Как заархивировать документ, подписанный электронной подписью

Зачем правильно архивировать

Зачем правильно архивировать

Документ с электронной подписью имеет ценность только в том случае, если доказательство остается доступным для ознакомления и проверки в течение всего установленного законом периода — иногда 10, 20, даже 30 лет. Небрежное архивирование = ослабление доказательств в случае спора.

• Срок действия, который необходимо соблюдатьКоммерческие договоры ⬥⬥⬥: 10 лет (Торговый кодекс)
• Коммерческие договоры ⬥⬥⬥: 10 лет (Торговый кодекс)Трудовые договоры ⬥⬥⬥: 5 лет после окончания
• Счета-фактуры ⬥⬥⬥: 10 лет (бухгалтерский учет), 6 лет (налог)Аренда ⬥⬥⬥: продолжительность + 5 лет
• Нотариальные акты ⬥⬥⬥: 30 летНотариальные акты ⬥⬥⬥: 30 лет
• Страхование ⬥⬥⬥: от 2 до 10 лет в зависимости от типаСохраните
• Подписанный PDF-файли контрольный журнал

и контрольный журнал⬥⬥⬥ за самый длительный применимый период.Форматы архивовPAdES-B-B ⬥⬥⬥: базовая, простая подписьPAdES-B-B ⬥⬥⬥: базовая, простая подпись

PAdES-B-T ⬥⬥⬥: + квалифицированная временная метка

• PAdES-B-LT ⬥⬥⬥: + цепочка сертификатовPAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + периодические временные метки (многодесятилетние)
• Для длительного архивирования используйтеДля длительного архивирования используйте
• PAdES-B-LTA.
• 3 варианта архивирования1. Аутсорсинговое архивирование (платформа)

1. Аутсорсинговое архивирование (платформа)Платформа для подписей хранит ваши документы в течение X лет. Включено в большинство планов.Преимущества ⬥⬥⬥: никаких усилий, соответствие eIDAS

Недостатки ⬥⬥⬥: зависимость от поставщика услуг, обратимость требует проверки

Недостатки ⬥⬥⬥: зависимость от поставщика услуг, обратимость требует проверки

2. Внутреннее архивирование

Ваши документы хранятся на ваших серверах или в выделенном SAE.Преимущества ⬥⬥⬥: полный контрольНедостатки ⬥⬥⬥: стоимость, необходимые внутренние навыкиНедостатки ⬥⬥⬥: стоимость, необходимые внутренние навыки

3. SAE с доказательной силой

Сертифицированная электронная система архивирования

NF Z42-013. Высочайший уровень соответствия.. Высочайший уровень соответствия.Преимущества ⬥⬥⬥: презумпция юридической благонадежности

Недостатки ⬥⬥⬥: высокая стоимость, слишком большой размер для МСП

Лучшие практикиЛучшие практикиСохранение

PDF + контрольный журнал ⬥⬥⬥, никогда одно без другогоИзбыточность ⬥⬥⬥: несколько сайтов, мульти-поддержкаПериодическая проверка ⬥⬥⬥: каждые 6–12 месяцев подтверждайте, что документы читабельныПериодическая проверка ⬥⬥⬥: каждые 6–12 месяцев подтверждайте, что документы читабельны

Документация ⬥⬥⬥: письменные процедуры

• Ежегодные восстановительные тесты⬥⬥⬥ ошибкиСохраняйте только частые PDF-файлы, а не контрольный журнал
• Сохраняйте только частые PDF-файлы, а не контрольный журналХранить на одном носителе (внутренний жесткий диск)
• Использовать облако без условия храненияЗабыть продолжительность, специфичную для определенных секторов
• Забыть продолжительность, специфичную для определенных секторовНе тестировать восстановление
• Миграция архиваПри смене поставщика подписи:

Экспортировать все подписанные документы + аудит следы

• Экспортировать все подписанные документы + аудит следы
• Импорт в новую систему или выделенный SAE
• Проверить целостность (отпечаток SHA-256)
• Временно сохранить доступ к старой системе
• Конкретный случай: МСП меняет поставщика услуг

Конкретный случай: МСП меняет поставщика услуг

МСП с 50 сотрудниками, 3000 подписанных документов, накопленных за 5 лет. Миграция:

1. автоматический экспорт через API
2. импорт в нового поставщика услуг + внешний SAE в качестве резервной копии
3. импорт в нового поставщика услуг + внешний SAE в качестве резервной копии
4. проверка по выборке (проверено 50 документов)

старый поставщик услуг прекращен через 3 месяца

Общая продолжительность: 4 недели. Ноль потерь.

• Как Certyneo помогает вам
• Как Certyneo помогает вам
• Certyneo включает
• 10 лет архивирования

во всех планах, с географическим резервированием в ЕС, управлением версиями и полным экспортом в любое время (полная обратимость). Формат PAdES-B-T по умолчанию, PAdES-B-LTA опционально для важных документов.

Откройте для себя решение для электронной подписи Certyneo

Откройте для себя решение для электронной подписи CertyneoЧасто задаваемые вопросыДолжен ли я распечатать подписанные документы?

Нет, бесполезно и контрпродуктивно (потеря доказательной силы).

Нет, бесполезно и контрпродуктивно (потеря доказательной силы).

Достаточно ли стандартного облака (Google Drive, Dropbox)?

Для PDF-файла да, но не для доказательной силы. Отдавайте предпочтение выделенному архивированию.

Что мне делать, если моя платформа для подписей закроется?

PDF-файлы PAdES можно проверить в автономном режиме. Регулярно проводится экспортный аудит.

PDF-файлы PAdES можно проверить в автономном режиме. Регулярно проводится экспортный аудит.

Стоит ли шифровать архивы?

Рекомендуется для конфиденциальных документов. Будьте осторожны, храните ключи в течение длительного времени.

Когда начинается 10-летний период?

Для коммерческого контракта: окончание исполнения. Для трудового договора: окончание договора.

Для коммерческого контракта: окончание исполнения. Для трудового договора: окончание договора.

Вывод

Хорошее архивирование – это страховка жизни ваших электронных подписей. Выберите формулу, адаптированную к вашим задачам (аутсорсинг для большинства МСП, SAE NF Z42-013 для критических случаев), регулярно тестируйте.

Попробуйте Certyneo, чтобы отправлять, подписывать и отслеживать ваши документы онлайн просто, быстро и безопасно.