора с клиентом. Архивирование с доказательственной силой — это не просто сохранение подписанного PDF: оно также сохраняет полную цепочку аудита — verified identity подписанта, временная метка, отпечаток документа — которая доказывает надежность документа в момент, когда она оспаривается. Некоторые документы имеют дополнительный собственный срок (срок отказа от доверенности, срок действия соглашения о конфиденциальности, продление соглашения), который необходимо отслеживать без ручного просмотра каждого дела.
Почему подписывать в электронном виде?
Архивирование на 10 лет включено
Каждый документ по частному праву сохраняется со своей полной цепочкой аудита в течение 10 лет (общий срок исковой давности) без дополнительных действий, с возможностью продления для имущественных дел, требующих более длительного хранения.
Полная и exportable цепочка аудита
Личность подписанта verified по SMS OTP, временная метка RFC 3161, отпечаток SHA-256 документа. PDF доказательства экспортируется одним кликом для проверки Высшим советом нотариусов или судебного разбирательства.
Отслеживание сроков по документам
Срок отказа, продление доверенности, срок действия соглашения: каждый документ содержит необходимую информацию для поиска его сроков без повторного просмотра дела с самого начала.
Профессиональная тайна сохраняется при архивировании
Шифрование TLS 1.3 при передаче, AES-256 в покое, строгая изоляция данных по исследованию, размещение 100 % в ЕС (IONOS), без субподряда вне ЕС — включая архивированные акты на длительный срок.
Процедура в 4 этапа
От подготовки к юридическому архивированию менее чем за 5 минут.
1. Подписать частный акт
Акт подписывается в расширенной подписи (AES) с проверкой личности через OTP SMS каждого клиента.
2. Автоматическое архивирование с доказательственной силой
Окончательный акт и полный журнал аудита архивируются автоматически без дополнительных операций со стороны исследования.
3. Отслеживать сроки действия, связанные с актом
Найдите в любой момент сроки действия, связанные с актом (период отказа, продление, срок обязательства) прямо из его файла.
4. Экспортировать в случае проверки или судебного разбирательства
PDF доказательства и полный журнал аудита экспортируются одним щелчком для коллеги-преемника, Высшего совета нотариата или любого суда.
Часто задаваемые вопросы
- Как долго нотариус должен хранить свои частные акты?
- Минимум 10 лет, срок давности по общему праву, применимый к гражданским и коммерческим актам. Для актов, связанных с наследственным или имущественным файлом, рекомендуется более длительное хранение. Certyneo архивирует 10 лет включительно с возможностью продления.
- Что такое архивирование с доказательственной силой?
- Это сохранение подписанного документа вместе с полным журналом аудита — подтвержденной личностью подписавшегося, временной меткой, отпечатком документа — что позволяет продемонстрировать надежность акта в случае оспаривания, а не просто его хранение.
- Как отслеживать период отказа от нотариального поручения?
- Период отказа, применимый к определенным поручениям, остается связанным с архивированным актом, доступным для просмотра из его файла без необходимости восстанавливать историю обмена с клиентом.
- Что происходит, если архивированный акт оспорен клиентом?
- PDF доказательства и полный журнал аудита (личность подтверждена OTP SMS, временная метка RFC 3161, хеш SHA-256) экспортируются одним щелчком, подлежат использованию во всех гражданских и коммерческих судах и перед Высшим советом нотариата в случае дисциплинарного разбирательства.
- Соответствует ли электронное архивирование нотариальной профессиональной тайне?
- Да — шифрование TLS 1.3 при передаче, AES-256 в покое, строгая изоляция данных по исследованию, размещение 100 % в ЕС (IONOS) без субподряда вне ЕС, DPA соответствующий RGPD, интегрирующий положения, специфичные для нотариальной профессиональной тайны.
- Можно ли экспортировать архивированный акт для коллеги-преемника?
- Да, каждый акт и его журнал аудита остаются экспортируемыми в любой момент из его папки для передачи коллеге в случае передачи дела или продажи клиентской базы.
- Отслеживание сроков работает ли также для актов с несколькими подписантами?
- Да — для акта, касающегося нескольких наследников или сособственников, срок остается привязанным к самому акту, независимо от количества подписантов.
- Архивирование с доказательственной силой касается ли также электронного нотариального акта?
- Нет — электронный нотариальный акт (ст. 1369 Гражданского кодекса, декрет 2005-973) хранится в соответствии с устройством, характерным для нотариальной профессии, вне сферы действия Certyneo. Это архивирование касается актов под частной подписью нотариального бюро.
Читайте также
- Электронная подпись для нотариусов и нотариальных контор
- Глоссарий продвинутая подпись (AES)
- Глоссарий Регламент eIDAS
- Тарифы Certyneo
- Решение электронной подписи eIDAS
- Электронная подпись для нотариусов и нотариальных контор
- Управляйте своими нотариальными делами онлайн
- Подлинный акт против частного соглашения для нотариусов
- Le Plan Métier Notariat : gestion de dossiers pour étude notariale
Архивируйте ваши нотариальные акты с полной уверенностью
Постоянный бесплатный план (5 конвертов в течение 14 дней, затем 2/месяц), без банковской карты. Архивирование с доказательственной силой 10 лет включено, в соответствии со статусом нотариусов и eIDAS.