Hogyan küldjünk aláírandó dokumentumot
Útmutató lépésről lépésre az elektronikusan aláírandó dokumentum küldéséhez: előkészítés, aláírók, nyomon követés.
Frissítve
Szerző — Certyneo · A Certyneoról
Az 5 lépéses folyamat
Egy dokumentum elektronikus aláírásra küldése kevesebb mint 5 percet vesz igénybe. Íme a lépésről lépésre bemutatott folyamat.
1. A dokumentum előkészítése
- PDF exportálás (ajánlott)
- Mobilon való olvashatóság ellenőrzése (az aláírók 80%-a mobilon ír alá)
- Átolvasás az elgépelések és hibák kiszűrésére
- Szükség esetén a kötelező mellékletek csatolása
2. Boríték létrehozása
Az aláírási platformon:
- új dokumentum → PDF feltöltése
- a boríték elnevezése (a dokumentum tárgya + az aláíró neve)
3. Aláírók hozzáadása
Minden aláíróhoz :
- teljes név
- telefonszám (SMS OTP esetén, ha AES-t használnak)
- szerepkör (aláíró, jóváhagyó, másolatot kapó)
A sorrend meghatározása: párhuzamos (mindenki egyszerre) vagy szekvenciális.
4. Mezők elhelyezése
Húzza a PDF-re:
- aláírási mező (kötelező)
- opcionális mezők: dátum, név, szabad szöveg, jelölőnégyzet, oldalankénti parafálás
Minden mezőt a megfelelő aláíróhoz kell rendelni (eltérő színekkel).
5. Beállítás és küldés
Beállítandó opciók:
- aláírás szintje: SES vagy AES
- lejárati dátum (jellemzően 15-30 nap)
- automatikus emlékeztetők (3. és 7. napon)
- személyre szabott üzenetek
Kattintson a "Küldés" gombra. Az aláírók azonnal megkapják az e-mailt.
A dokumentum nyomon követése
Az irányítópultról valós időben követheti:
- elküldve → megnyitva → aláírva
- értesítések (e-mail, Slack, Teams)
- kézi emlékeztető is küldhető
Bevált gyakorlatok
- Fontos küldés előtt mindig tesztelje egy kollégával
- Biztosítson kapcsolattartási csatornát a kevésbé jártas aláírók számára
- Az aláírt dokumentumot rendszeresen archiválja
- Kerülje a péntek esti vagy hétvégi küldést
Gyakori hibák
- Rossz e-mail cím (elgépelés vagy elavult cím)
- Elfelejteni hozzáadni egy aláírót
- Nem helyezni el aláírási mezőt
- Túl nagy fájl (> 10 MB → lassú mobilon)
- Átolvasás nélküli küldés
Konkrét eset: értékesítő
Egy értékesítő heti 20 árajánlatot küld. A rutin:
- Generálás HubSpotból (árajánlat + ÁSZF)
- Automatikus küldés SES formában integráción keresztül
- Emlékeztetők a 2. és 5. napon
- Valós idejű Slack értesítések
- A CRM az aláíráskor automatikusan frissül
Emberi ráfordítás: 0 perc küldésenként.
Hogyan segít a Certyneo
A Certyneo gyorssá és megbízhatóvá teszi az aláírásra küldendő dokumentumok kezelését: intuitív drag-and-drop felület, sablonok az ismétlődő dokumentumokhoz, CRM-integrációk, valós idejű nyomon követés, automatikus emlékeztetők. Mindez kevesebb mint 3 perc alatt.
Fedezze fel a Certyneo elektronikus aláírási megoldását
GYIK
Mennyi időt vesz igénybe a küldés?
2-5 perc egy egyszerű dokumentum esetén.
Ugyanaz a dokumentum elküldhető több aláírónak is?
Igen, mindannyian ugyanabban a borítékban, párhuzamos vagy szekvenciális sorrendben.
Előre tájékoztatni kell az aláírót?
Nem kötelező, de a kevésbé jártas aláírók esetében ajánlott.
Vissza lehet vonni egy elküldött dokumentumot?
Igen, az aláírás előtt. Utána már nem.
Az aláíró átirányíthatja a dokumentumot valaki másnak?
A beállítástól függ. Alapértelmezés szerint nem.
Összegzés
Egy dokumentum aláírásra küldése egyszerű, mára már mindennapos mozdulattá vált. Ha a rutin egyszer kialakul, a szerződéskötési ciklusok gyökeresen átalakulnak.
Próbálja ki a Certyneót, hogy egyszerűen, gyorsan és teljes biztonságban küldje, írja alá és kövesse nyomon dokumentumait online.
Próbálja ki ingyen a Certyneót
Küldje el első aláírási borítékát 5 perc alatt. 5 ingyenes boríték havonta, bankkártya nélkül.
Mélyebbre ásva a témában
Referenciacikkek ebben a témában.
Mélyebbre ásva a témában
Átfogó útmutatóink az elektronikus aláírás elsajátításához.
Olvasson tovább a(z) Útmutatók témában
Mélyítse el ismereteit ezekkel a kapcsolódó cikkekkel.
Elektronikus aláírás: integráció az Outlookba és Gmailbe
Írja alá dokumentumait anélkül, hogy elhagyná az Outlookot vagy a Gmailt az elektronikus aláírás natív integrációjának köszönhetően. Fedezze fel a legjobb gyakorlatokat és megoldásokat 2026-ra.
Elektronikus aláírás és ERP-integráció: a 2026-os útmutató
Az elektronikus aláírás csatlakoztatása az ERP-hez átalakítja a dokumentumfolyamatokat és 70%-kal csökkenti az aláírási időt. Fedezd fel, hogyan integrálható hatékonyan.
2026-os Checklist a telekommunikációs aláírási késedelmek csökkentéséhez
A telekommunikációs operátorok átlagosan 4-7 napot vesztenek szerződésenként az optimalizálatlan aláírási folyamatok miatt. Fedezze fel a 2026-os checklistet a dokumentációs munkafolyamat átalakításához.