Czy umowa syndyka może być podpisana elektronicznie?

Tak. Ustawa ALUR nakłada umowę typu z precyzyjnymi obowiązkowymi wzmiankami, ale nie przepisuje żadnej szczególnej formy. Podpis zaawansowany (AES) Certyneo spełnia wymagania dowodowe w przypadku sporu dotyczącego wynagrodzenia lub świadczeń.

Czy protokół WZ wspólnoty może być podpisany elektronicznie?

Tak — rozporządzenie z 25 marca 2020 wyraźnie dopuściło przeprowadzanie WZ na odległość lub hybrydowych z podpisem elektronicznym protokołu przez przewodniczącego sesji, sekretarza i skrutatorów. Utrwalone przez ustawę ELAN, ta możliwość jest obecnie stała.

Jak zorganizować WZ wspólnoty na odległość?

WZ może odbywać się przez wideokonferencję, konferencję telefoniczną lub korespondencję pisemną (art. 17-1 A ustawa 1965). Głosowanie korespondencyjne wykorzystuje zdemateriazowany formularz, który każdy współwłaściciel podpisuje elektronicznie. Protokół jest następnie podpisywany przez biuro WZ z podpisem zaawansowanym.

Kto musi podpisać protokół WZ wspólnoty?

Przewodniczący sesji + sekretarz + skrutatorzy (zwykle 2). Syndyk NIE jest sygnatariuszem protokołu (odpowiada za jego redakcję i prowadzenie rejestru). Certyneo zarządza tą konfiguracją wielu sygnatariuszy z przepływem sekwencyjnym lub równoległym.

Jaki poziom podpisu dla protokołu WZ wspólnoty?

Podpis zaawansowany (AES) jest zalecany. Zapewnia presunkcję wiarygodności (art. 1367 Kodeks cywilny) i spełnia wymagania dowodowe w przypadku kwestionowania uchwały przed sądem okręgowym (dawniej TI następnie TGI).

Jak długo należy przechowywać protokoły WZ?

Przez całe istnienie wspólnoty + 5 lat po jej rozwiązaniu (przez dostosowanie do okresu przedawnienia). Rejestr protokołów musi być prowadzony przez całą działalność wspólnoty mieszkańców. Certyneo automatycznie archiwizuje każdy protokół + ścieżkę audytu na ten okres.

Czy uchwały wspólnoty podpisane elektronicznie są skuteczne wobec stron trzecich?

Tak — uchwały uchwalane na WZ z podpisanym elektronicznie protokołem są skuteczne wobec wszystkich współwłaścicieli od momentu ich powiadomienia (art. 18 rozporządzenie 17 marca 1967). Okres 2 miesięcy na wniesienie sprzeciwu liczy się od powiadomienia, które może być dokonane elektronicznie.

Jak powiadomić współwłaścicieli o protokole?

Protokół musi być powiadomiony każdemu współwłaścicielowi w ciągu miesiąca od WZ (art. 42 ustawa 1965). Certyneo umożliwia automatyczne powiadomienie e-mailem z kwalifikowanym czasopismem odbioru — prawidłowa alternatywa dla listu poleconego (orzecznictwo Cass. civ. 3e, 2019).

Ustawa z 10 lipca 1965 · ustawa ALUR · WZ na odległość

Podpis elektroniczny dla syndyków nieruchomości wspólnej

Kompleksowe rozwiązanie podpisu elektronicznego dedykowane syndykom nieruchomości wspólnych (profesjonalnym i wolontariuszom). Cyfryzuj umowę syndyka, protokoły zgromadzeń wspólników, uchwały wspólnoty, umowy z podwykonawcami, polecenia pracy. Zgodny z ustawą z 10 lipca 1965 (status nieruchomości wspólnej), z ustawą ALUR (typowa umowa syndyka), z rozporządzeniem z 25 marca 2020 (WZ na odległość utrwalone) i rozporządzeniem eIDAS — zalecany podpis zaawansowany, multi-wspólnicy, archiwizacja 10 lat.

