Sähköinen allekirjoitus: aito asiakirja vai yksityisen oikeuden mukainen asiakirja, mikä ero notaarille?
Notaari allekirjoittaa sähköisesti kahta hyvin erilaista asiakirjatyyppiä: sähköisen aito asiakirjan (AAE), joka on varattu hänen monopoliinsa kuuluville asiakirjoille (kiinteistökauppa, lahja, testamentti, avioliittosopimus), ja edistynyttä sähköistä allekirjoitusta (AES) toimiston yksityisen oikeuden mukaisten asiakirjojen osalta (palkkiosopimukset, valtuudet, sopimukset asiakkaiden välillä). Tämä sivu selittää eron ja täsmentää, mitä Certyneo kattaa – yksityisen oikeuden mukaiset asiakirjat – ja mitä se ei kata – aito asiakirja, jota säännellään ammattikuntaan omistautuneella järjestelmällä.
- Laillinen kehys
- Art. 1369 C. civ. · décret 2005-973
- Allekirjoitusaste
- EIDAS-AES suositeltavaa
- Laillinen arkisto
- 10 vuotta sisältyy
Sähköinen aito asiakirja ja edistynyt allekirjoitus: kaksi erillistä järjestelmää
SÄHKÖINEN AITO ASIAKIRJA (AAE) määritellään Ranskan siviililain artiklassa 1369 ja asetuksessa nro 2005-973 10. elokuuta 2005: se koskee notaarin monopoliin kuuluvia asiakirjoja (kiinteistökauppa, lahja, aito testamentti, avioliittosopimus) ja vaatii notaarin pätevää sähköistä allekirjoitusta ammatille omistautuneella turvallisella laitteella (REAL-kortti, Telact-alusta tai vastaava), Certyneosta poiketen. EDISTYNYT SÄHKÖINEN ALLEKIRJOITUS (AES), joka määritellään eIDAS-asetuksessa, koskee YKSITYISEN OIKEUDEN MUKAISIA asiakirjoja, jotka notaaritoimisto allekirjoittaa tehtävänsä puitteissa – palkkiosopimus, toimeksiantajilmoitus, perinnönjako-valtuus, sopimus osakkaiden välillä, salassapitosopimus. Nämä asiakirjat eivät kuulu artiklaan 1369 ja ne voidaan pätevällä tavalla allekirjoittaa AES:llä, jonka todistearvon tunnustaa Ranskan siviililain artikla 1367. Näiden kahden järjestelmän sekoittaminen on yleinen virhe: asiakirjan luonne (aito tai yksityisen oikeuden mukainen), ei allekirjoittajan pätevyys, määrää vaaditun allekirjoitustason.
Miksi allekirjoittaa sähköisesti?
Oikeudellinen varmuus oikeasta järjestelmästä
Jokainen toimiston yksityisen oikeuden mukainen asiakirja allekirjoitetaan selvästi tunnistetuilla eIDAS-tasolla (AES), joka eroaa aidolle asiakirjalle varatusta pätevästä laitteesta – ei epäselvyyttä sovellettavasta todistearvosta.
Ei sekaannusriskiä AAE:n kanssa
Certyneo ei kata ja ei väitä kattavansa sähköistä aitoa asiakirjaa; toimisto säilyttää omistautuneensa laitteen (REAL-kortti, Telact) näille asiakirjoille ja käyttää Certyneota kaikelle muulle asiakassuhteelle.
Yksi työkalu kaikille yksityisen oikeuden mukaisille asiakirjoille
Palkkiosopimukset, perinnönjako-valtuudet, sopimukset osakkaiden välillä, toimeksiantajilmoitukset: kaikki allekirjoitetaan AES:llä samalla alustalla riippumatta asiakkaiden määrästä.
Audit trail, joka noudattaa siviililain art. 1367:ää
Jokainen yksityisen oikeuden mukainen asiakirja toimitetaan todistusPDF:n kanssa (identiteetti vahvistettu OTP SMS:llä, aikaleima, SHA-256 hash), joka osoittaa sen luotettavuuden riitatapauksen varalle.
Menettely 4 vaiheessa
Valmistelusta lailliseen arkistointiin alle 5 minuutissa.
1. Tunnista asiakirjan luonne
Tarkista, kuuluuko asiakirja notaarin monopoliin (aito) vai toimiston neuvontatehtävään (yksityisen oikeuden mukainen). Vain jälkimmäinen on Certyneossa kattava.
2. Valmistele yksityisen oikeuden mukainen asiakirja
Lataa luonnos (palkkiosopimus, valtuus, toimeksiantajilmoitus, sopimus osapuolten välillä) ja tarkista notaarien statusta koskevat pakolliset merkinnät.
3. Allekirjoita AES:llä
Lisää notaari ja asiakas/asiakkaat; jokainen allekirjoittaa OTP SMS:llä suoritetulla identiteetin vahvistuksella, joka noudattaa eIDAS-asetuksen artiklaa 26.
