Elektroniczne archiwizowanie podpisu: zapewnienie wartości dowodowej w czasie

Co to jest archiwizacja dowodowa?

Prawo do przechowywania: kto musi archiwizować i jak długo

W przypadku gdy dokument podpisany jest przedmiotem sprzeciwu, w przypadku gdy dokument podpisany jest przedmiotem sprzeciwu, w przypadku gdy dokument podpisany jest przedmiotem sprzeciwu, w przypadku gdy dokument podpisany jest przedmiotem sprzeciwu, w przypadku gdy dokument podpisany jest przedmiotem sprzeciwu, w przypadku gdy dokument podpisany jest przedmiotem sprzeciwu, w przypadku gdy dokument podpisany jest przedmiotem sprzeciwu, w przypadku gdy dokument podpisany jest przedmiotem sprzeciwu, w przypadku gdy dokument podpisany jest przedmiotem sprzeciwu, w przypadku gdy dokument podpisany jest przedmiotem sprzeciwu, w przypadku gdy dokument podpisany jest przedmiotem sprzeciwu, w przypadku gdy dokument podpisany jest przedmiotem sprzeciwu, w przypadku gdy dokument podpisany jest przedmiotem sprzeciwu, w przypadku gdy dokument podpisany jest przedmiotem sprzeciwu, w przypadku gdy dokument podpisany jest przedmiotem sprzeciwu.

Ramy prawne archiwizacji dowodów

W przypadku archiwum elektronicznego o wartości dowodowej we Francji i Europie istnieją cztery kryteria, które nie są obowiązkowe, ale ich przestrzeganie jest warunkiem możliwości przeciwstawienia się archiwum.

Archiwa dowodowa, zapasowe, bezpieczne cyfrowe: jakie są różnice?

Wszystkie trzy rozwiązania zachowują pliki, ale tylko jedno gwarantuje ich ewidentność w czasie.

eIDAS 2.0: kwalifikowana archiwizacja elektroniczna (artykuł 45f)

Rozporządzenie eIDAS 2.0 (rozporządzenie (UE) 2024/1183) wprowadza nową dedykowaną usługę zaufania : kwalifikowaną archiwizację elektroniczną. Artykuł 45f ustanawia zasadę — dokumenty archiwizowane przez usługę kwalifikowaną cieszą się domniemaniem integralności i pochodzenia przez cały okres przechowywania. W praktyce dokument podpisany, a następnie zarchiwizowany u kwalifikowanego dostawcy nie musi już dowodzić, że nie został zmieniony : to strona podważająca musi wykazać coś przeciwnego.

To domniemanie obowiązuje na całym terenie UE i harmonizuje rozbieżne praktyki krajowe (NF Z42-013 we Francji, TR-ESOR w Niemczech). Akty wykonawcze precyzujące wymagania techniczne są oczekiwane do 2026-2027 r.; w międzyczasie archiwizacja PAdES B-LTA z czasem potrzebującym kwalifikacji pozostaje najlepszą uznaną praktyką do zachowania wartości dowodowej podpisanego dokumentu.

Ustawowe okresy przechowywania w UE

Okres przechowywania zależy od dokumentu i kraju. Kilka orientacyjnych wskazań :

• •Francja : umowy handlowe i faktury — 10 lat (K. han. art. L123-22) ; umowy o pracę — 5 lat po odejściu pracownika
• •Niemcy : księgi i dokumenty rachunkowe — 10 lat (HGB §257, AO §147)
• •Hiszpania : dokumentacja handlowa — 6 lat (Código de Comercio art. 30)
• •Włochy : zapisy i korespondencja handlowa — 10 lat (Codice civile art. 2220)
• •Na całym terenie UE : dokumenty podatkowe podlegają własnym terminom (6 lat we Francji, LPF art. L102 B) — sprawdź tekst obowiązujący w Twojej branży

Często zadawane pytania archiwizacja elektroniczna

Jaka jest różnica między archiwizacją a zapisywaniem?

