Notaariosioden hallinta verkossa: allekirjoitus ja sähköinen seuranta
Keskitä jokaisen asiakasosiosi yksityisten asiakirjojen allekirjoitus ja seuranta notaaritoimistossasi — perintö, myynti, vuokrahallinnointi, osaomistus — yhteen tilaan. Jokainen osio ryhmittelee allekirjoittajansa, allekirjoitetut asiakirjansa, tarkastuspolkunsa ja määräaikansa sen sijaan, että ne olisivat hajallaan sähköpostilaatikkojen ja paperikansioiden välillä. Vaatimustenmukaisuus notaarin statukseen (asetus nro 45-2590) ja eIDAS-asetukseen — suositeltu kehittynyt allekirjoitus, historia säilytettynä osiota kohti.
- Laillinen kehys
- Notaarin status · osion seuranta
- Allekirjoitusaste
- EIDAS-AES suositeltavaa
- Laillinen arkisto
- 10 vuotta sisältyy
Miksi keskittää asiakkaiden osioiden seurantaa?
Notaarikaavakunta käsittelee jatkuvasti kymmeniä asiakkaita rinnakkain — perintöjä, myyntejä, omistusoikeuksien jakoja, hallintovaltuutuksia — jokainen sisältää useita yksityisiä asiakirjoja ja useita allekirjoittajia (perillisiä, omistusoikeuksien osakkaita, valtuutuksien antajia). Ilman omaa työkalua seuranta perustuu hajallaan oleviin sähköpostiviesteihin ja paperikansioihin, ja on olemassa todellinen riski menettää allekirjoitusta odottavan asiakirjan tai tulevan määräajan jäljitys. Sähköisen allekirjoituksen keskittäminen asiakkaittain mahdollistaa kaikki allekirjoitetut asiakirjat, niiden valvontapolut ja kunkin allekirjoittajan henkilöllisyyden löytämisen yhdellä napsautuksella sekä kunkin asian etenemisen seuraamisen ilman historiaa käsin uudelleen rakentamatta.
Miksi allekirjoittaa sähköisesti?
Yksi alue asiakasta kohti
Jokainen asia (perintö, myynti, omistusoikeuksien jako, hallintavaltuutus) kokoaa sen yksityiset asiakirjat, allekirjoittajat ja valvontapolun samaan paikkaan sen sijaan, että ne olisivat hajallaan sähköpostilaatikkoissa ja paperikansioissa.
Edistymisen seuranta yhdellä silmäyksellä
Kunkin asiakirjan tila näkyy välittömästi: odottaa allekirjoitusta, allekirjoitettu, lähetetty uudelleen. Ei enää käsin lähetettäviä sähköpostimuistutuksia sen selvittämiseksi, missä perillinen tai omistusoikeuksien omistaja on.
Useita allekirjoittajia asiakasta kohti
Perintö, omistusoikeuksien jako, jako: jokainen yhteisasiakas saa henkilökohtaisen linkin OTP-tekstiviestillä. Peräkkäinen tai rinnakkainen allekirjoitus asiakkaan mukaan ilman uudelleenkirjoitusta kunkin asiakirjan välillä.
Historia ja valvontapolku säilytetään asiakasta kohti
Jokainen asiakkaan asiakirja arkistoidaan sen todistus-PDF:llä (henkilöllisyys vahvistettu OTP-tekstiviestillä, aikaleima, SHA-256-hash). Voidaan viedä yhdellä napsautuksella seuraajalle tai riitatapauksessa.
Menettely 4 vaiheessa
Valmistelusta lailliseen arkistointiin alle 5 minuutissa.
1. Luo asiakastiedosto
Nimeä tiedosto (asiakkaan nimi, asian tyyppi) ja valmistele ensimmäinen yksityinen asiakirja allekirjoitusta varten (palkkiosopimus, valtuutus, asiakkaiden välinen sopimus).
2. Lisää asiakkaan allekirjoittajat
Notaari + asiakkaat, joita asia koskee. Perintö- tai omistusoikeuksien jaon kohdalla lisää kaikki yhteisasiakkaat; jokainen saa oman turvallisen henkilökohtaisen linkin.
3. Seuraa asiakirjojen etenemistä
Jokainen asiakkaan asiakirja näyttää sen tilan (odottaa, allekirjoitettu, lähetetty uudelleen). Löydä koko asian täydellinen historia yhdellä napsautuksella ilman sähköpostivaihdon uudelleenrakentamista.
