Bewaring van elektronisch ondertekende documenten

Waarom bewaring essentieel is

Waarom bewaring essentieel isEen elektronische handtekening heeft alleen waarde als het bewijs doorzoekbaar en verifieerbaar blijft. Geschillen kunnen 5, 8 of 10 jaar na ondertekening ontstaan. Vandaar het belang van een correctearchivering ⬥⬥⬥.

Wettelijke duur in Frankrijk

• Commerciële contracten ⬥⬥⬥: 10 jaar (artikel L.123-22)Arbeidsovereenkomsten ⬥⬥⬥: 5 jaar na einde
• Arbeidsovereenkomsten ⬥⬥⬥: 5 jaar na eindeFacturen ⬥⬥⬥: 10 jaar (boekhoudkundig), 6 jaar (belasting)
• Leaseovereenkomsten ⬥⬥⬥: looptijd + 5 jaarVerzekeringscontracten ⬥⬥⬥: 2 tot 10 jaar afhankelijk van het type
• Notariële akten ⬥⬥⬥: 30 jaarBewaar de PDF
• Bewaar de PDFen
• het audittraject voor de langst toepasselijke periode.Archiefformaten

Er bestaan verschillende PAdES-formaten naast elkaar:PAdES-B-B ⬥⬥⬥: eenvoudige handtekeningPAdES-B-B ⬥⬥⬥: eenvoudige handtekening

PAdES-B-T ⬥⬥⬥: + gekwalificeerde tijdstempel

PAdES-B-LT ⬥⬥⬥: + certificaatketen (offline verificatie)

• PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + periodieke tijdstempels (geldigheid van meerdere decennia)Voor langetermijndocumenten kiest u
• PAdES-B-LTAPAdES-B-LTA
• .Elektronisch archiveringssysteem (SAE)
• Een SAE met bewijskracht garandeert:Integriteit (geverifieerde vingerafdrukken)

Authenticiteit (handtekening bleef geldig)Authenticiteit (handtekening bleef geldig)Traceerbaarheid (logboek van consultaties)

Omkeerbaarheid (export mogelijk)

De Franse norm

• NF Z42-013
• specificeert de eisen.
• specificeert de eisen.
• Best practices

Behoud PDF + audit trail, nooit de een zonder de anderOpslaan in meerdere exemplaren (geografische redundantie)Controleer de integriteit periodiek (6-12 maanden)

Documentduur per documenttype

• Documentduur per documenttype
• Test de restauratie jaarlijks
• Frequente fouten
• Bewaar alleen de PDF
• Bewaar op één medium

Gebruik een cloud zonder bewaarclausules

• Gebruik een cloud zonder bewaarclausules
• Vergeet specifieke looptijden (bankieren, gezondheidszorg)
• Verlies de sleutels als het archief gecodeerd is
• Interne vs. uitbestede archivering
• Intern ⬥⬥⬥: totale controle, initiële investering.

Uitbesteed ⬥⬥⬥: via het platform of een dienstverlener. Lagere kosten, operationeel lossen, omkeerbaarheidsclausules controleren.

Uitbesteed ⬥⬥⬥: via het platform of een dienstverlener. Lagere kosten, operationeel lossen, omkeerbaarheidsclausules controleren.De meeste MKB-bedrijven geven de voorkeur aan uitbestede archivering die in het plan is opgenomen.Hoe Certyneo u helptCertyneo omvat een

10-jarige archivering

in alle plannen. Elk document wordt bewaard met PDF PAdES-B-T, volledige audittrail en metadata. Infrastructuur gerepliceerd in de EU (Duitsland, IONOS) met versiebeheer. Exporteer archieven met één klik.

in alle plannen. Elk document wordt bewaard met PDF PAdES-B-T, volledige audittrail en metadata. Infrastructuur gerepliceerd in de EU (Duitsland, IONOS) met versiebeheer. Exporteer archieven met één klik.Ontdek de Certyneo oplossing voor elektronische handtekeningenFAQ

Heb ik een gecertificeerde SAE nodig?

Niet vereist, maar aanbevolen voor documenten met een hoge inzet. NF Z42-013 biedt een vermoeden van betrouwbaarheid.

Kan ik alleen de PDF behouden?

Kan ik alleen de PDF behouden?

Technisch gezien ja, maar het afzonderlijke audittraject is nog steeds nuttig.

Als mijn platform verdwijnt?

PAdES PDF's blijven offline verifieerbaar. Exporteer het audittraject regelmatig.

Is archiveren duur?

Nee, zeer zuinig in vergelijking met papier. De meeste platforms bevatten het.

Nee, zeer zuinig in vergelijking met papier. De meeste platforms bevatten het.

Wanneer begint de periode van 10 jaar?

Commercieel contract: einde uitvoering. Arbeidsovereenkomst: einde contract.

Conclusie

Conservatie is de levensverzekering van uw handtekeningen. Kies een lang en solide archief, controleer het regelmatig.

Probeer Certyneo om uw documenten eenvoudig, snel en veilig online te verzenden, ondertekenen en volgen.