Ramy prawne: Ustawa 1965 · ALUR · WZ na odległość
Poziom podpisu: AES eIDAS zalecany
Archiwizacja prawna: 10 lat w cenie

Co może podpisać elektronicznie syndyk?

Syndyk nieruchomości wspólnej jest pełnomocnikiem wspólnym wspólników, odpowiedzialnym za zarządzanie budynkiem. Jego działalność generuje dużą liczbę aktów do podpisu: umowę syndyka (od ustawy ALUR z 24 marca 2014 obowiązkowa typowa umowa), protokoły zgromadzeń wspólników (ustawa z 10 lipca 1965), uchwały wspólnoty, umowy z podwykonawcami (utrzymanie, ochrona, prace), polecenia pracy. Od rozporządzenia z 25 marca 2020 (początkowo Covid, następnie utrwalone), zgromadzenia wspólników mogą odbywać się na odległość lub hybrydowo z głosowaniem korespondencyjnym — podpis elektroniczny protokołu przez przewodniczącego posiedzenia, sekretarza i komisję skrutacyjną jest dopuszczalny bez ograniczeń. W przypadku umowy syndyka, ustawa ALUR nakłada konkretne wymogi, ale nie przewiduje żadnej formy — podpis elektroniczny zaawansowany + znacznik czasowy kwalifikowany są w pełni zgodne.

Dlaczego podpisywać elektronicznie?

WZ wspólnoty na odległość — ogromny zysk

Rozporządzenie z 25 marca 2020 utrwalone ustawą ELAN umożliwia WZ na odległość lub hybrydowe. Nie trzeba już fizycznie zbierać wszystkich wspólników. Głosowanie korespondencyjne lub wideokonferencja + podpis elektroniczny protokołu — zysk kilku tygodni, kworum łatwo osiągnięte.

Umowa syndyka zgodna z ustawą ALUR

Ustawa ALUR nakłada typową umowę z konkretnymi wymaganiami (roczna opłata, usługi zawarte, usługi dodatkowe wyceniane). Nasz szablon umowy syndyka wstępnie wypełnia wymogi, podpis elektroniczny wspólników (prezes rady wspólników) w 2 minuty.

Multi-wspólnicy (do 100+)

W przypadku dużych wspólnot, protokół musi być podpisany przez przewodniczącego, sekretarza, komisję skrutacyjną i idealnie rozpowszechniony do wszystkich wspólników. Certyneo natywnie obsługuje podpisy w szeregu i dystrybucję multi-adresową z potwierdzeniem odebrania zarabiającym czasem.

Audit trail opozycyjny wobec sądu wspólnoty

Każdy akt jest dostarczany z plikiem PDF dowodu: tożsamość podpisujących zweryfikowana przez OTP SMS, znacznik czasowy kwalifikowany, hash SHA-256, IP. Opozycyjny wobec sądu wspólnoty w przypadku kwestionowania uchwały, kworum lub liczenia głosów.

Procedura w 4 krokach

Od przygotowania do archiwizacji prawnej, w mniej niż 5 minut.

1. Wybierz akt do podpisu
Umowa syndyka (ustawa ALUR), protokół WZ (ustawa 1965), uchwała wyjątkowa, umowa z podwykonawcą, polecenie pracy. Szablony wstępnie wypełnione wymaganiami ustawy ALUR dla umowy syndyka.
2. Dodaj sygnatariuszy
Dla umowy syndyka: prezes zarządu wspólnoty (upoważniony przez WZ). Dla protokołu WZ: przewodniczący sesji + sekretarz + skrutatorzy. Każdy otrzymuje spersonalizowany bezpieczny link z OTP SMS.
3. Podpis zaawansowany OTP SMS
Weryfikacja tożsamości przez OTP SMS na telefonie każdego sygnatariusza, unikalny certyfikat, czasopismo kwalifikowane. Zgodne z artykułem 26 rozporządzenia eIDAS i rozporządzeniem z 25 marca 2020 dotyczącym WZ na odległość.
4. Dystrybucja do współwłaścicieli
Podpisany protokół może być automatycznie rozpowszechniany do wszystkich współwłaścicieli (powiadomienie e-mail + dostęp do PDF w ich sejfie). Ścieżka audytu archiwizowana przez 10 lat z czasopismem potwierdzeń odbioru.

