Kereskedelmi árajánlat elektronikus aláírása

Miért érdemes elektronikusan aláírni egy árajánlatot

Az árajánlat aláíratása azt jelenti, hogy egy ajánlatból megrendelés lesz. Minél gyorsabb ez a folyamat, annál nagyobb eséllyel marad érdeklődő az ügyfél. A elektronikus aláírás lehetővé teszi, hogy a "még átgondolom"-ból pár perc alatt "aláírva, elfogadva" legyen.

Konkrét előnyök:

• rövidebb értékesítési ciklus (1-3 nap a korábbi 7-15 nap helyett)
• javuló konverziós arány (+15-30% az adott ágazattól függően)
• a megállapodás nyomon követhetősége (pontos dátum, IP-cím, azonosítás)

Javasolt szint

A egyszerű elektronikus aláírás (SES) a legtöbb kereskedelmi árajánlathoz elegendő. Gyors, akadálymentes, jogilag érvényes: az aláírás pillanatától az árajánlat kötelezettségvállalásnak minősül.

Magas összegű árajánlatok (20 000 € felett) vagy szabályozott ágazatok esetén az AES további biztonságot nyújt.

Tipikus folyamat

1. Az árajánlat elkészítése a számlázási rendszerben (Sellsy, QuickBooks, Sage stb.)
2. Exportálás PDF formátumba
3. Küldés az aláírási platformon keresztül, SES vagy AES aláírással
4. Az ügyfél mobilról vagy számítógépről aláír
5. Az aláírt árajánlat automatikusan visszakerül a CRM-be és a könyvelési rendszerbe

A "Jóváhagyva" megjegyzés

Hagyományosan a "Jóváhagyva" megjegyzést kézzel írva kellett feltüntetni az aláírás előtt. Elektronikus aláírás esetén az "Aláírom" gombra kattintás OTP-kóddal ugyanazt a beleegyezést jelenti, jogilag egyenértékű módon.

Mindazonáltal beilleszthet egy "Jóváhagyva" szövegmezőt az elektronikus árajánlatba, hogy megnyugtassa a papíralapú megoldáshoz szokott ügyfelet.

Működési előnyök

• Az értékesítők mentesülnek a manuális nyomon követés alól
• Kevesebb "elfelejtett" vagy elveszett árajánlat
• Az érdeklődő számára lenyűgöző gyorsaság
• Közvetlen adatáramlás a számlázás felé (könyvelési időmegtakarítás)

Gyakori hibák

• Az általános szerződési feltételek mellékletként való csatolásának elmulasztása
• AES használata egyszerű árajánlathoz (túlbiztosítás, felesleges akadály)
• A fizetési feltételek megemlítésének elmulasztása
• Az automatikus emlékeztetők elmulasztása

Konkrét eset: ipari kkv

Egy ipari kkv havonta 150 árajánlatot küldött e-mailben. Papíralapú aláírási arány: 40%, átlagos átfutási idő 8 nap. Áttérés elektronikus aláírásra:

• aláírási arány: 62%
• átlagos átfutási idő: 2,5 nap
• becsült éves kereskedelmi nyereség: +180 000 € többletárbevétel

Hogyan segít a Certyneo

A Certyneo integrálódik a főbb számlázási eszközökkel (Sellsy, Axonaut, Sage, Pennylane), hogy egy kattintással generálja és küldje az aláírandó árajánlatokat. Újrafelhasználható sablonok, automatikus emlékeztetők, valós idejű kereskedelmi irányítópult.

Fedezze fel a Certyneo elektronikus aláírási megoldását

GYIK

Kötelezi-e az ügyfelet egy SES aláírással aláírt árajánlat?

Igen, az egyszerű elektronikus aláírás (SES) jogilag érvényes. A bizonyítékot a bíróság mérlegelheti, de a kötelezettségvállalás fennáll.

Módosítható-e egy aláírt árajánlat?

Nem. Módosítás esetén új árajánlatot kell kiállítani és aláíratni.

Az általános szerződési feltételeket külön kell aláírni?

Ideális esetben illessze őket az árajánlatba, ugyanabba a küldeménybe.

Meddig kell megőrizni egy aláírt árajánlatot?

10 évig (kereskedelmi bizonylatként).

Egy egyéni vállalkozónak alá kell íratnia az árajánlatait?

Igen, ez jó gyakorlat: bizonyítja az üzleti kapcsolat fennállását.

Összegzés

Az árajánlat elektronikus aláíratása felgyorsítja az értékesítési ciklust, javítja a konverziós arányt, és biztonságosabbá teszi a számlázást.

Próbálja ki a Certyneo-t, hogy egyszerűen, gyorsan és teljes biztonságban küldje, írja alá és kövesse nyomon dokumentumait online.