4. Arkistoi oikealla luokittelulla
Asiakirja arkistoidaan yksityisen oikeuden mukaisena asiakirjana sen audit trailin kanssa – erillään toimiston pitämästä aitojen asiakirjojen rekisteristä.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
- Mikä on ero sähköisen varsinaisen asiakirjan ja edistyneen allekirjoituksen välillä?
- Sähköinen varsinainen asiakirja (AAE, siviilikaari 1369 art.) koskee notaarion monopolin piiriin kuuluvia asiakirjoja ja edellyttää pätevää allekirjoitusta kyseiselle ammattilaisryhmälle omistautuneen laitteen kautta. Edistynyt allekirjoitus (AES) koskee notaariokanslioon liittyviä yksityisesti tehtyjä asiakirjoja ja riittää niiden pätevyyteen ja todistusarvoon (siviilikaari 1367 art.).
- Mahdollistaako Certyneo varsinaisen asiakirjan (kauppa, lahja, testamentti) allekirjoittamisen?
- Ei. Nämä asiakirjat kuuluvat siviilikaaren 1369 artiklan ja asetuksen n:o 2005-973 soveltamisalaan, jotka edellyttävät notaariotehtävään omistautunutta pätevää laitetta (REAL-kortti, Telact-alusta). Certyneo kattaa vain notaariokanslioon liittyviä yksityisesti tehtyjä asiakirjoja.
- Voiko notaari käyttää Certyneota osan toiminnastaan osalta?
- Kyllä — kaikkiin tehtäväänsä liittyviin yksityisesti tehtyihin asiakirjoihin: palkkiosopimukset, toimeksiantokojeet, peräkunnan hallinnon valtuudet, asiakkaiden väliset sopimukset. Varsinainen asiakirja käsitellään edelleen kansliota varten omistautuneella laitteella.
- Mistä tietää, pitääkö asiakirja olla varsinainen vai voiko se jäädä yksityisesti tehdyksi?
- Laki ja notaarikäytäntö määräävät jokaisen asiakirjan luonteen: kiinteistön kauppa, lahja ja testamentti ovat luonteeltaan varsinaisia; palkkiosopimus tai asiakkaiden välinen sopimus jää useimmissa tapauksissa yksityisesti tehdyksi asiakirjaksi.
- Onko edistynyt allekirjoitus (AES) yhtä arvokas kuin pätevä allekirjoitus?
- Ei — pätevä allekirjoitus nauttii luotettavuuden oletusta (siviilikaari 1367 art.), joka on varattu varsinaiselle asiakirjalle käytettävien kaltaisille sertifioiduille laitteille. Edistynyt allekirjoitus on oikeudenkäynnissä hyväksyttävä, mutta sen luotettavuus on osoitettava audit trailin avulla ilman automaattista oletusta.
- Mitä asetus n:o 2005-973 sähköisestä varsinaisesta asiakirjasta kattaa?
- Se määrää ehdot, joissa notaarioasiakirja voidaan laatia sähköiselle tuelle: notaarin pätevä sähköinen allekirjoitus, säilytys julkisen tai virkamiehen toimesta, ja testamenttien osalta toimitus viimeksi jätettyjen määräysten keskusrekisteriin.
- Voiko varsinaisia asiakirjoja ja yksityisesti tehtyjä asiakirjoja sekoittaa samassa asiakaskansiossa?
- Kyllä, käytännössä samassa kansiossa (esimerkiksi peräkunnan osalta) voi olla varsinainen asiakirja, joka käsitellään kansliota varten omistautuneella laitteella, ja useita yksityisesti tehtyjä asiakirjoja (palkkiosopimus, perilliset välinen sovinto-sopimus), jotka allekirjoitetaan Certyneolla.
- Missä löytää notaarion yksityisesti tehtyihin asiakirjoihin sovellettavan oikeudellisen kehikon?
- Asetus n:o 45-2590 2. marraskuuta 1945 määrää notaarien aseman, siviilikaari 1367 art. tunnustaa sähköisen allekirjoituksen todistusarvon, ja eIDAS-asetus (EU) n:o 910/2014 määrittää Euroopan unionissa sovellettavat sähköisen allekirjoituksen tasot.
Lue myös
- Sähköinen allekirjoitus notaareille ja notaaripalveluille
- Sananlasku Edistetty allekirjoitus (AES)
- Sanasto — eIDAS-asetus
- Certyneon hinnat
- eIDAS-muodinen tietokoneelle suoritettavan allekirjoitusratkaisuus
- Elektroninen allekirjoitus notaareille ja notaaritoimistoille
- Hallitse notaariosioitasi verkossa
- Arkistoi notaariosiakirjasi ja seuraa niiden määräaikoja
- Le Plan Métier Notariat : gestion de dossiers pour étude notariale
Allekirjoita yksityisesti tehtyjä asiakirjojasi selkeästi
Vapaa pysyvä suunnitelma (5 kirjekuorta 14 päivän ajan, sitten 2/kk), ilman pankkikorttia. Notaarien aseman ja eIDASin mukainen. Ei sekaannusta varsinaisen asiakirjan kanssa.