Podpis elektroniczny dla firm księgowych

Zawód szczególnie dotknięty

Zawód szczególnie dotknięty

Firmy księgowe podpisują i podpisały znaczną liczbę dokumentów: roczne listy intencyjne, pakiety podatkowe, bilanse, deklaracje VAT, protokoły posiedzeń. Tradycyjnie w formie papierowej, przepływy te mają duży wpływ na produktywność firmy.

Podpis elektroniczny radykalnie zmienia sytuację: raport zatwierdzony przez klienta w 5 minut zamiast w 3 dni, roczny cykl rozliczeniowy nadrobiony w kilka tygodni.

• Typowo podpisane dokumentyList motywacyjny
• (roczny, z możliwością przedłużenia)(roczny, z możliwością przedłużenia)
• Bilans i załączniki
• (zatwierdzenie klienta przed wpłatą)Pakiet podatkowy
• Deklaracje VAT(klient inkasa)
• (klient inkasa)
• Protokoły ze spotkań(zatwierdzenie rachunku)

Umowa rachunku bieżącego

Różne certyfikaty(bankowość, URSSAF)(bankowość, URSSAF)Zalecany poziom podpisu⬥⬥⬥ podpis zaawansowany (AES)

to standard dla dokumentów mających moc prawną (pismo misji, protokoły walnych zgromadzeń). Do walidacji wewnętrznej (zatwierdzenia projektu bilansu) wystarczypodpis prosty (SES) ⬥⬥⬥.W przypadku niektórych dokumentów regulowanych (złożonych w urzędzie) może być wymagany

W przypadku niektórych dokumentów regulowanych (złożonych w urzędzie) może być wymagany

• podpis kwalifikowany (QES)– sprawdź w zależności od jurysdykcji.
• Korzyści dla firmyPrzyspieszona kampania podatkowa ⬥⬥⬥: podpisanie bilansów w kilka godzin zamiast tygodni
• Lepsza stopa zwrotu ⬥⬥⬥: automatyczne przypomnienia zamiast nieodebranych e-mailiLepsza stopa zwrotu ⬥⬥⬥: automatyczne przypomnienia zamiast nieodebranych e-maili
• Zyski administracyjne ⬥⬥⬥: 30 do 60 minut na plik (drukowanie, skanowanie, archiwizacja)Możliwość śledzenia kontroli ⬥⬥⬥: ścieżka audytu mająca zastosowanie do kontroli podatkowych

Integracja z oprogramowaniem księgowym

Firmy zazwyczaj korzystają z Sage, Cegid, EBP, MyUnisoft. Nowoczesna platforma podpisu jest łączona poprzez API lub Zapier: w oprogramowaniu księgowy klika „Wyślij do podpisu”, dokument jest wysyłany automatycznie, podpisany plik PDF wraca do pliku klienta. ⬥⬥cat multi-documents)

Konkretny przypadek: kampania podatkowa

• Konkretny przypadek: kampania podatkowa
• Firma zatrudniająca 15 księgowych uprzemysłowiła kampanię podatkową. Nowa trasa:
• Automatyczne generowanie bilansu + załączników od Sage
• Wysyłanie AES do menadżera klienta

Automatyczne przypomnienie na D+3 w przypadku braku podpisu

Raport walidacyjny podpisywany po zatwierdzeniu rachunków

1. Raport walidacyjny podpisywany po zatwierdzeniu rachunków
2. Automatyczne zgłoszenie do rejestru
3. Kampania 2025: 320 spraw przetworzonych w 6 tygodni zamiast 10, 0 dokumentów utraconych, 100% dokumentów przechowywanych przez 10 lat.
4. Jak Certyneo Ci pomaga
5. Certyneo oferuje szablony dostosowane do firm księgowych (listy misji, protokoły WZ), domyślnie zaawansowany podpis, integrację z głównymi programami księgowymi (Sage, Cegid, EBP) poprzez API oraz 10-letnią archiwizację zgodnie z wymogami prawnymi dotyczącymi przechowywania dokumentów księgowych.

Odkryj rozwiązanie podpisu elektronicznego Certyneo

Odkryj rozwiązanie podpisu elektronicznego Certyneo

FAQ

Czy księgowy może podpisywać dokumenty w imieniu klienta?

Nie, podpis elektroniczny wiąże podpisującego. Klient musi podpisać się sam.

Czy roczny list misyjny musi być podpisywany co roku?

Tak, jest to etyczny obowiązek OEC. Możliwe jest milczące przedłużenie umowy, jeżeli tak stanowi pismo.

Tak, jest to etyczny obowiązek OEC. Możliwe jest milczące przedłużenie umowy, jeżeli tak stanowi pismo.

Do zgłoszenia w rejestrze?

Niektóre procedury wymagają QES (e-przeszczep). Większość akceptuje pliki PDF podpisane w AES.

Jak długo należy przechowywać części?

10 lat (art. L.123-22 Kodeksu handlowego).

Czy raporty można podpisywać na telefonie komórkowym?

Czy raporty można podpisywać na telefonie komórkowym?

Tak, wszystkie nowoczesne platformy są przyjazne dla urządzeń mobilnych.

Wniosek

Podpis elektroniczny stał się strategicznym narzędziem dla firm księgowych: produktywność, identyfikowalność, zgodność. Firmy, które je wdrożyły, obsługują o 30–50% więcej spraw przy stałej liczbie pracowników.

Wypróbuj Certyneo, aby wysyłać, podpisywać i śledzić swoje dokumenty online prosto, szybko i bezpiecznie.