Czy elektronicznie podpisane zamówienie wiąże kupującego?

Tak. Zamówienie (BDC) jest wiążącą ofertą zakupu od momentu jego podpisania. Artykuł 1101 Kodeksu cywilnego kwalifikuje je jako porozumienie woli tworzące zobowiązania. Zaawansowany podpis elektroniczny Certyneo formalnie identyfikuje sygnatariusza (kod OTP SMS) i gwarantuje integralność zamówienia w postaci, w jakiej zostało wystawione (odcisk SHA-256 zawarty w pliku PDF). Dopuszczalny przed sądem handlowym w przypadku zakwestionowania przez dostawcę.

Jaki poziom podpisu wybrać: SES, AES czy QES?

Dla zamówienia B2B angażującego odpowiedzialność handlową przedsiębiorstwa, podpis zaawansowany (AES) jest standardem profesjonalnym — weryfikacja tożsamości za pomocą OTP SMS, unikalny certyfikat dla każdej osoby podpisującej, stempel czasowy RFC 3161. SES (podpis prosty) pozostaje możliwy dla zamówień o bardzo małej wartości. QES jest rzadko potrzebny dla zwykłych zamówień handlowych.

Jak zarządzać zamówieniem wymagającym wielokrotnej walidacji (kierownik zakupów + kierownik finansów)?

Certyneo natywnie obsługuje podpisy sekwencyjne lub równoległe. Konfigurujesz kolejność (na przykład: kupujący na pierwszym miejscu, potem kierownik zakupów, potem kierownik finansów powyżej 50 tys. €), każdy walidator otrzymuje swój link na właściwym etapie, a unikalny dziennik audytu śledzi wszystkie podpisy wraz z ich odpowiednimi znacznikami czasowymi.

Jak długo należy przechowywać zamówienie?

10 lat od dnia zamknięcia roku obrachunkowego, zgodnie z artykułem L123-22 Kodeksu handlowego. Certyneo przechowuje podpisane zamówienie i jego dziennik audytu eIDAS przez całą tę okres bezpłatnie, z natychmiastowym dostępem z Twojego pulpitu nawigacyjnego, aby odpowiedzieć na kontrolę podatkową, kontrolę Urssaf lub audyt dużego konta reklamowego.

Czy elektroniczne zamówienie spełnia wymóg formy pisemnej przy fakturowaniu?

Tak. Artykuł 1366 Kodeksu cywilnego przyznaje pismu elektronicznemu taką samą moc dowodową jak pismu papierowemu. Zaawansowany podpis (AES) Certyneo spełnia wymóg identyfikacji sygnatariusza określony w artykule 1367. W przypadku fakturowania elektronicznie podpisane zamówienie stanowi dopuszczalny dowód księgowy, którego numer musi znaleźć się na fakturze (artykuł L441-9 Kodeksu handlowego).

Czy można połączyć zamówienie z fakturą wydaną później?

Tak — odcisk SHA-256 podpisanego zamówienia może być oznaczony w fakturze wydanej później (numer zamówienia + data emisji opatrzona czasem). Ta zaobserwowalna łańcuchowość ułatwia uzgodnienia dostawcy i kontrole podatkowe, szczególnie w przypadku sporu dotyczącego ceny lub dostarczonej ilości.

Czy Certyneo integruje się z moim ERP lub narzędziem zarządzania?

Tak, poprzez natywne łączniki Zapier, Make i nasze webhooki. Możesz automatycznie wyzwolić utworzenie koperty Certyneo podczas zatwierdzenia zamówienia w Sage, EBP, Cegid, Pennylane, SAP lub innym ERP. Nasza dokumentacja API REST jest dostępna na certyneo.com/developers dla integracji na zamówienie.

Czy elektronicznie podpisane zamówienie jest możliwe do wykazania w sądzie handlowym?

Tak — francuskie orzecznictwo uznaje podpis elektroniczny zgodny z eIDAS. Podpis zaawansowany (AES) jest dopuszczalny jako dowód (art. 1366 i 1367 Kodeksu cywilnego); ponieważ domniemanie wiarygodności jest zastrzeżone dla podpisu kwalifikowanego, jego wiarygodność wykazuje się, przedstawiając w sądzie ścieżkę audytu eIDAS (PDF dowodowy dostarczany automatycznie przez Certyneo). Uznawany przez francuskie sądy handlowe w sporach z dostawcami.

Artykuł L441-9 Kodeksu handlowego · eIDAS AES

Podpisz formularz online w mniej niż 2 minuty

Zamówienie (BDC) wystawione przez kupującego, podpisane elektronicznie ze znacznikiem czasu RFC 3161. Data podpisu potwierdza zobowiązanie do zamówienia; numer BDC przenosi się następnie na fakturę (artykuł L441-9 Kodeksu handlowego), a BDC przechowuje się przez 10 lat jako dowód księgowy (artykuł L123-22). Zgodne z artykułem 1366 Kodeksu cywilnego i rozporządzeniem eIDAS — zalecany podpis zaawansowany, wysyłka masowa dla wolumenów dostawców, archiwizacja przez 10 lat w cenie.

