Кадровые агентства и охотники за головами

Электронная подпись для кадровых агентств

Предложение о работе, мандат на поиск, контракт на размещение, соглашение о конфиденциальности кандидата, контракт на предоставление услуг: координируйте трёхстороннюю подпись агентство ↔ клиент-компания ↔ кандидат без писем и физических встреч. Соответствует Трудовому кодексу, постановлениям CNIL по рекрутингу, регламенту eIDAS и статье 1366 Гражданского кодекса.

Сценарии использования в кадровом агентстве

От мандата на поиск до финального размещения каждый этап требует координации минимум двух сторон: агентство почти никогда не подписывает в одиночку.

Мандат на поиск (эксклюзивный или неэксклюзивный)

Мандат, подписанный клиент-компанией перед открытием вакансии: область действия, гонорары, эксклюзивность, гарантия замены. Подпись менее чем за 24 часа для начала поиска без ожидания почтового ответа.

Трёхсторонняя промежуточная виза

Синаллагматическое обязательство, подписанное клиент-компанией, контрподписанное агентством (в качестве уполномоченного), затем принятое кандидатом. OTP с двойным каналом формально идентифицирует каждую сторону и фиксирует дату принятия — имеет силу в смысле статьи L1221-1 Трудового кодекса.

Соглашение о конфиденциальности кандидата (NDA shortlist)

Перед тем как поделиться конфиденциальным бриефом клиента с отобранными кандидатами, NDA защищает личность работодателя и условия должности. Мобильная подпись менее чем за 2 минуты со стороны кандидата.

Контракт на размещение и гонорары

Договор о трудоустройстве, подписанный между кадровым агентством и клиентской компанией: условия оплаты, условия гарантии замены (обычно 3-6 месяцев), условия расторжения. Архивирование на 10 лет с доказательной силой для проверок Urssaf и споров по гонорарам.

Договор об услугах временного персонала (временное трудоустройство, лизинг кадров, срочный трудовой договор с испытательным периодом)

Предоставление персонала: трёхсторонний договор агентство ↔ компания-пользователь ↔ сотрудник, с координированными подписями в одном пакете и общей временной меткой. Соответствует требованиям L1251-42 и далее Трудового кодекса.

Письмо о поручении RPO и поиска кандидатов

Для проектов Recruitment Process Outsourcing или поиска кандидатов по фиксированной цене: письмо о поручении с указанием результатов, KPI и отчётности. Продвинутая электронная подпись для официального подтверждения заказчиком.

Почему Certyneo для кадровых агентств

Шесть гарантий, разработанных с учётом специфики рекрутмента: трёхсторонняя подпись, мобильность кандидата, строгое соответствие GDPR и сверхкороткие сроки.

Встроенная трёхсторонняя подпись

Один пакет объединяет клиента, агентство и кандидата. Настраиваемый порядок подписания (последовательный или параллельный), автоматические уведомления о напоминаниях, единый журнал аудита для всех трёх сторон.

Подпись кандидата с мобильного без создания аккаунта

Кандидаты — часто находящиеся в международной мобильности или на работе — подписывают со своего телефона менее чем за 2 минуты, без загрузки приложения и без создания аккаунта. Необходимо для соблюдения 10-дневного срока принятия предложения.

Журнал аудита, приемлемый в суде по трудовым спорам

Каждое подписанное предложение создаёт сертификат с временной меткой: идентификация кандидата (OTP по email и SMS), дата принятия, хеш SHA-256 документа. Приемлем в трудовых судах в случае оспаривания предложения или его принятия.

Соответствие решению CNIL по рекрутменту

Данные кандидатов зашифрованы (TLS 1.3 + AES-256), хостинг 100% в ЕС, удаление по запросу, отслеживание доступа. Соответствует решению CNIL №2002-017 и GDPR для обработки персональных данных при рекрутменте.

Архивирование на 10 лет для проверок Urssaf

Договоры о трудоустройстве и полномочия сохраняются 10 лет с доказательной силой — рекомендуемый срок для проверок Urssaf и споров по гонорарам. Загрузка полного досье в любой момент.

API и интеграции с ATS

Webhooks, Zapier и Make для подключения Certyneo к вашей ATS (LinkedIn Talent Hub, Greenhouse, Lever, Teamtailor, Beetween, Flatchr). Автоматическое создание пакета при одобрении предложения в ATS, обновление статуса кандидата при подписании.

Доказательная сила подписанного предложения о трудоустройстве

После решения Кассационного суда от 21 сентября 2017 года (Cass. soc., n°16-20.103) односторонняя трудовая рекомендация больше не является трудовым договором, пока кандидат её не примет — но принятие немедленно связывает работодателя. Дата принятия становится событием, запускающим все права: испытательный срок, стаж, отзыв.

Certyneo выдает для каждого подписанного предложения сертификат аудита встроенный в PDF, содержащий все технические доказательства:

Личность кандидата (проверенный адрес электронной почты, телефон подтвержден OTP)
Точная дата и время принятия — отметка времени с юридической силой
Хеш SHA-256 предложения в виде, как оно было принято, что доказывает отсутствие последующих изменений
Журнал просмотров (сколько раз кандидат открывал предложение перед принятием)
Идентификация автора предложения со стороны клиент-компании (подпись с контрподписью)

Этот комплекс доказательств защищает агентство и клиент-компанию от типичных оспариваний ("я никогда не принимал", "предложение было изменено", "дата принятия позже") и обеспечивает защиту перед Советом по трудовым спорам.

