Podpisanie dokumentu Word
Zaktualizowano
Czy trzeba podpisać umowę napisaną w programie Word? Wbudowany w programie Word linia podpisu nie wystarcza do podpisu, który można podważyć. Oto dwie metody, wiarygodny krok po kroku i wartość prawna wyniku.
Czy można podpisać dokument Word elektronicznie?
Tak, ale z ważnym niuansem. Word oferuje funkcję Linię podpisu , która wprowadza podpisane pole, czasami związane z certyfikatem. Funkcja ta pozostaje ograniczona: jest mało odpowiednia do podpisu wieloosobowego, nie jest czytelna przez odbiorców bez Word i nie oferuje identyfikowalności platformy podpisu elektronicznego.
Wiarygodnym sposobem jest konwersja dokumentu na PDF, a następnie podpisywanie go za pomocą rozwiązania eIDAS, które identyfikuje każdego sygnatariusza i zapewnia integralność dokumentu z czasopismą.
Dwa metody podpisania dokumentu Word
W zależności od zagadnienia, możliwe są dwa podejścia.
Linia podpisu Word
Jest on praktyczny do wewnętrznego użytku, ale pozostaje słabe pod względem prawnym: brak silnego uwierzytelnienia sygnatariusza, brak dokumentacji dowodowej, a odwzorowanie zależy od oprogramowania odbiorcy.
Podpis elektroniczny (eIDAS)
Konwertujemy Word do PDF, a następnie podpisujemy go za pośrednictwem platformy zgodnej z przepisami.
Podpisanie dokumentu Word w praktyce z Certyneo
Wiarygodna procedura trwa kilka minut:
- 1Konwertuj dokument Word do PDF (Zacznij od Plik > Zapisz pod > PDF).
- 2Importuj PDF do Certyneo (lub użyj wzoru).
- 3Wprowadź pola podpisu, zaznaczenia i daty, a następnie dodaj sygnatariuszy.
- 4Wysyłaj: każdy podpisujący otrzymuje bezpieczny link i podpis na komputerze lub telefonie komórkowym, bez konieczności tworzenia konta.
- 5Podpisany dokument i jego dokumentacja eIDAS są opatrzone pieczęcią zegarową i archiwizowane; każda strona otrzymuje kopię.
Wartość prawna elektronicznie podpisanego tekstu Word
Podpis elektroniczny zgodny z eIDAS, umieszczony w pliku PDF z Twojego programu Word, ma pełną wartość dowodową, jeżeli sygnatariusz jest wiarygodnie zidentyfikowany i integralność dokumentu jest zagwarantowana (art. 1366 i 1367 kodeksu cywilnego).
W przypadku kontraktu, który jest przedmiotem sporu, zawsze wolisz zaawansowany podpis elektroniczny (AES) od PDF.
Często zadawane pytania
Czy można bezpośrednio podpisać plik Word (.docx)?
Word oferuje linię podpisu , ale jest ona ograniczona i niewiarygodna prawnie.
Czy trzeba przekształcić Word w PDF przed podpisaniem?
Certyneo podpisywał PDF i generował plik dowodowy eIDAS.
Czy podpisany elektronicznie Word ma wartość prawną?
Tak, jeśli podpis jest wynikiem wiarygodnego procesu identyfikacji sygnatariusza i gwarancji jego integralności (art. 1366-1367 Kodeksu cywilnego).
Czy odbiorca musi mieć Word, żeby podpisać?
Nie, z Certyneo sygnatariusze otrzymują link i podpis z przeglądarki, na komputerze lub telefonie komórkowym, bez użycia programu Word i nie tworząc konta.