Mennyi ideig kell egy közjegyzőnek megőriznie a magánforgalomban készült okiratait?

Legalább 10 év, a polgári és kereskedelmi ügyletekre alkalmazandó közös előírás szerinti elévülési időszak. A családi vagy vagyoni üggyel kapcsolatos okiratok esetén hosszabb megőrzés ajánlott. A Certyneo 10 évig archivál, kiterjesztéssel rendelkezésre.

Mi az a bizonyító értékkel rendelkező archiválás?

Ez az aláírt dokumentum megőrzése teljes auditnyomával — az aláíró ellenőrzött személyazonossága, időbélyeg, a dokumentum lenyomata — amely lehetővé teszi az okirat megbízhatóságának igazolását vitatás esetén, és nem csak annak tárolása.

Hogyan lehet nyomon követni a közjegyzői megbízás visszavonási határidejét?

Az egyes megbízásokra vonatkozó visszavonási időszak az archiválandó okirathoz marad csatolva, annak mappájából megtekinthető az ügyfél-kommunikáció előzményeinek újbóli megkeresése nélkül.

Mi történik, ha egy archiválandó okiratot egy ügyfél vitatott?

A bizonyító PDF és a teljes audit trail (SMS-kóddal történő hitelesítés, RFC 3161 időbélyeg, SHA-256 hash) egyetlen kattintással exportálható, minden polgári és kereskedelmi bíróság előtt és a Felsőbb Notáriusi Tanács előtt fegyelmi perben felhasználható.

Az elektronikus archiválás megfelel a közjegyzői szakmai titoknak?

Igen — TLS 1.3 titkosítás az átvitel során, AES-256 a tárolásban, szigorú adatelszigetelés ügyek szerint, EU-s üzemeltetés (IONOS), GDPR-kompatibilis DPA, amely a közjegyzői szakmai titkokra vonatkozó specifikus záradékokat tartalmazza.

Lehet-e exportálni egy archivált okiratot egy utód kolléga részére?

Igen, minden okirat és annak audit trail bármikor exportálható a mappájából, átadás céljából egy kolléga részére tanulmány átvétele vagy ügyfélkör értékesítése esetén.

A határidő-követés működik-e többaláíró okiratok esetén is?

Igen — több örökös vagy közös tulajdonos által aláírt okirat esetén a határidő az okirathoz magához marad rögzítve, függetlenül az aláírók számától.

Az okirati értékű archiválás vonatkozik-e az elektronikus hiteles okiratra is?

Nem — az elektronikus hiteles okirat (1369. cikk Polgári törvénykönyv, 2005-973. számú rendelet) a notáriusi profession számára jellegzetes eszköz szerint kerül megőrzésre, a Certyneo hatáskörén kívül. Ez az archiválás a tanulmány magánjogi okirataira vonatkozik.

10 éves archiválás · bizonyító érték · eIDAS AES

Elektronikus notárius okiratok archiválása és határidőinek nyomon követése

Őrizze meg az ön irodájának magánjogi okiratait bizonyító értékkel a teljes jogszabályi időtartam alatt, és kövesse nyomon az azokhoz kapcsolódó határidőket — visszavonási időszak, meghatalmazás megújítása, megállapodás lejárata. Minden archivált okirat megtekinthető marad teljes audit nyommal (aláírók személyazonossága, időbélyeg, dokumentum hashe), anélkül, hogy az ellenőrzés vagy vita idején manuálisan kellene rekonstruálni az előzményeket.

Jogi keretrendszer: Jogi archiválás · bizonyító érték
Aláírási szint: AES eIDAS ajánlott
Törvényes archívum: 10 év és több

Miért számít a bizonyító értékkel rendelkező archiválás egy notárius iroda számára?

Egy notárius iroda magánjogi okiratait — tiszthonoráriumok megállapodásai, ingatlankezelési meghatalmazásai, ügyfelek közötti megállapodásai — az alkalmazandó elévülési időtartam alatt meg kell őrizni (az általános szabály szerint 10 éven át polgári és kereskedelmi okiratok esetén), és érvényellenezhetőnek kell maradniuk a Fellebbezési Bíróság ellenőrzése vagy ügyfélvitája során. A bizonyító értékkel rendelkező archiválás nem csupán az aláírt PDF tárolására korlátozódik: megőrzi az aláírók igazolt személyazonosságát, az időbélyeget, a dokumentum lenyomatát is tartalmazó teljes audit nyomot — amely bizonyítja az okirat megbízhatóságát abban a pillanatban, amikor azt megkérdőjelezik. Bizonyos okiratok rendelkeznek saját határidővel is (meghatalmazás visszavonási időszaka, titoktartási kötelezettség időtartama, megállapodás megújítása), amelyeket nyomon kell tudni követni anélkül, hogy az egyes dossziekat manuálisan fel kellene dolgozni.

Miért írjon alá elektronikusan?

10 éves archiválás benne foglalva

Minden magánjogi okirat az audit nyomával együtt 10 éven át őrzött (általános jogszabályi elévülési időtartam), további intézkedés nélkül, lehetőség szerint hosszabb ideig őrizendő vagyon-kezelési dosszié esetén.

