Kuinka kauan notaarin on säilytettävä yksityisissä käsin allekirjoitetussa muodossa olevia asiakirjoja?

Vähintään 10 vuotta, kansainvälisen vakiintuneen oikeusperiaatteen mukainen vanhentumisaika, jota sovelletaan siviili- ja kaupallisiin asiakirjoihin. Perinnöllisiin tai varallisuusasiakirjoihin liittyvien asiakirjojen osalta suositellaan pidempää säilytysaikaa. Certyneo arkistoi 10 vuotta sisältyväksi, ja laajennuksia on saatavilla.

Mikä on arkistointi todistusarvolla?

Se on allekirjoitetun asiakirjan säilyttäminen sen täydellisen audit trailin kanssa — allekirjoittajan todistettu henkilöllisyys, aikaleima, asiakirjan tiiviste — joka mahdollistaa asiakirjan luotettavuuden osoittamisen kiistan sattuessa eikä pelkästään sen tallentamisen.

Kuinka seuraa notaarin valtuutuksen peruuttamisoikeuden määräaikaa?

Tiettyihin valtuutuksiin sovellettava peruuttamisoikeus säilyy arkistoituun asiakirjaan liitettynä ja se on tarkasteltavissa sen kansiosta ilman asiakkaan kanssa käydyn keskustelun historiikin uudelleenkäyntiä.

Mitä tapahtuu, jos arkistoitu asiakirja kiistetään asiakkaan toimesta?

Todistus-PDF ja täydellinen audit trail (SMS-koodin todentaminen, RFC 3161 -aikaleima, SHA-256-tiiviste) viedään yhdellä napsautuksella, hyväksyttävä kaikkien siviili- ja kauppaoikeuksien tuomioistuimissa ja notaarin ylin neuvosto-lautakunnan edessä kurinpitoriidoissa.

Noudattaako sähköinen arkistointi notaarin ammattisalaisuutta?

Kyllä — TLS 1.3 -salaus siirtymisen aikana, AES-256 levossa, tiukka tietojen eristäminen toimistoittain, isännöinti EU:ssa (IONOS), GDPR-noudattava DPA, joka sisältää notaarin ammattisalaisuuteen liittyvät erityislausekkeet.

Voidaanko arkistoitu asiakirja viedä seuraajatoverin käyttöön?

Kyllä, jokainen asiakirja ja sen audit trail pysyvät vietävissä milloin tahansa sen kansiosta, siirtoa varten tovereille tutkimuksen jatkamisen tai asiakaskunnan siirtymisen yhteydessä.

Toimiiko määräaikojen seuranta myös useiden allekirjoittajien asiakirjoille?

Kyllä — asiakirjassa, jossa on mukana useita perillisiä tai osakkaita, määräaika säilyy asiakirjaan itseensä liitettynä, riippumatta allekirjoittajien lukumäärästä.

Koskuttaako todistusvoimainen arkistointi myös sähköistä aitoa asiakirjaa?

Ei — sähköinen aito asiakirja (art. 1369 Code civil, asetus 2005-973) säilytetään notaarinammattiin kuuluvalla erityisellä järjestelmällä, Certyneon soveltamisalan ulkopuolella. Tämä arkistointi koskee tutkimuksen yksityisen allekirjoituksen alaisia asiakirjoja.

Arkistointi 10 vuotta · todistusvoima · eIDAS AES

Arkistointi ja sähköisten notaarialan määräaikojen seuranta

Säilytä toimistosi yksityisen oikeustoimen asiakirjat todistusvoimalla koko laillisen keston ajan ja seuraa niihin liittyviä määräaikoja — peruutumisoikeus, valtuutuksen uusiminen, sopimuksen määräaika. Jokainen arkistoitu asiakirja säilyy hakukelpoisena täydellisen auditointi-jäljen kanssa (allekirjoittajien henkilöllisyys, aikaleima, asiakirjan tiiviste), ilman että joudut rekonstruoimaan historiaa manuaalisesti tarkastuksen tai riitatapauksen aikaan.

Laillinen kehys: Laillinen arkistointi · todistusvoima
Allekirjoitusaste: EIDAS-AES suositeltavaa
Laillinen arkisto: 10 vuotta sisältyy

Miksi todistusvoimalla tapahtuva arkistointi on tärkeä notaariolle?

Notaariotoimiston yksityisen oikeustoimen asiakirjat — palkkioksonnit, perintöjen hallintavaltuutukset, asiakkaiden väliset sopimukset — on säilytettävä sovellettavan vanhentumisajan (yleensä 10 vuotta siviili- ja kaupallisissa asioissa), ja ne on voitava esittää vastaan notaariuden korkeimmalle neuvostolle tai asiakkaan kanssa käytävässä riidassa. Todistusvoimalla tapahtuva arkistointi ei rajoitu vain allekirjoitetun PDF-tiedoston varastointiin: se säilyttää myös täydellisen auditointi-jäljen — todistettu allekirjoittajan henkilöllisyys, aikaleima, asiakirjan sormenjälki — joka osoittaa asiakirjan luotettavuuden silloin, kun se joutuu riitautetuksi. Jotkin asiakirjat sisältävät lisäksi oman määräajan (valtuutuksen peruutumisoikeus, salassapitosopimuksen kesto, sopimuksen uusiminen), jota on pystyttävä seuraamaan ilman, että joudut käymään läpi jokaista kansiota manuaalisesti.

Miksi allekirjoittaa sähköisesti?

Arkistointi 10 vuotta sisältyy

Jokainen yksityisen oikeustoimen asiakirja säilytetään täydellisen auditointi-jäljen kanssa 10 vuotta (yleisen oikeuden vanhentumisaika), ilman lisätoimenpiteitä, jolloin omaisuusasioissa säilytettävät kansiot voidaan pidentää pidemmäksi ajaksi.

