Czy umowa syndyka może być podpisana elektronicznie?

Tak. Ustawa ALUR nakłada umowę typu z precyzyjnymi obowiązkowymi wzmiankami, ale nie przepisuje żadnej szczególnej formy. Podpis zaawansowany (AES) Certyneo spełnia wymagania dowodowe w przypadku sporu dotyczącego wynagrodzenia lub świadczeń.

Czy protokół WZ wspólnoty może być podpisany elektronicznie?

Tak — od ustawy ELAN art. 17-1 A ustawy z 10 lipca 1965 r. pozwala współwłaścicielom uczestniczyć w zgromadzeniu przez wideokonferencję lub dowolny środek elektroniczny umożliwiający ich identyfikację oraz głosować korespondencyjnie; zgromadzenie ogólne ustala stosowane środki techniczne. Protokół jest następnie podpisywany elektronicznie przez przewodniczącego posiedzenia, sekretarza i skrutatorów. Tryb covidowy rozporządzenia nr 2020-304, który dopuszczał zgromadzenia bez jakiejkolwiek fizycznej obecności, był tymczasowy.

Jak zorganizować WZ wspólnoty na odległość?

WZ może odbywać się przez wideokonferencję, konferencję telefoniczną lub korespondencję pisemną (art. 17-1 A ustawa 1965). Głosowanie korespondencyjne wykorzystuje zdemateriazowany formularz, który każdy współwłaściciel podpisuje elektronicznie. Protokół jest następnie podpisywany przez biuro WZ z podpisem zaawansowanym.

Kto musi podpisać protokół WZ wspólnoty?

Przewodniczący sesji + sekretarz + skrutatorzy (zwykle 2). Syndyk NIE jest sygnatariuszem protokołu (odpowiada za jego redakcję i prowadzenie rejestru). Certyneo zarządza tą konfiguracją wielu sygnatariuszy z przepływem sekwencyjnym lub równoległym.

Jaki poziom podpisu dla protokołu WZ wspólnoty?

Podpis zaawansowany (AES) jest zalecany. Jest dopuszczalny jako dowód w sądzie (art. 1367 Kodeksu cywilnego), a jego dokumentacja dowodowa pozwala wykazać jego wiarygodność w przypadku kwestionowania uchwały przed sądem powszechnym (dawniej TI, a następnie TGI).

Jak długo należy przechowywać protokoły WZ?

Przez całe istnienie wspólnoty + 5 lat po jej rozwiązaniu (przez dostosowanie do okresu przedawnienia). Rejestr protokołów musi być prowadzony przez całą działalność wspólnoty mieszkańców. Certyneo automatycznie archiwizuje każdy protokół + ścieżkę audytu na ten okres.

Czy uchwały wspólnoty podpisane elektronicznie są skuteczne wobec stron trzecich?

Tak — uchwały uchwalane na WZ z podpisanym elektronicznie protokołem są skuteczne wobec wszystkich współwłaścicieli od momentu ich powiadomienia (art. 18 rozporządzenie 17 marca 1967). Okres 2 miesięcy na wniesienie sprzeciwu liczy się od powiadomienia, które może być dokonane elektronicznie.

Jak powiadomić współwłaścicieli o protokole?

Protokół musi zostać doręczony każdemu właścicielowi lokalu w ciągu miesiąca od zebrania (art. 42 ustawy z 1965 r.). Doręczenie elektroniczne dopuszcza art. 42-1 ustawy z 1965 r. (właściciel zawsze może zażądać doręczenia pocztą), pod warunkiem użycia elektronicznego listu poleconego lub procedury kwalifikowanego dostawcy usług zaufania, zgodnie z wymogiem art. 64 dekretu z 17 marca 1967 r.: zwykły e-mail ze znacznikiem czasu nie wystarcza.

Ustawa z 10 lipca 1965 · ustawa ALUR · WZ na odległość

Podpis elektroniczny dla syndyków nieruchomości wspólnej

Kompleksowe rozwiązanie podpisu elektronicznego dedykowane zarządcom wspólnot mieszkaniowych (profesjonalnym i społecznym). Cyfryzuj umowę o zarządzanie, protokoły zgromadzeń właścicieli, uchwały wspólnoty, umowy z usługodawcami, zlecenia prac. Zgodne z ustawą z 10 lipca 1965 r. (status współwłasności, w tym art. 17-1 A o udziale na odległość i głosowaniu korespondencyjnym), z ustawą ALUR (wzorcowa umowa o zarządzanie) i rozporządzeniem eIDAS — zalecany podpis zaawansowany, wielu współwłaścicieli, archiwizacja 10 lat.

