Hogyan küldjünk aláírandó dokumentumot

Az 5 lépésből álló eljárás

Az 5 lépésből álló eljárás

Egy elektronikus aláírásra szánt dokumentum elküldése kevesebb mint 5 percet vesz igénybe. Íme a lépésenkénti folyamat.

• 1. Készítse elő a dokumentumot
• Exportálás PDF formátumba (ajánlott)
• Ellenőrizze a mobilos olvashatóságot (az aláírók 80%-a mobilon jelentkezik)
• Lektorálás az elírások és hibák kiküszöbölése érdekében ⬥⬥ csatolja a kötelező mellékleteket, ha szükséges.

2. Hozzon létre egy borítékot

2. Hozzon létre egy borítékot

• Az aláírási platformján:
• új dokumentum → töltse fel a PDF-fájlt

nevezze el a borítékot (a dokumentum tárgya + aláíró)

3. Adja hozzá az aláírókat

• ⬥⬥⬥ teljes név
• email
• telefon (OTP SMS esetén AES esetén)
• telefon (OTP SMS esetén AES esetén)

szerepkör (aláíró, jóváhagyó, CC)

Sorrend meghatározása: párhuzamos (egyszerre) vagy egymás után.

4. Helyezze el a mezőket

• Húzza rá a PDF-re:
• aláírási mező (kötelező)

választható mezők: dátum, név, szabad szöveg, jelölőnégyzet, kezdőbetűk oldalanként

különböző színekkel társítva az egyes mezőket.

különböző színekkel társítva az egyes mezőket.

• 5. Konfigurálás és küldés
• Beállítási lehetőségek:
• aláírási szint: SES vagy AES
• lejárati dátum (általában 15-30 nap)

automatikus emlékeztetők (D+3, D+⬥)⬥ személyre szabott üzenetek

Kattintson a „Küldés” gombra. Az aláírók azonnal megkapják e-mailüket.

Kövesse nyomon a dokumentumot

• Kövesse nyomon a dokumentumot
• Az irányítópultról valós időben kövesse:
• elküldve → megnyitva → aláírva

értesítések (e-mail, Slack, Teams) ⬥⬥⬥⬥ kézi újraindítás előtt mindig lehetséges ⬥ teszt⬥⬥ lehető legjobb gyakorlat⬥ ⬥⬥ fontos küldemény

• Adjon kapcsolatfelvételi csatornát a kezdő aláíróknak
• Az aláírt dokumentum szisztematikus archiválása
• Kerülje a péntek esti vagy hétvégi küldést
• Gyakori hibák

Gyakori hibák

• Archoz ⬥ ⬥ ⬥ régi cím hozzáadása vagy rossz e-mail cím megadása aláíró
• Ne helyezzen el aláírási mezőt
• A fájl túl nagy (> 10 MB → lassú mobilon)
• Lektorálás nélkül küldje
• Konkrét eset: eladó

Egy értékesítő hetente 20 küld. Rutin:

Emberi generálás a HubSpotból (idézet + CGV)

1. Emberi generálás a HubSpotból (idézet + CGV)
2. Automatikus küldés a SES-be integráción keresztül
3. Emlékeztetők D+2 és D+5
4. Laza értesítések valós időben ⬥CRM⬥d⬥ aláíráskor
5. 0 perc szállításonként.

Hogyan segít Önnek a Certyneo Mindez kevesebb, mint 3 perc alatt.

Fedezze fel a Certyneo elektronikus aláírási megoldást

GYIK

GYIK

Mennyi ideig tart a szállítás?

2-5 perc egy egyszerű dokumentumhoz.

Elküldhetjük ugyanazt a dokumentumot több aláírónak?

Igen, mind ugyanabban a borítékban, párhuzamos vagy egymás utáni sorrendben.

Értesítsük előre az aláírót?

Nem kötelező, de kezdő aláíróknak ajánlott.

Törölhetünk egy szállítmányt?

Törölhetünk egy szállítmányt?

Igen, aláírás előtt. Utána nem.

Az aláíró átruházhatja valaki másra?

A konfigurációtól függően. Alapértelmezés szerint nem.

Következtetés

Egy dokumentum aláírásra küldése egyszerű gesztus, amely mindennapossá vált. Amint a rutin létrejött, a szerződéses ciklusai átalakulnak.

Próbálja ki a Certyneót, hogy egyszerűen, gyorsan és biztonságosan küldje el, írja alá és kövesse nyomon dokumentumait online.