Täydellinen ja vietävissä oleva auditointi-jälki

Allekirjoittajan todentaminen SMS-koodilla, RFC 3161 -aikaleima, asiakirjan SHA-256-tiiviste. Todistus-PDF viedään yhdellä napsautuksella notaarin ylin neuvosto-lautakunnan tarkastusta tai riitoja varten.

Määräaikojen seuranta asiakirjakohtaisesti

Peruutumisoikeus, valtuutuksen uusiminen, sopimuksen määräaika: jokainen asiakirja säilyttää tarvittavat tiedot määräaikojen löytämiseen ilman, että joudut aloittamaan kansiota alusta.

Ammatillinen salaisuus säilytetään arkistoinnissa

TLS 1.3 -salaus siirtojen aikana, AES-256 lepotilassa, tiukka tietojen eristys toimistoa kohti, isännöinti EU:ssa (IONOS) — myös pitkäaikaisen arkistoinnin asiakirjoille.

Menettely 4 vaiheessa

Valmistelusta lailliseen arkistointiin alle 5 minuutissa.

1. Allekirjoita yksityinen oikeustoimi
Asiakirja allekirjoitetaan edistyneellä allekirjoituksella (AES), jossa on jokaisen asiakkaan SMS-koodin todentaminen.
2. Automaattinen arkistointi todistusarvolla
Viimeistelty asiakirja ja sen täydellinen audit trail arkistoidaan automaattisesti ilman tutkimukselta vaadittavia lisämanipulaatioita.
3. Seuraa liittyviä määräaikoja
Löydät milloin tahansa asiakirjaan liittyvät määräajat (peruuttamisoikeus, uusiminen, sitoutumisen kesto) suoraan sen kansiosta.
4. Vienti valvonnan tai kiistan varalta
Todistuspalvelun PDF ja täydellinen audit trail voidaan viedä yhdellä napsautuksella seuraajatoverin, Notaarien korkeimman neuvoston tai minkä tahansa tuomioistuimen käyttöön.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Kuinka kauan notaarin on säilytettävä yksityisissä käsin allekirjoitetussa muodossa olevia asiakirjoja?: Vähintään 10 vuotta, kansainvälisen vakiintuneen oikeusperiaatteen mukainen vanhentumisaika, jota sovelletaan siviili- ja kaupallisiin asiakirjoihin. Perinnöllisiin tai varallisuusasiakirjoihin liittyvien asiakirjojen osalta suositellaan pidempää säilytysaikaa. Certyneo arkistoi 10 vuotta sisältyväksi, ja laajennuksia on saatavilla.
Mikä on arkistointi todistusarvolla?: Se on allekirjoitetun asiakirjan säilyttäminen sen täydellisen audit trailin kanssa — allekirjoittajan todistettu henkilöllisyys, aikaleima, asiakirjan tiiviste — joka mahdollistaa asiakirjan luotettavuuden osoittamisen kiistan sattuessa eikä pelkästään sen tallentamisen.
Kuinka seuraa notaarin valtuutuksen peruuttamisoikeuden määräaikaa?: Tiettyihin valtuutuksiin sovellettava peruuttamisoikeus säilyy arkistoituun asiakirjaan liitettynä ja se on tarkasteltavissa sen kansiosta ilman asiakkaan kanssa käydyn keskustelun historiikin uudelleenkäyntiä.
Mitä tapahtuu, jos arkistoitu asiakirja kiistetään asiakkaan toimesta?: Todistus-PDF ja täydellinen audit trail (SMS-koodin todentaminen, RFC 3161 -aikaleima, SHA-256-tiiviste) viedään yhdellä napsautuksella, hyväksyttävä kaikkien siviili- ja kauppaoikeuksien tuomioistuimissa ja notaarin ylin neuvosto-lautakunnan edessä kurinpitoriidoissa.
Noudattaako sähköinen arkistointi notaarin ammattisalaisuutta?: Kyllä — TLS 1.3 -salaus siirtymisen aikana, AES-256 levossa, tiukka tietojen eristäminen toimistoittain, isännöinti EU:ssa (IONOS), GDPR-noudattava DPA, joka sisältää notaarin ammattisalaisuuteen liittyvät erityislausekkeet.
Voidaanko arkistoitu asiakirja viedä seuraajatoverin käyttöön?: Kyllä, jokainen asiakirja ja sen audit trail pysyvät vietävissä milloin tahansa sen kansiosta, siirtoa varten tovereille tutkimuksen jatkamisen tai asiakaskunnan siirtymisen yhteydessä.
Toimiiko määräaikojen seuranta myös useiden allekirjoittajien asiakirjoille?: Kyllä — asiakirjassa, jossa on mukana useita perillisiä tai osakkaita, määräaika säilyy asiakirjaan itseensä liitettynä, riippumatta allekirjoittajien lukumäärästä.
Koskuttaako todistusvoimainen arkistointi myös sähköistä aitoa asiakirjaa?: Ei — sähköinen aito asiakirja (art. 1369 Code civil, asetus 2005-973) säilytetään notaarinammattiin kuuluvalla erityisellä järjestelmällä, Certyneon soveltamisalan ulkopuolella. Tämä arkistointi koskee tutkimuksen yksityisen allekirjoituksen alaisia asiakirjoja.

Lue myös

Arkistoi notaariasiakirjasi täysin rauhallisesti

Pysyvä ilmainen palvelupaketti (5 kirjekuorta 14 päivän ajan, sitten 2/kuukausi), ilman luottokorttia. Todistusvoimainen arkistointi 10 vuotta sisältyy, notaarien aseman ja eIDAS:in mukainen.

Aloita ilmaiseksi Katso hinnat