Ramy prawne: Ustawa 1965 · ALUR · WZ na odległość
Poziom podpisu: AES eIDAS zalecany
Archiwizacja prawna: 10 lat w cenie

Co może podpisać elektronicznie syndyk?

Zarządca nieruchomości wspólnej jest pełnomocnikiem wspólnym właścicieli, odpowiedzialnym za administrację budynkiem. Jego działalność generuje dużą liczbę aktów do podpisania: umowę zarządcy (od ustawy ALUR z 24 marca 2014 r., obowiązkowy formularz umowy), protokoły z zebrań wspólnego (ustawa z 10 lipca 1965 r.), uchwały wspólnoty mieszkaniowej, umowy z dostawcami (utrzymanie, ochrona, prace), rozkazy pracy. Od ustawy ELAN i reformy 2019-2020 (art. 17-1 A ustawy z 1965 r.), właściciele mogą uczestniczyć w zebraniu przez wideokonferencję i głosować korespondencyjnie, zgodnie z zasadami ustalonymi na zebraniu; system Covid z rozporządzenia nr 2020-304 miał charakter wyłącznie czasowy. Podpis elektroniczny protokołu przez przewodniczącego, sekretarza i skrutatorów jest dopuszczalny. W przypadku umowy zarządcy ustawa ALUR nakłada określone wymogi, ale nie określa żadnej szczególnej formy — zaawansowany podpis elektroniczny + znacznik czasu RFC 3161 są w pełni kompatybilne.

Dlaczego podpisywać elektronicznie?

WZ wspólnoty na odległość — ogromny zysk

Art. 17-1 A ustawy z 10 lipca 1965 r. (wprowadzony ustawą ELAN) pozwala współwłaścicielom uczestniczyć w zgromadzeniu przez wideokonferencję i głosować korespondencyjnie. Mniej dojazdów dla współwłaścicieli, zgromadzenia hybrydowe organizowane na zasadach przegłosowanych przez zgromadzenie + podpis elektroniczny protokołu — oszczędność kilku tygodni, kworum łatwiejsze do osiągnięcia.

Umowa syndyka zgodna z ustawą ALUR

Ustawa ALUR nakłada typową umowę z konkretnymi wymaganiami (roczna opłata, usługi zawarte, usługi dodatkowe wyceniane). Nasz szablon umowy syndyka wstępnie wypełnia wymogi, podpis elektroniczny wspólników (prezes rady wspólników) w 2 minuty.

Multi-wspólnicy (do 100+)

W przypadku dużych wspólnot, protokół musi być podpisany przez przewodniczącego, sekretarza, komisję skrutacyjną i idealnie rozpowszechniony do wszystkich wspólników. Certyneo natywnie obsługuje podpisy w szeregu i dystrybucję multi-adresową z potwierdzeniem odebrania zarabiającym czasem.

Audit trail opozycyjny wobec sądu wspólnoty

Każdy akt jest dostarczany z plikiem PDF dowodu: tożsamość sygnatariuszy zweryfikowana przez OTP SMS, znacznik czasu RFC 3161, hash SHA-256, IP. Możliwy do zastosowania przed sądem nieruchomości wspólnej w przypadku kwestionowania uchwały, kworum lub liczby głosów.

Procedura w 4 krokach

Od przygotowania do archiwizacji prawnej, w mniej niż 5 minut.

1. Wybierz akt do podpisu
Umowa syndyka (ustawa ALUR), protokół WZ (ustawa 1965), uchwała wyjątkowa, umowa z podwykonawcą, polecenie pracy. Szablony wstępnie wypełnione wymaganiami ustawy ALUR dla umowy syndyka.
2. Dodaj sygnatariuszy
Dla umowy syndyka: prezes zarządu wspólnoty (upoważniony przez WZ). Dla protokołu WZ: przewodniczący sesji + sekretarz + skrutatorzy. Każdy otrzymuje spersonalizowany bezpieczny link z OTP SMS.
3. Podpis zaawansowany OTP SMS
Weryfikacja tożsamości przez OTP SMS na telefonie każdego sygnatariusza, certyfikat unikatowy, znacznik czasu RFC 3161. Zgodny z art. 26 rozporządzenia eIDAS i kompatybilny z hybrydowymi zebraniami przewidzianymi w art. 17-1 A ustawy z 10 lipca 1965 r.
4. Dystrybucja do współwłaścicieli
Podpisany protokół może być automatycznie rozpowszechniany do wszystkich współwłaścicieli (powiadomienie e-mail + dostęp do PDF w ich sejfie). Ścieżka audytu archiwizowana przez 10 lat z czasopismem potwierdzeń odbioru.