Трудовой кодекс, CNIL для найма и GDPR

Наём обрабатывает особенно чувствительные данные (резюме, семейное положение, мобильность, зарплатные претензии), требующие строгой нормативной базы.

Трудовой кодекс — трудоустройство и предоставление рабочей силы

Статья L5321-1 регулирует платные услуги трудоустройства, статьи L1251-42 и далее регулируют временную работу и предоставление персонала. Certyneo позволяет согласовывать трёхсторонние подписи, требуемые этими режимами, и сохранять акты с доказательственной силой.

Постановление CNIL по найму (n°2002-017)

CNIL требует прозрачную информацию для кандидата, цель ограничена профессиональной оценкой, срок хранения пропорционален. Certyneo размещает данные кандидатов на 100% в ЕС (Германия), с шифрованием при передаче и хранении, с удалением по запросу.

GDPR — юридическое основание и права кандидата

Юридическое основание = исполнение предконтрактных мер по запросу кандидата (статья 6.1.b GDPR). Права кандидата (доступ, исправление, удаление, портативность) реализованы встроенно. Стандартный DPA доступен при регистрации для формализации роли обработчика данных.

Гарантия замены и вознаграждение

Продвинутая электронная подпись формально отмечает дату найма размещённого кандидата — начало периода гарантии (обычно 3-6 месяцев). В случае увольнения во время гарантии подписанный контракт доказывает покрытие и обосновывает услугу замены.

Руководство электронной подписи·Руководство eIDAS·Безопасность Certyneo·Бесплатные образцы контрактов

Часто задаваемые вопросы адвокатских контор

Имеет ли силу письмо о найме, подписанное в электронном виде?

Да. Письмо о найме может быть подписано на любом носителе (статья 1366 Гражданского кодекса: электронный документ имеет ту же доказательственную силу, что и бумажный). С постановления Кассационного суда от 21 сентября 2017 г. (№16-20.103) именно принятие кандидатом формирует контракт — Certyneo фиксирует это принятие с квалифицированной меткой времени, имеющей силу перед советом по трудовым спорам.

Как управлять трёхсторонней подписью кабинет ↔ клиент ↔ кандидат?

Один конверт Certyneo координирует всех трёх участников. Вы устанавливаете порядок подписания (например: клиент первым, затем кабинет в качестве контрасигнанта, затем кандидат), каждая сторона получает свою ссылку на нужном этапе, а единый журнал аудита фиксирует все три подписи с их соответствующими метками времени.

Сколько времени у нас есть для подписания письма о найме?

Со стороны работодателя нет установленного законом срока для подписания, но как только письмо отправлено кандидату, он должен его принять в разумный срок (на практике 7–10 дней согласно судебной практике). Certyneo ускоряет подписание со стороны клиента (часто 2–4 часа) и кандидата (мобильно, без создания учётной записи), чтобы соблюсти этот срок без давления.

Соответствуют ли данные кандидатов GDPR?

Да. Размещение на 100 % в ЕС (IONOS Германия), шифрование TLS 1.3 в пути и AES-256 в покое, строгая изоляция данных по кабинетам. Правовым основанием обработки является выполнение предконтрактных мер по запросу кандидата (статья 6.1.b GDPR). Стандартное соглашение об обработке данных доступно и соответствует решению CNIL № 2002-017 по найму.

Можно ли подписать контракт о предоставлении работников (временная работа, аутсорсинг)?

Да. Контракты о предоставлении работников (статьи L1251-42 и далее Трудового кодекса) требуют трёхсторонней подписи: кабинет/агентство ↔ клиентское предприятие ↔ сотрудник. Certyneo координирует эту подпись в одном конверте с единым журналом аудита, в соответствии с обязательными указаниями статьи L1251-43.

Какие интеграции ATS предлагает Certyneo?

Встроенные коннекторы через Zapier и Make для LinkedIn Talent Hub, Greenhouse, Lever, Teamtailor, Beetween, Flatchr. Наш REST API позволяет автоматически создавать конверт при утверждении вакансии в вашей ATS и обновлять статус кандидата при подписании письма о найме. Полная документация на certyneo.com/developers.

На какой срок архивируются письма и контракты?

Наши планы включают архивирование на 10 лет с доказательственной силой — рекомендуемый срок для проверок Urssaf, споров по гонорарам и трудовых исков. Документы и их журнал аудита остаются загружаемыми в любой момент из учётной записи кабинета, включая после расторжения по запросу.

Должен ли кандидат создать учётную запись Certyneo для принятия письма о найме?

Нет. Кандидат получает прямую ссылку по электронной почте, открывает предложение на своем телефоне, подтверждает номер через SMS-код (OTP), подписывает своим именем и отпечатком пальца — без загрузки приложения, без создания учетной записи, без карты. С точки зрения UX, опыт разработан так, чтобы не создавать трений в течение 7-10 дней принятия решения.

Подпишите ваше следующее письмо о найме за 5 минут

Создайте свой бесплатный аккаунт и протестируйте трёхстороннюю подпись Certyneo на реальном размещении кандидата. Без карты, без обязательств.