Ramy prawne: Artykuł L441-9 Kodeksu handlowego
Poziom podpisu: AES eIDAS zalecane
Archiwizacja prawna: 10 lat włącznie

Czym jest elektronicznie podpisane zamówienie?

Zamówienie (BDC) to dokument, za pomocą którego kupujący potwierdza zamówienie u dostawcy: referencja produktu lub usługi, ilości, cena jednostkowa, warunki dostawy i płatności. Artykuł L441-9 Kodeksu handlowego nakazuje umieszczenie na fakturze numeru zamówienia wystawionego przez kupującego, a artykuł L123-22 zobowiązuje kupców do przechowywania przez 10 lat dowodów księgowych, w tym zamówień. Zaawansowany podpis elektroniczny (AES) opatruje czasem wystawienie zamówienia z poziomem dowodu możliwym do wykazania w sądzie handlowym. Artykuł 1366 Kodeksu cywilnego przyznaje pismu elektronicznemu taką samą moc dowodową jak pismu papierowemu — Certyneo gwarantuje identyfikację sygnatariusza (OTP na dwóch kanałach) i integralność dokumentu (odcisk SHA-256 zawarty w pliku PDF).

Dlaczego podpisywać zamówienie elektronicznie?

Stempel czasowy RFC 3161

Stempel czasowy RFC 3161 potwierdza datę wydania BDC — punkt rozpoczęcia terminów dostawy i fakturowania (artykuł L441-9 Kodeksu handlowego). Blokuje wszelkie spory dotyczące daty zobowiązania lub wersji zamówionej. Możliwy do zaakceptowania w sądzie handlowym w przypadku sporu z dostawcą.

Wielokrotni sygnatariusze kupujący + walidator

W przypadku zamówień angażujących znaczną kwotę dodaj walidatora (kierownik zakupów, kierownik finansów) jako współsygnatariusza. Każde zatwierdzenie otrzymuje swój bezpieczny link z SMS OTP — dziennik audytu śledzi łańcuch zatwierdzeń wymagany przez Twoją procedurę wewnętrzną.

Automatyczne przechowywanie przez 10 lat

Artykuł L123-22 Kodeksu handlowego wymaga przechowywania zamówień przez 10 lat. Certyneo automatycznie archiwizuje podpisane zamówienie i jego dziennik audytu eIDAS przez całą tę okres, dostępne jednym kliknięciem z Twojego pulpitu nawigacyjnego do kontroli podatkowych lub kontroli Urssaf.

Dziennik audytu eIDAS możliwy do wykazania

Każde podpisane zamówienie jest dostarczane z plikiem PDF jako dowód: tożsamość osoby podpisującej (e-mail + telefon OTP), stempel czasowy RFC 3161, skrót SHA-256, adres IP i przybliżona geolokalizacja. Możliwy do zastosowania w sądzie handlowym w przypadku sporu dotyczącego zamówienia, ceny lub daty zobowiązania.

Podpisanie zamówienia w 4 krokach

Od emisji zamówienia do archiwizacji o wartości dowodowej w mniej niż 5 minut.

1. Przesyłanie zamówienia
Prześlij swój plik PDF (zamówienie Sage, EBP, Cegid, Pennylane lub szablon Certyneo) lub zacznij od szablonu. Wymogi obowiązkowe: referencja kupującego, opis produktu/usługi, ilość, cena netto, warunki płatności, warunki dostawy, miejsce wykonania.
2. Dodaj sygnatariusza i walidatorów
Wpisz imię i nazwisko oraz email sygnatariusza kupującego. W przypadku zamówień angażujących znaczną kwotę dodaj walidatora (kierownik zakupów, kierownik finansów) jako współsygnatariusza. Każda ze stron otrzymuje spersonalizowany bezpieczny link.
2. Wybierz poziom eIDAS
Podpis zaawansowany (AES) zalecany dla zamówień B2B: weryfikacja tożsamości za pomocą OTP SMS, unikalny certyfikat dla każdej osoby podpisującej, stempel czasowy RFC 3161. Zgodne z artykułem 26 rozporządzenia eIDAS. Podpis prosty (SES) pozostaje możliwy dla zamówień o bardzo małej wartości.
4. Podpisz i archiwizuj
Kupujący (i ewentualnie walidatorzy) podpisują ze swojego telefonu lub komputera. Zatwierdzone zamówienie + plik PDF dowodu są archiwizowane przez 10 lat automatycznie, dostępne w dowolnym momencie z Twojego pulpitu nawigacyjnego do kontroli podatkowych lub sporów z dostawcami.