Często zadawane pytania

Czy umowa syndyka może być podpisana elektronicznie?: Tak. Ustawa ALUR nakłada umowę typu z precyzyjnymi obowiązkowymi wzmiankami, ale nie przepisuje żadnej szczególnej formy. Podpis zaawansowany (AES) Certyneo spełnia wymagania dowodowe w przypadku sporu dotyczącego wynagrodzenia lub świadczeń.
Czy protokół WZ wspólnoty może być podpisany elektronicznie?: Tak — od ustawy ELAN art. 17-1 A ustawy z 10 lipca 1965 r. pozwala współwłaścicielom uczestniczyć w zgromadzeniu przez wideokonferencję lub dowolny środek elektroniczny umożliwiający ich identyfikację oraz głosować korespondencyjnie; zgromadzenie ogólne ustala stosowane środki techniczne. Protokół jest następnie podpisywany elektronicznie przez przewodniczącego posiedzenia, sekretarza i skrutatorów. Tryb covidowy rozporządzenia nr 2020-304, który dopuszczał zgromadzenia bez jakiejkolwiek fizycznej obecności, był tymczasowy.
Jak zorganizować WZ wspólnoty na odległość?: WZ może odbywać się przez wideokonferencję, konferencję telefoniczną lub korespondencję pisemną (art. 17-1 A ustawa 1965). Głosowanie korespondencyjne wykorzystuje zdemateriazowany formularz, który każdy współwłaściciel podpisuje elektronicznie. Protokół jest następnie podpisywany przez biuro WZ z podpisem zaawansowanym.
Kto musi podpisać protokół WZ wspólnoty?: Przewodniczący sesji + sekretarz + skrutatorzy (zwykle 2). Syndyk NIE jest sygnatariuszem protokołu (odpowiada za jego redakcję i prowadzenie rejestru). Certyneo zarządza tą konfiguracją wielu sygnatariuszy z przepływem sekwencyjnym lub równoległym.
Jaki poziom podpisu dla protokołu WZ wspólnoty?: Podpis zaawansowany (AES) jest zalecany. Jest dopuszczalny jako dowód w sądzie (art. 1367 Kodeksu cywilnego), a jego dokumentacja dowodowa pozwala wykazać jego wiarygodność w przypadku kwestionowania uchwały przed sądem powszechnym (dawniej TI, a następnie TGI).
Jak długo należy przechowywać protokoły WZ?: Przez całe istnienie wspólnoty + 5 lat po jej rozwiązaniu (przez dostosowanie do okresu przedawnienia). Rejestr protokołów musi być prowadzony przez całą działalność wspólnoty mieszkańców. Certyneo automatycznie archiwizuje każdy protokół + ścieżkę audytu na ten okres.
Czy uchwały wspólnoty podpisane elektronicznie są skuteczne wobec stron trzecich?: Tak — uchwały uchwalane na WZ z podpisanym elektronicznie protokołem są skuteczne wobec wszystkich współwłaścicieli od momentu ich powiadomienia (art. 18 rozporządzenie 17 marca 1967). Okres 2 miesięcy na wniesienie sprzeciwu liczy się od powiadomienia, które może być dokonane elektronicznie.
Jak powiadomić współwłaścicieli o protokole?: Protokół musi zostać doręczony każdemu właścicielowi lokalu w ciągu miesiąca od zebrania (art. 42 ustawy z 1965 r.). Doręczenie elektroniczne dopuszcza art. 42-1 ustawy z 1965 r. (właściciel zawsze może zażądać doręczenia pocztą), pod warunkiem użycia elektronicznego listu poleconego lub procedury kwalifikowanego dostawcy usług zaufania, zgodnie z wymogiem art. 64 dekretu z 17 marca 1967 r.: zwykły e-mail ze znacznikiem czasu nie wystarcza.

Do przeczytania również

Zdemateriazować biuro syndyka

Bezpłatny plan permanentny (5 kopert przez 14 dni, potem 2/miesiąc), bez karty kredytowej. Zgodny z ustawą z 1965 r., ALUR i rozporządzeniem o WZ na odległość. Ścieżka audytu i archiwizacja przez 10 lat w cenie.

Zacznij bezpłatnie Zobacz ceny