Archiwizacja elektroniczna (podpis, wartość dowodowa)

Archiwizacja elektroniczna oznacza długoterminowe przechowywanie podpisanych dokumentów cyfrowych w warunkach gwarantujących ich wartość dowodową, czytelność i integralność w czasie. Nie należy mylić z prostą kopią zapasową: archiwizacja dowodowa nakłada precyzyjne ograniczenia techniczne i prawne, które odróżniają ją od zwykłego przechowywania w chmurze.

Trzy filary archiwizacji dowodowej :
• Integralność : archiwizowany dokument nie może być modyfikowany — każde uszkodzenie jest wykrywalne i unieważnia dowód. Gwarantowane przez haszowanie kryptograficzne dokumentu podczas archiwizacji i okresową weryfikację tego skrótu.
• Trwałość : dokument pozostaje czytelny za 10, 20 lub 50 lat, niezależnie od ewolucji oprogramowania. Wymaga to znormalizowanych formatów (PDF/A dla zawartości, PAdES B-LTA dla podpisu) i migracji nośników w regularnych odstępach czasu.
• Pośledzenie : każda operacja na archiwizowanym dokumencie (dostęp, udostępnienie, usunięcie) jest rejestrowana w dzienniku zdarzeń z czasem i niezmiennym.

Ramy normatywne : we Francji archiwizacja dowodowa podlega normom NF Z42-013 (französki standard, AFNOR) i międzynarodowej normie ISO 14641. Dla sektora publicznego i niektórych działań regulowanych (opieka zdrowotna, usługi finansowe) wymagana jest akredytacja SIAF (Międzyministerialny Serwis Archiwów Francji) lub certyfikacja przez trzeciestronnego archiwariusza ESG. Rozporządzenie eIDAS 2.0 wprowadza nową usługę zaufania kwalifikowaną dedykowaną archiwizacji elektronicznej, uznawana z mocy prawa w całej UE.

Terminy przechowywania wymagane prawnie we Francji :
• Umowy handlowe i faktury : 10 lat (Code de commerce art. L123-22)
• Umowy o pracę : 5 lat po odejściu pracownika
• Dokumenty podatkowe : 6 lat (Livre des procédures fiscales art. L102 B)
• Akty notarialne : 75 lat (Code du notariat)
• Dokumenty medyczne : 20 lat po ostatnim akcie (Code de la santé publique)

Implementacja Certyneo : wszystkie podpisane dokumenty są archiwizowane w formacie PAdES B-LT (B-LTA dostępne w planie Business dla przechowywania > 10 lat), z kwalifikowanym czasem RFC 3161, przechowywanie 10 lat włączone we wszystkich planach, dziennik zdarzeń dostępny w każdej chwili, oraz pobieranie dziennika audytu w formacie PDF. Patrz również wartość dowodowa i LTV (Walidacja Długoterminowa).