4. Arkistoi ja vie asiakastiedosto
Allekirjoitetut asiakirjat ja niiden valvontapolku pysyvät asiakkaaseen sidotuina koko laillisen arkistointikeston ajan. Vienti mahdollista siirtoa varten seuraajalle.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
- Voidaanko useat asiakirjat ryhmitellä samaan asiakastiedostoon?
- Kyllä. Jokainen asiakastiedosto (perintö, myynti, omistusoikeuksien jako, hallintavaltuutus) keskittää kaikki sen yksityiset asiakirjat, allekirjoittajat ja niiden valvontapolun samaan paikkaan sen sijaan, että jokaista asiakirjaa käsiteltäisiin erillisinä.
- Kuinka seurata asiakkaan etenemistä useiden perillisten kanssa?
- Kunkin perillisen tai osaomistajan allekirjoituksen tila on nähtävissä yhdellä silmäyksellä (odottaa, allekirjoitettu, lähetetty uudelleen). Jokainen saa henkilökohtaisen suojatun linkin OTP SMS:n kanssa omaan puhelinnumeroonsa.
- Korvaako asianhallinta oikeustoimistojen ammattinomaisen ohjelmiston?
- Ei — Certyneo keskittää sähköisen allekirjoituksen ja yksityiset asiakirjat koskevien sopimuksien seurannan toimistoon; se ei korvaa täydellistä notaarisen hallinnan ohjelmaa eikä autenttiset asiakirjat, jotka jäävät sen soveltamisalan ulkopuolelle.
- Voiko lähettää muistutuksen allekirjoittajalle, joka ei ole vielä allekirjoittanut asiakirjaansa?
- Kyllä, muistutus voidaan lähettää suoraan asianhallinnasta ilman sähköpostivaihdoston historiaa.
- Säilytetäänkö asianhallinnon historia sen jälkeen, kun kaikki asiakirjat on allekirjoitettu?
- Kyllä, jokainen asiakirja säilyy asiahallinnossaan koko oikeushenkilötodistuksensa kanssa (henkilöllisyys vahvistettu OTP SMS:llä, aikaleima, SHA-256-tiiviste) koko laillisen säilytyskauden ajan, jota voidaan tarkastella milloin tahansa.
- Kuinka siirtää asianhallinto kollegalle seuraajaksi?
- Allekirjoitetut asiakirjat ja niiden oikeushenkilötodistus voidaan viedä asianhallinnosta kollegalle toimiston haltuunotossa tai asiakaskunnan luovutuksessa.
- Mikä on allekirjoituksen taso notaarisen asianhallinnon asiakirjoille?
- Edistynyt allekirjoitus (AES) suositellaan toimiston yksityisille asiakirjoille — hyväksyttävä oikeudessa (kansalaislainsäädännön 1367 artikla), jolla on jokaiseen asiakirjaan liittyvä todistusmateriaali.
- Paljonko asianhallinnon seuranta maksaa notaaritoimistolle?
- Pysyvän ilmaisen suunnitelman avulla voit testata useita asianhallintoja kuukausittaisella kirjekuorikiintiöllä. Maksulliset suunnitelmat sopeutuvat toimiston käsittelemien asianhallinnon määrään.
Lue myös
- Sähköinen allekirjoitus notaareille ja notaaripalveluille
- Sananlasku Edistetty allekirjoitus (AES)
- Sanasto — eIDAS-asetus
- Certyneon hinnat
- eIDAS-muodinen tietokoneelle suoritettavan allekirjoitusratkaisuus
- Elektroninen allekirjoitus notaareille ja notaaritoimistoille
- Aito asiakirja vs. yksityinen asiakirja notaareille
- Arkistoi notaariosiakirjasi ja seuraa niiden määräaikoja
- Le Plan Métier Notariat : gestion de dossiers pour étude notariale
Keskitä asiakkaidesi asianhallintojen seuranta
Pysyvä ilmainen suunnitelma (5 kirjekuorta 14 päivän ajan, sitten 2/kk) ilman pankkikorttia. Notaarien aseman ja eIDAS:n mukainen. Historia ja oikeushenkilötodistus säilytettävät asianhallinnon mukaan.