Jegyzői dossziék online kezelése: aláírás és elektronikus nyomonkövetés
Központosítsa az aláírást és a magánjogi jellegű okiratok nyomon követését az Ön ügyvédi irodájának minden ügyfélmappájában — öröklés, eladás, lakbérleti kezelés, közös tulajdon — egyetlen helyen. Minden mappa összefoglalja aláíróit, aláírt okiratait, audit naplóját és határidejeit, ahelyett, hogy szétszóródna az e-mailok és papír mappák között. Megfelel a közjegyzők státuszának (45-2590. számú rendelet) és az eIDAS szabályozásnak — javasolt előírt aláírás, napló mappánként megőrzött.
- Jogi keretrendszer
- Notárius státusza · dossziékövvetés
- Niveau de signature
- AES eIDAS ajánlott
- Törvényes archívum
- 10 év és több
Miért központosítsa ügyfeldosszieinek nyomon követését?
Egy notáriusiroda folyamatosan több tucat dossziet kezel párhuzamosan — öröklések, értékesítések, közös tulajdon, kezelési mandátumok — mindegyik több magánlevéllel és több aláíróval (örökösök, közös tulajdonosok, megbízók). Dedikált eszköz nélkül a nyomon követés szétszórt e-mail-cserékre és papír mappa-gyűjteményekre támaszkodik, valós kockázattal, hogy elveszítik az aláírásra váró dokumentum vagy közelgő határidő nyomát. Az elektronikus aláírás központosítása dosszié alapján egy kattintással lehetővé teszi az összes aláírt dokumentum, azok audit trail-je és az egyes aláírók azonosságának megtalálását, valamint az egyes ügyek előrehaladásának nyomon követését az előzmények kézi újraalkotása nélkül.
Miért írjon alá elektronikusan?
Egy tér minden ügyféldossziéhez
Mindegyik ügy (öröklés, értékesítés, közös tulajdon, kezelési mandátum) magánleveleit, aláíróit és audit trail-jét egy helyen csoportosítja, ahelyett, hogy e-mail postafiók és mappák között szétszóródna.
Az előrehaladás nyomon követése egy pillantásra
Mindegyik dokumentum státusza azonnal látható: aláírásra vár, aláírt, felszólított. Vége a kézi felszólítási e-maileknek annak megállapításához, hogy egy örökös vagy közös tulajdonos hol tart.
Több aláíró dosszié szerint
Öröklés, közös tulajdon, megosztás: mindegyik közös ügyfél személyes linkjét kapja meg OTP SMS-sel. Szekvenciális vagy párhuzamos aláírás a dosszié szerint, újra bevitelét nem igényelve minden dokumentum között.
Az előzmények és audit trail ügyek alapján megőrizve
A dosszié mindegyik dokumentuma archívált a bizonyító PDF-vel (identitás OTP SMS-sel ellenőrizve, időbélyeg, SHA-256 kivonat). Egy kattintással exportálható utódok kollégák számára vagy per esetén.
4 lépéses eljárás
Az előkészítéstől a jogi archiválásig, kevesebb mint 5 perc alatt.
1. Hozza létre az ügyfeldosszét
Nevezze el a dosszét (ügyfél neve, ügy típusa), és készítse elő az aláírható első magánlevelet (díjmegállapodás, mandátum, ügyfelek közötti megállapodás).
2. Adja hozzá a dosszié aláíróit
Notárius + az ügyhez érintett ügyfél(ek). Öröklés vagy közös tulajdon esetén adja hozzá az összes közös ügyfelet; mindegyik személyes biztonságos linket kap.
3. Kövesse nyomon a dokumentumok előrehaladását
A dosszié mindegyik dokumentuma megjeleníti az állapotát (függőben, aláírt, felszólított). Egy kattintással keresse meg az ügy teljes történetét, az e-mail cserék kézi újraalkotása nélkül.
4. Archiválja és exportálja a dosszét
Az aláírt dokumentumok és azok audit trail a dosszéhez maradnak a teljes jogi archívási időszak alatt. Az export lehetséges az utódok kollégáknak történő átadásához.
Gyakran feltett kérdések
- Lehet-e több dokumentumot ugyanazon ügyfeldosszé alatt csoportosítani?
- Igen. Minden dosszié (öröklés, eladás, közös tulajdon, kezelési megbízás) egy helyen központosítja az összes magánvállalásos aktust, aláíróit és azok auditálási nyomvonalát, ahelyett hogy minden aktust külön-külön kezelne.
- Hogyan követhető egy több örökös dosszié haladása?
- Az egyes örökösök vagy közös tulajdonosok aláírási státusza egy pillantásra látható (függőben, aláírt, felszólított). Mindegyik egy személyes, biztonságos linket kap OTP SMS-sel a saját telefonszámára.
- Helyettesíti-e a dosszié-követés a notáriusi szakterületi szoftvert?
- Nem — a Certyneo központosítja az elektronikus aláírást és a tanács magánvállalásos aktusainak nyomon követését; nem helyettesít egy teljes notáriusi kezelési szoftvert, és nem tartozik az autentikus aktusok szerkesztése a hatáskörébe, amely kívül esik a körét.
- Felszólítható-e egy olyan aláíró, aki még nem írta alá az aktusát?
- Igen, egy felszólítás közvetlenül a dosszié alapján küldhető el, anélkül hogy az e-mailes eszmecserék előzményét újra venné fel.
- Megőrzik-e a dosszié előzményeit az összes aktus aláírása után?
- Igen, minden aktus a dosszié mellett marad az auditálási nyomvonallal (OTP SMS-sel ellenőrzött személyazonosság, időbélyegzés, SHA-256 kivonatolás) a teljes jogi archiválási időszak alatt, amely bármikor megtekinthető.
- Hogyan lehet átadni egy dosszié egy utódor tanácsosnak?
- Az aláírt aktusok és azok auditálási nyomvonala exportálható a dosszié alapján, egy kollégának történő átadáshoz tanács átvételének vagy ügyfélkör eladásának esetén.
- Milyen szintű aláírás a notáriusi dosszié aktusaihoz?
- Haladó szintű aláírás (AES) ajánlott a tanács magánvállalásos aktusaihoz — jogilag elfogadható (Polgári Törvénykönyv 1367. cikkely), minden aktushoz társított bizonyítási dosszié.
- Mennyibe kerül a dosszié-követés egy notáriusi tanácsnak?
- Egy állandó ingyenes csomag lehetővé teszi a tesztelést több dosszié alapján havi borítéks kvótával. A fizetős csomagok a tanács által feldolgozott dosszié-kötet alapján igazodnak.
Olvasd még:
- Elektronikus aláírás közjegyzők és ügyvédi irodák részére
- előretett aláírás (AES)
- eIDAS-rendelet
- Certyneo díjak
- Elektronikus aláírási megoldás eIDAS
- Elektronikus aláírás jegyzőknek és jegyzői irodáknak
- Hiteles okirat vagy magánjogi okirat jegyzőknek
- Jegyzői okiratait archiválja és nyomon kövesse azok határidejét
- Le Plan Métier Notariat : gestion de dossiers pour étude notariale
Központosítsa ügyfél-dosszié követéseit
Állandó ingyenes csomag (5 boríték 14 napig, majd 2/hó), bankkártya nélkül. Megfelelő a notáriusok státusza és az eIDAS. Előzmények és auditálási nyomvonal dosszié szerint megőrzött.