Często zadawane pytania

Czy umowa syndyka może być podpisana elektronicznie?: Tak. Ustawa ALUR nakłada umowę typu z precyzyjnymi obowiązkowymi wzmiankami, ale nie przepisuje żadnej szczególnej formy. Podpis zaawansowany (AES) Certyneo spełnia wymagania dowodowe w przypadku sporu dotyczącego wynagrodzenia lub świadczeń.
Czy protokół WZ wspólnoty może być podpisany elektronicznie?: Tak — rozporządzenie z 25 marca 2020 wyraźnie dopuściło przeprowadzanie WZ na odległość lub hybrydowych z podpisem elektronicznym protokołu przez przewodniczącego sesji, sekretarza i skrutatorów. Utrwalone przez ustawę ELAN, ta możliwość jest obecnie stała.
Jak zorganizować WZ wspólnoty na odległość?: WZ może odbywać się przez wideokonferencję, konferencję telefoniczną lub korespondencję pisemną (art. 17-1 A ustawa 1965). Głosowanie korespondencyjne wykorzystuje zdemateriazowany formularz, który każdy współwłaściciel podpisuje elektronicznie. Protokół jest następnie podpisywany przez biuro WZ z podpisem zaawansowanym.
Kto musi podpisać protokół WZ wspólnoty?: Przewodniczący sesji + sekretarz + skrutatorzy (zwykle 2). Syndyk NIE jest sygnatariuszem protokołu (odpowiada za jego redakcję i prowadzenie rejestru). Certyneo zarządza tą konfiguracją wielu sygnatariuszy z przepływem sekwencyjnym lub równoległym.
Jaki poziom podpisu dla protokołu WZ wspólnoty?: Podpis zaawansowany (AES) jest zalecany. Zapewnia presunkcję wiarygodności (art. 1367 Kodeks cywilny) i spełnia wymagania dowodowe w przypadku kwestionowania uchwały przed sądem okręgowym (dawniej TI następnie TGI).
Jak długo należy przechowywać protokoły WZ?: Przez całe istnienie wspólnoty + 5 lat po jej rozwiązaniu (przez dostosowanie do okresu przedawnienia). Rejestr protokołów musi być prowadzony przez całą działalność wspólnoty mieszkańców. Certyneo automatycznie archiwizuje każdy protokół + ścieżkę audytu na ten okres.
Czy uchwały wspólnoty podpisane elektronicznie są skuteczne wobec stron trzecich?: Tak — uchwały uchwalane na WZ z podpisanym elektronicznie protokołem są skuteczne wobec wszystkich współwłaścicieli od momentu ich powiadomienia (art. 18 rozporządzenie 17 marca 1967). Okres 2 miesięcy na wniesienie sprzeciwu liczy się od powiadomienia, które może być dokonane elektronicznie.
Jak powiadomić współwłaścicieli o protokole?: Protokół musi być powiadomiony każdemu współwłaścicielowi w ciągu miesiąca od WZ (art. 42 ustawa 1965). Certyneo umożliwia automatyczne powiadomienie e-mailem z kwalifikowanym czasopismem odbioru — prawidłowa alternatywa dla listu poleconego (orzecznictwo Cass. civ. 3e, 2019).

Do przeczytania również

Zdemateriazować biuro syndyka

Bezpłatny plan stały (5 kopert / miesiąc), bez karty płatniczej. Zgodny z ustawą 1965, ALUR i rozporządzeniem WZ na odległość. Ścieżka audytu i archiwizacja przez 10 lat w cenie.

Zacznij bezpłatnie Zobacz ceny