Электронная подпись заказа на поставку

Заказ на поставку — это документ, который превращает предложение в обязательство. До момента подписания существует лишь смета; после подписания он образует договор и запускает сроки оплаты. Электронное подписание никак не меняет его юридическую силу — Французский гражданский кодекс признаёт за электронным документом такую же доказательную силу, как и за бумажным, — но полностью меняет срок его получения, сокращая его с нескольких дней до нескольких минут.

Что должен содержать заказ на поставку

Подписанный заказ на поставку имеет смысл только тогда, когда он полный. Необходимы шесть элементов:

• идентификация сторон: наименование, организационно-правовая форма, адрес, регистрационный номер.
• Точное описание товаров или услуг, с указанием количества и характеристик.
• Цена, без учёта налогов и с учётом всех налогов, а также условия возможного пересмотра.
• Сроки поставки или исполнения.
• Условия оплаты: срок, аванс, порядок расчётов.
• Ссылка на общие условия продажи, с указанием их принятия.

Именно этот последний пункт чаще всего становится предметом спора. Одного лишь предъявления общих условий недостаточно: необходимо доказать, что клиент был с ними ознакомлен и принял их до заключения сделки. Электронный заказ на поставку решает эту проблему, объединяя документ, приложенные условия и акт подписания в единый датированный комплект — этот механизм подробно описан в нашей статье о принятии общих условий продажи.

Подписание запускает сроки оплаты

Это самый конкретный эффект — и чаще всего упускаемый из виду в организации коммерческой деятельности.

В отношениях между профессионалами согласованный срок оплаты ограничен законом, а пени за просрочку подлежат уплате автоматически, без напоминания, начиная со следующего дня после наступления срока платежа. К этому добавляется фиксированная компенсация за расходы на взыскание, причитающаяся за каждый просроченный счёт.

Отсчёт этих сумм начинается со срока, который рассчитывается от момента заключения обязательства. Таким образом, каждый выигранный на подписании день — это день, выигранный на поступлении оплаты, а также на сроке давности, о начале отсчёта которого рассказано в нашей статье о сроке давности по коммерческой задолженности.

Как действовать на практике

Подготовить документ. Отталкивайтесь от шаблона, а не от файла, который каждый раз собирается заново: отсутствующие обязательные реквизиты — главная причина непригодности заказа на поставку. Шаблон принятия сметы покрывает распространённый случай, а генератор смет формирует уже структурированный документ.

Выбрать уровень подписи. Для повторяющегося коммерческого заказа на поставку достаточно простой электронной подписи: она юридически действительна и допустима в качестве доказательства. Более высокие уровни не добавляют действительности — они дают более выигрышную позицию с точки зрения доказательства в случае спора; такой выбор следует делать для обязательств с высокой ставкой, для которых применяется квалифицированная электронная подпись.

Отправить и отследить. Документ отправляется по электронной почте, клиент подписывает его с телефона или в браузере, без создания учётной записи. Автоматические напоминания избавляют от ручного контроля, который является самой затратной по времени статьёй в бумажном документообороте.

Сохранить доказательство. Защищает не сама подпись, а сформированное вокруг неё дело: личность подписанта, отметка времени, журнал событий, доказуемая целостность документа. Пошаговый порядок действий приведён на нашей странице как подписать.

Что вы выигрываете в цифрах

Бумажный документооборот заказа на поставку — печать, отправка, напоминание, получение, архивирование — занимает в среднем сорок пять минут суммарного человеческого времени, распределённого между менеджером по продажам и административным сотрудником. При типичной полной стоимости часа работы это выводит реальную стоимость бумажного заказа на поставку на уровень около двадцати пяти евро, что намного превышает прямые расходы.

Детальный расчёт, по каждой статье, приведён в нашем сравнении стоимости электронной подписи и бумажного документооборота. Чтобы спроецировать это на ваши собственные объёмы, калькулятор окупаемости инвестиций принимает на входе количество ваших документов и стоимость часа вашей работы.

Сценарии применения

Повторяющиеся дистанционные продажи. Единый шаблон, простая электронная подпись, автоматические напоминания. Это случай, когда разрыв в сроках по сравнению с бумагой максимален, а выигрыш измеряется как коэффициентом конверсии, так и экономией средств.

Заказ с авансом. Подписывайте заказ на поставку и график платежей в одной и той же отправке. Разделение этих двух документов создаёт разрыв во времени, в течение которого обязательство существует, а оплата не регламентирована.

Крупный клиент. Несколько подписантов, часто из разных отделов. Порядок подписания и напоминания по каждому подписанту позволяют избежать того, чтобы дело застряло из-за отсутствующего сотрудника. Автоматизация из бизнес-инструмента реализуется через API электронной подписи.

Часто задаваемые вопросы

Имеет ли заказ на поставку, подписанный электронно, такую же юридическую силу? Да. Электронный документ обладает такой же доказательной силой, как и бумажный, при условии, что подписант может быть идентифицирован и целостность документа гарантирована.

Нужна ли квалифицированная электронная подпись? Нет, для обычного коммерческого заказа на поставку. Простая электронная подпись действительна и допустима как доказательство; более высокие уровни оправданы значимостью сделки и риском спора, а не принципом как таковым.

Должен ли клиент создавать учётную запись для подписания? Нет. Он получает ссылку, открывает документ и подписывает его из браузера или с телефона.

Что происходит, если клиент оспаривает свою подпись? Именно доказательное дело, сформированное в момент подписания — идентификация, отметка времени, журнал событий — позволяет дать ответ. Его надёжность зависит от выбранного уровня подписи.

Является ли заказ на поставку договором? Подписанный обеими сторонами, он образует договор и фиксирует взаимные обязательства. Именно он также делает общие условия продажи применимыми к клиенту, при условии, что их принятие доказано.

Можно ли подписать заказ на поставку прямо из своей учётной системы? Да, через интеграцию или API, что избавляет от повторного ввода данных и позволяет запускать отправку прямо из инструмента, в котором создаётся заказ.

Что дальше

Три способа начать, в порядке возрастания вовлечённости:

1. Начать с готового к подписанию шаблона и отправить его как есть, чтобы протестировать процесс на реальном заказе.
2. Сгенерировать индивидуальный документ с помощью генератора договоров, если ваш заказ на поставку содержит специфические условия.
3. Автоматизировать процесс из вашей учётной системы через API, когда объём оправдывает отказ от повторного ввода данных.

Тарифы подробно расписаны по объёму отправок, а первые ежемесячные отправки бесплатны, что позволяет оценить выигрыш во времени на ваших собственных заказах ещё до принятия каких-либо обязательств.