Megrendelés elektronikus aláírása

A megrendelés az a dokumentum, amely az ajánlatból kötelezettségvállalást teremt. Amíg nincs aláírva, csupán árajánlat; aláírás után szerződéssé válik, és megindítja a fizetési határidőket. Az elektronikus aláíratás semmit nem változtat a jogi értékén — a francia Code civil ugyanazt a bizonyító erőt tulajdonítja az elektronikus iratnak, mint a papíralapúnak —, viszont alapjaiban megváltoztatja a megszerzéséhez szükséges időt, amely több napról néhány percre csökken.

Amit egy megrendelésnek tartalmaznia kell

Egy aláírt megrendelésnek csak akkor van értelme, ha teljes. Hat elem elengedhetetlen:

• A felek azonosítása: cégnév, jogi forma, cím, cégjegyzékszám.
• A pontos megnevezés az áruk vagy szolgáltatások tekintetében, mennyiség és minőség szerint.
• Az ár, nettó és bruttó összegben egyaránt, valamint az esetleges módosítási feltételek.
• A határidők a szállításra vagy a teljesítésre vonatkozóan.
• A fizetési feltételek: esedékesség, előleg, módozatok.
• Az általános szerződési feltételekre való hivatkozás, azok elfogadásának megjelölésével.

Ez utóbbi pont az, amelyet a leggyakrabban vitatnak. Az általános szerződési feltételek bemutatása önmagában nem elegendő: bizonyítani kell, hogy az ügyfél ezeket megismerte és elfogadta azelőtt, hogy elkötelezte volna magát. Az elektronikus megrendelés ezt a kérdést úgy oldja meg, hogy egyetlen, dátumozott egységbe kapcsolja a dokumentumot, a mellékelt feltételeket és az aláírási aktust — ezt a mechanizmust részletesen bemutatja a cikkünk az általános szerződési feltételek elfogadásáról.

Az aláírás elindítja a fizetési határidőket

Ez a leginkább kézzelfogható hatás, és a kereskedelmi szervezésben a leggyakrabban elhanyagolt is.

Vállalkozások között a megállapodott fizetési határidőt törvény korlátozza, és a késedelmi kamatok automatikusan, felszólítás nélkül válnak esedékessé, már az esedékesség napját követő naptól kezdve. Ehhez társul egy átalány jellegű kártérítés a behajtási költségekre, amely minden késedelmes számla után jár.

Ezek az összegek egy olyan esedékességtől számítva futnak, amelyet a kötelezettségvállalás időpontjától kell kiszámítani. Az aláírásnál megnyert minden egyes nap tehát egy nappal korábbi beszedést jelent — és hatással van az elévülésre is, amelynek kezdő időpontjáról bővebben olvashat a kereskedelmi követelések elévüléséről szóló cikkünkben.

Hogyan járjunk el, konkrétan

A dokumentum előkészítése. Induljon ki sablonból ahelyett, hogy minden alkalommal újra összeállítaná a fájlt: a hiányzó adatok a leggyakoribb oka annak, hogy egy megrendelés használhatatlanná váljon. A árajánlat-elfogadási sablon lefedi a gyakori esetet, a árajánlat-generátor pedig már strukturált dokumentumot állít elő.

Az aláírási szint kiválasztása. Egy visszatérő kereskedelmi megrendelés esetén elegendő az egyszerű elektronikus aláírás: jogilag érvényes és elfogadható. A magasabb szintek nem az érvényességet, hanem kényelmesebb bizonyítási pozíciót biztosítanak vita esetére — ez a mérlegelés a nagy tétű kötelezettségvállalásoknak van fenntartva, ilyen a minősített elektronikus aláírás.

Küldés és nyomon követés. A dokumentum e-mailben indul, az ügyfél a telefonjáról vagy a böngészőjéből írja alá, fiók létrehozása nélkül. Az automatikus emlékeztetők kiváltják a manuális nyomon követést, amely a papíralapú folyamat legköltségesebb időráfordítású eleme.

A bizonyíték megőrzése. Ami valójában véd, az nem maga az aláírás, hanem a köré épített dokumentáció: az aláíró személyazonossága, az időbélyeg, az események naplója és a dokumentum bizonyítható sértetlensége. A lépésről lépésre szóló útmutatót megtalálja a hogyan írjunk alá című oldalunkon.