Teljes és exportálható audit nyom

Az aláíró hitelesítése SMS-kóddal, RFC 3161 időbélyeg, SHA-256 lenyomat a dokumentumról. A bizonyító PDF-t egyetlen kattintással exportálhatja a Felsőbb Notáriusi Tanács ellenőrzésére vagy peresítéshez.

Határidő nyomon követése okiratenként

Visszavonási időszak, meghatalmazás megújítása, megállapodás lejárata: minden okirat megtartja a szükséges információkat a határidők megtalálásához anélkül, hogy a dossziet elölről kellene kezdeni.

Szakmai titok megőrzése az archiválásban

TLS 1.3 titkosítás az átvitel során, AES-256 a tárolásban, szigorú adatelszigetelés ügyek szerint, EU-s üzemeltetés (IONOS) — beleértve a hosszú távon archiválandó okiratokat is.

4 lépéses eljárás

Az előkészítéstől a jogi archiválásig, kevesebb mint 5 perc alatt.

1. Az okirat magánforgalomban történő aláírása
Az aktus fejlett aláírásban (AES) kerül aláírásra, minden ügyfél SMS-kóddal történő hitelesítésével.
2. Automatikus archiválás bizonyító értékkel
A véglegesített okirat és teljes auditnyoma automatikusan archiválódnak, az iroda további kezelése nélkül.
3. Az okirathoz csatolt határidők követése
Bármikor megtalálható az okiratra vonatkozó határidő (visszavonási időszak, megújítás, kötelezettség időtartama) közvetlenül az annak mappájából.
4. Exportálás ellenőrzés vagy perben esetén
A bizonyító PDF és teljes auditnyom egy kattintással exportálható egy jogutód kollégának, a köztársasági jegyzői tanácsnak vagy bármely bíróságnak.

Gyakran feltett kérdések

Mennyi ideig kell egy közjegyzőnek megőriznie a magánforgalomban készült okiratait?: Legalább 10 év, a polgári és kereskedelmi ügyletekre alkalmazandó közös előírás szerinti elévülési időszak. A családi vagy vagyoni üggyel kapcsolatos okiratok esetén hosszabb megőrzés ajánlott. A Certyneo 10 évig archivál, kiterjesztéssel rendelkezésre.
Mi az a bizonyító értékkel rendelkező archiválás?: Ez az aláírt dokumentum megőrzése teljes auditnyomával — az aláíró ellenőrzött személyazonossága, időbélyeg, a dokumentum lenyomata — amely lehetővé teszi az okirat megbízhatóságának igazolását vitatás esetén, és nem csak annak tárolása.
Hogyan lehet nyomon követni a közjegyzői megbízás visszavonási határidejét?: Az egyes megbízásokra vonatkozó visszavonási időszak az archiválandó okirathoz marad csatolva, annak mappájából megtekinthető az ügyfél-kommunikáció előzményeinek újbóli megkeresése nélkül.
Mi történik, ha egy archiválandó okiratot egy ügyfél vitatott?: A bizonyító PDF és a teljes audit trail (SMS-kóddal történő hitelesítés, RFC 3161 időbélyeg, SHA-256 hash) egyetlen kattintással exportálható, minden polgári és kereskedelmi bíróság előtt és a Felsőbb Notáriusi Tanács előtt fegyelmi perben felhasználható.
Az elektronikus archiválás megfelel a közjegyzői szakmai titoknak?: Igen — TLS 1.3 titkosítás az átvitel során, AES-256 a tárolásban, szigorú adatelszigetelés ügyek szerint, EU-s üzemeltetés (IONOS), GDPR-kompatibilis DPA, amely a közjegyzői szakmai titkokra vonatkozó specifikus záradékokat tartalmazza.
Lehet-e exportálni egy archivált okiratot egy utód kolléga részére?: Igen, minden okirat és annak audit trail bármikor exportálható a mappájából, átadás céljából egy kolléga részére tanulmány átvétele vagy ügyfélkör értékesítése esetén.
A határidő-követés működik-e többaláíró okiratok esetén is?: Igen — több örökös vagy közös tulajdonos által aláírt okirat esetén a határidő az okirathoz magához marad rögzítve, függetlenül az aláírók számától.
Az okirati értékű archiválás vonatkozik-e az elektronikus hiteles okiratra is?: Nem — az elektronikus hiteles okirat (1369. cikk Polgári törvénykönyv, 2005-973. számú rendelet) a notáriusi profession számára jellegzetes eszköz szerint kerül megőrzésre, a Certyneo hatáskörén kívül. Ez az archiválás a tanulmány magánjogi okirataira vonatkozik.

Olvasd még:

Archiválja notáriusi okiratait teljes bizalommal

Állandó ingyenes csomag (5 boríték 14 napig, majd 2/hó), bankkártya nélkül. 10 éves okirati értékű archiválás mellékelt, a notáriusok státusza és az eIDAS előírásainak megfelelő.

Ingyenes kezdés Lásd az árakat