Archiwizacja o wartości dowodowej gwarantuje integralność (każde zmiany są wykrywalne), trwałość (standaryzowane formaty i migracja nośników) i identyfikowalność (zastympowany dziennik zdarzeń) podpisanego dokumentu, tak aby pozostał podlegający poddaniu postępowaniu sądowemu przez cały okres jego legalnego przechowywania.

Czy elektroniczne archiwum ma wartość prawną?

Tak, pod warunkiem, że spełnione są normy archiwizacji dowodowej. Dokument podpisany elektronicznie i archiwizowany zgodnie z NF Z42-013 lub ISO 14641 zachowuje taką samą wartość dowodową jak oryginalny dokument papierowy (kod cywilny, art. 1366 i 1379).

Jak długo należy przechowywać podpisany dokument?

Czas trwania dokumentu zależy od rodzaju dokumentu: 10 lat w przypadku umów handlowych i faktur (art. L123-22 Kodeksu handlowego), 5 lat w przypadku umów o pracę, 6 lat w przypadku dokumentów podatkowych (LPF art. L102 B), 20 lat w przypadku dokumentów medycznych, do 75 lat w przypadku akt notarialnych.

Co to jest standard NF Z42-013?

NF Z42-013 to francuski standard (AFNOR), który określa techniczne i organizacyjne środki systemu archiwizacji elektronicznej o wartości dowodowej.

Co to jest format PADES B-LTA?

PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures) jest standardem ETSI do podpisu plików PDF. Profil B-LTA (Long-Term Archival) zawiera w pliku wszystkie informacje niezbędne do weryfikacji podpisu w późniejszych latach nawet po wygaśnięciu certyfikatu poprzez włączenie danych rezygnacji i odnowienie zegarowania.

Czy archiwacja jest wliczona w Certyneo?

Tak. Wszystkie dokumenty podpisane na Certyneo są archiwizowane w formacie PAdES B-LT, z zakwalifikowanym czasopismem RFC 3161 i 10-letnim trzymaniem zawartym we wszystkich planach. Profil PAdES B-LTA, przeznaczony do trwania ponad 10 lat, jest dostępny na planie biznesowym. Dziennik zdarzeń i ścieżka audytu są dostępne i do pobrania w dowolnym momencie.

Jakie korzyści przynosi kwalifikowane archiwizowanie eIDAS 2.0?

eIDAS 2.0 tworzy wykwalifikowaną usługę zaufania poświęconą archiwizacji elektronicznej. Archiwizacja przez wykwalifikowanego dostawcę jest uznana za zgodną z prawem i uznana w całości przez całą Unię Europejską, podobnie jak wykwalifikowane etykiety czasu lub elektroniczne pieczęcie.

Co to jest kwalifikowana archiwizacja elektroniczna (eIDAS 2.0)?

To nowa usługa zaufania wprowadzona przez rozporządzenie eIDAS 2.0 (artykuł 45f): kwalifikowany dostawca archiwizuje dokumenty z domniemaniem prawnym uczciwości i pochodzenia, uznanym na całym terenie UE. Uzupełnia podpis kwalifikowany — QES dowodzi, kto podpisał, kwalifikowana archiwizacja dowodzi, że dokument się nie zmienił od tamtej pory.

Do dalszego rozwoju

• Przewodnik eIDAS SES, AES, QES
• Certyfikat sygnatury cyfrowej i certyfikat certyfikujący
• W przypadku gdy w przypadku danych osobowych użytkownik nie jest w stanie wypełnić wymogów określonych w art. 35 ust. 1 lit. a), b) i c), w przypadku gdy w przypadku danych osobowych użytkownik nie jest w stanie wypełnić wymogów określonych w art. 35 ust. 1 lit. a) i b) niniejszego rozporządzenia, w przypadku gdy nie jest w stanie wypełnić wymogów określonych w art. 35 ust. 1 lit. a) i b) niniejszego rozporządzenia, organ odpowiedzialny za bezpieczeństwo danych osobowych może wprowadzić odpowiednie środki.
• Słownik: wartość dowodowa, PAdES, LTV
• Sejf cyfrowy