Często zadawane pytania

Czy elektronicznie podpisane zamówienie wiąże kupującego?: Tak. Zamówienie (BDC) jest wiążącą ofertą zakupu od momentu jego podpisania. Artykuł 1101 Kodeksu cywilnego kwalifikuje je jako porozumienie woli tworzące zobowiązania. Zaawansowany podpis elektroniczny Certyneo formalnie identyfikuje sygnatariusza (kod OTP SMS) i gwarantuje integralność zamówienia w postaci, w jakiej zostało wystawione (odcisk SHA-256 zawarty w pliku PDF). Dopuszczalny przed sądem handlowym w przypadku zakwestionowania przez dostawcę.
Jaki poziom podpisu wybrać: SES, AES czy QES?: Dla zamówienia B2B angażującego odpowiedzialność handlową przedsiębiorstwa, podpis zaawansowany (AES) jest standardem profesjonalnym — weryfikacja tożsamości za pomocą OTP SMS, unikalny certyfikat dla każdej osoby podpisującej, stempel czasowy RFC 3161. SES (podpis prosty) pozostaje możliwy dla zamówień o bardzo małej wartości. QES jest rzadko potrzebny dla zwykłych zamówień handlowych.
Jak zarządzać zamówieniem wymagającym wielokrotnej walidacji (kierownik zakupów + kierownik finansów)?: Certyneo natywnie obsługuje podpisy sekwencyjne lub równoległe. Konfigurujesz kolejność (na przykład: kupujący na pierwszym miejscu, potem kierownik zakupów, potem kierownik finansów powyżej 50 tys. €), każdy walidator otrzymuje swój link na właściwym etapie, a unikalny dziennik audytu śledzi wszystkie podpisy wraz z ich odpowiednimi znacznikami czasowymi.
Jak długo należy przechowywać zamówienie?: 10 lat od dnia zamknięcia roku obrachunkowego, zgodnie z artykułem L123-22 Kodeksu handlowego. Certyneo przechowuje podpisane zamówienie i jego dziennik audytu eIDAS przez całą tę okres bezpłatnie, z natychmiastowym dostępem z Twojego pulpitu nawigacyjnego, aby odpowiedzieć na kontrolę podatkową, kontrolę Urssaf lub audyt dużego konta reklamowego.
Czy elektroniczne zamówienie spełnia wymóg formy pisemnej przy fakturowaniu?: Tak. Artykuł 1366 Kodeksu cywilnego przyznaje pismu elektronicznemu taką samą moc dowodową jak pismu papierowemu. Zaawansowany podpis (AES) Certyneo spełnia wymóg identyfikacji sygnatariusza określony w artykule 1367. W przypadku fakturowania elektronicznie podpisane zamówienie stanowi dopuszczalny dowód księgowy, którego numer musi znaleźć się na fakturze (artykuł L441-9 Kodeksu handlowego).
Czy można połączyć zamówienie z fakturą wydaną później?: Tak — odcisk SHA-256 podpisanego zamówienia może być oznaczony w fakturze wydanej później (numer zamówienia + data emisji opatrzona czasem). Ta zaobserwowalna łańcuchowość ułatwia uzgodnienia dostawcy i kontrole podatkowe, szczególnie w przypadku sporu dotyczącego ceny lub dostarczonej ilości.
Czy Certyneo integruje się z moim ERP lub narzędziem zarządzania?: Tak, poprzez natywne łączniki Zapier, Make i nasze webhooki. Możesz automatycznie wyzwolić utworzenie koperty Certyneo podczas zatwierdzenia zamówienia w Sage, EBP, Cegid, Pennylane, SAP lub innym ERP. Nasza dokumentacja API REST jest dostępna na certyneo.com/developers dla integracji na zamówienie.
Czy elektronicznie podpisane zamówienie jest możliwe do wykazania w sądzie handlowym?: Tak — francuskie orzecznictwo uznaje podpis elektroniczny zgodny z eIDAS. Podpis zaawansowany (AES) jest dopuszczalny jako dowód (art. 1366 i 1367 Kodeksu cywilnego); ponieważ domniemanie wiarygodności jest zastrzeżone dla podpisu kwalifikowanego, jego wiarygodność wykazuje się, przedstawiając w sądzie ścieżkę audytu eIDAS (PDF dowodowy dostarczany automatycznie przez Certyneo). Uznawany przez francuskie sądy handlowe w sporach z dostawcami.

Warte przeczytania

Podpisz swoje pierwsze zamówienie online

Bezpłatny plan stały (5 kopert przez 14 dni, następnie 2/miesiąc), bez karty kredytowej. Stempel czasowy RFC 3161. Ślad audytu i archiwizacja przez 10 lat włączone.

Rozpocznij bezpłatnie Zobacz ceny