Sähköinen arkistointi (allekirjoitus, todistusvoima)

Sähköinen arkistointi tarkoittaa allekirjoitettujen digitaalisten asiakirjojen pitkäaikaista säilytystä olosuhteissa, jotka takaavat niiden todistusvoiman, luettavuuden ja eheyden ajan kuluessa. Ei saa sekoittaa pelkkään varmuuskopiointiin: todistusvoiman sisältävä arkistointi asettaa täsmälliset tekniset ja oikeudelliset vaatimukset, jotka erottavat sen pelkästään pilvipalveluun tallentamisesta.

Todistusvoiman sisältävän arkistoinnin kolme pilaria :
• Eheys : arkistoidut asiakirjat eivät voi muuttua — mikä tahansa muuttaminen on havaittavissa ja mitätöi todisteen. Turvataan asiakirjan kryptografisella tiivistyksellä arkistoinnin yhteydessä ja tämän tiivisteen säännöllisellä tarkistuksella.
• Pysyvyys : asiakirja on luettavissa 10, 20 tai 50 vuoden päästä ohjelmiston kehityksestä riippumatta. Tämä edellyttää standardoituja muotoja (PDF/A sisällölle, PAdES B-LTA allekirjoitukselle) ja välineiden siirtoa säännöllisin väliajoin.
• Jäljitettävyys : kaikki arkistoidun asiakirjan toiminnot (tarkistaminen, toimittaminen, poistaminen) kirjataan aikaleiman sisältävään ja muuttumattomaan tapahtumakirjaan.

Normatiivinen kehys : Ranskassa todistusvoiman sisältävää arkistointia sääntelevät normit NF Z42-013 (ranskalaiset viitearvot, AFNOR) ja kansainvälinen standardi ISO 14641. Julkisen sektorin ja tiettyjen säänneltyjen toimialojen (terveydenhuolto, rahoituspalvelut) osalta vaaditaan SIAF-hyväksyntä (Ranskan ministeriöiden arkistopalvelu) tai kolmannen osapuolen arkistointioikeuden todistus. eIDAS 2.0 -asetus ottaa käyttöön uuden pätevän luottamuspalvelun, joka on omistettu pätevään sähköiseen arkistointiin ja joka on täysimääräisesti tunnustettu koko EU:ssa.

Laillinen säilytysaika Ranskassa :
• Kaupallissopimukset ja laskut : 10 vuotta (Kauppalaki art. L123-22)
• Työsopimukset : 5 vuotta työntekijän lähdön jälkeen
• Verodokumentit : 6 vuotta (Veromenettelyjen kirja art. L102 B)
• Notaaritodistukset : 75 vuotta (Notaarilaki)
• Lääkinnälliset asiakirjat : 20 vuotta viimeisen hoitotoiminnon jälkeen (Terveydenhuollon laki)

Certyneон toteutus : kaikki allekirjoitetut asiakirjat arkistoidaan PAdES B-LT -muodossa (B-LTA saatavilla Business-tasolla säilytyksiä > 10 vuotta varten), RFC 3161 pätevällä aikaleimalla, 10 vuoden säilytys sisältyy kaikkiin paketteihin, tapahtumakirja on katsottavissa milloin tahansa, ja auditointipolu on ladattavissa PDF-muodossa. Katso myös todistusvoima ja LTV (Long-Term Validation).