Amit nyer, számokban

A megrendelés papíralapú folyamata — nyomtatás, küldés, emlékeztetés, fogadás, iktatás — átlagosan negyvenöt perc összesített emberi munkaidőt jelent, megosztva az értékesítés és az adminisztráció között. Egy szokásos rezsiköltséggel számolva ez a papíralapú megrendelés valós költségét körülbelül huszonöt euróra teszi, jóval meghaladva a közvetlen kiadásokat.

E számítás részletei, tételről tételre, megtalálhatók az elektronikus aláírás és a papír költségösszehasonlításában. Saját mennyiségeinek kivetítéséhez a megtérülési kalkulátor bemeneti adatként a dokumentumok számát és az óradíjat kéri.

Használati forgatókönyvek

Visszatérő távértékesítés. Egy egységes sablon, egyszerű elektronikus aláírás, automatikus emlékeztetők. Ez az az eset, ahol a papírhoz képesti időkülönbség a legnagyobb, és ahol a nyereség éppúgy mérhető a konverziós arányban, mint a költségben.

Előleges megrendelés. A megrendelést és a fizetési ütemtervet ugyanabban a küldésben írassa alá. A két dokumentum szétválasztása olyan időbeli eltérést hoz létre, amely alatt a kötelezettségvállalás már fennáll, de a fizetés még nincs szabályozva.

Nagyvállalati ügyfél. Több aláíró, gyakran különböző részlegeken. Az aláírási sorrend és az aláírónkénti emlékeztetők megakadályozzák, hogy a folyamat egy távollévő személynél megakadjon. Az üzleti szoftverből történő automatizálás az elektronikus aláírás API-n keresztül valósul meg.

Gyakori kérdések

Ugyanolyan értékű-e egy elektronikusan aláírt megrendelés? Igen. Az elektronikus irat ugyanolyan bizonyító erővel bír, mint a papíralapú irat, amennyiben az aláíró azonosítható, és a dokumentum sértetlensége garantált.

Szükséges-e minősített elektronikus aláírás? Nem, egy szokásos kereskedelmi megrendelés esetén nem szükséges. Az egyszerű elektronikus aláírás érvényes és elfogadható; a magasabb szintek a tét nagyságával és a vitatás kockázatával indokolhatók, nem elvi alapon.

Az ügyfélnek fiókot kell létrehoznia az aláíráshoz? Nem. Egy linket kap, megnyitja a dokumentumot, és a böngészőjéből vagy telefonjáról írja alá.

Mi történik, ha az ügyfél vitatja az aláírását? Az aláírás pillanatában létrehozott bizonyítási dosszié — azonosítás, időbélyeg, eseménynapló — teszi lehetővé a válaszadást. Ennek szilárdsága a választott szinttől függ.

A megrendelés szerződésnek számít-e? Ha mindkét fél aláírja, szerződést hoz létre, és rögzíti a felek kölcsönös kötelezettségeit. Ez az, ami az általános szerződési feltételeket is érvényesíthetővé teszi, feltéve, hogy azok elfogadása bizonyított.

Aláíratható-e egy megrendelés a vállalatirányítási szoftverből? Igen, integráción vagy az API-n keresztül, ami elkerüli az adatok újbóli begépelését, és közvetlenül abból az eszközből indítja a küldést, ahol a megrendelés létrejön.

További információk

Három módja van a kezdésnek, a növekvő elköteleződés sorrendjében:

1. Induljon egy aláírásra kész sablonból, és küldje el változtatás nélkül, hogy egy valós megrendelésen tesztelje a folyamatot.
2. Készítsen egyedi dokumentumot a szerződésgenerátorral, ha a megrendelése sajátos kikötéseket tartalmaz.
3. Automatizálja a folyamatot a vállalatirányítási eszközéből az API-n keresztül, amikor a mennyiség indokolja az adatok újbóli begépelésének megszüntetését.

A árak mennyiség szerint részletezettek, és az első havi küldések ingyenesek, ami lehetővé teszi, hogy saját megrendelésein mérje le az időmegtakarítást, mielőtt bármilyen elköteleződést vállalna.