Tämä on todisteena olevan sähköisen arkistoinnin tehtävä, jota ei pidä sekoittaa pilvivarastointiin. Todisteen arkistointi perustuu kolmeen pilariin: eheys, kestävyys ja jäljitettävyys, jotka on määritelty NF Z42-013 (AFNOR) ja ISO 14641 -standardeilla.
Todisteiden sähköinen arkistointi tarkoittaa digitaalisesti allekirjoitettujen asiakirjojen pitkän aikavälin säilyttämistä olosuhteissa, jotka takaavat niiden eheyden, luettavuuden ja oikeudellisen pätevyyden ajan kuluessa.
Se perustuu kolmeen erottamattomaan pilariin: arkistoidun asiakirjan eheys: sitä ei voida muuttaa ja kaikki muutokset ovat havaittavissa varmistetaan arkistoidussa olevan tiedoston salaushakemuksella ja tiettyjen tietojen säännöllisellä tarkistamisella. Kestävyys: asiakirja pysyy lukemattomana vuosikymmenien ajan riippumatta ohjelmistokehityksistä, mikä edellyttää standardoituja muotoja (PDF/A sisällön osalta, PAdES B-LTA allekirjoituksen osalta) ja tiedostojen säännöllinen muutto. Jäljitettävyys: arkistoituista asiakirjoista tehty jokainen toimenpide (varastointi, tarkastelu, viestintä, tuhoaminen) tallennetaan ajanmerkityksessä ja väärentämättömässä tapahtumalehdessä.
Ranskassa lakia sovelletaan, kun asiakirjan luonne edellyttää, että se pysyy kiistanalaisena koko ajan, ja todisteiden arkistointi on merkityksellistä vain, jos se kattaa koko ajan, mukaan lukien allekirjoitus.
Kauppasopimukset ja laskut säilytetään 10 vuotta (kauppalain L123-22 artikla). Tämä on yleisin viiteaika B2B:ssä: allekirjoitettu asiakirja on oltava todennettavissa koko tämän ajan, mukaan lukien allekirjoitussertifikaatin pätevyys.
Työsopimus säilyy vähintään viisi vuotta työntekijän lähtön jälkeen, ja palkan eräitä osia on jopa 50 vuotta.
Verotuksen tukitoimenpiteiden kirja (Livro delle procedure fiscali, art. L102 B) - Verotuksen tukitoimenpiteiden tukitoimenpiteet säilytetään kuusi vuotta.
Notaristoasiakirjat säilytetään 75 vuoden ajan (Notaristolain mukaan).Tällaisissa aikoissa ainoastaan arkistointi, jossa muodostuu muuntaminen ja aikaleimaus uudistetaan (PAdES B-LTA), säilyttää todennettavissa olevan allekirjoituksen todistusten elinkaaren jälkeen.
Terveysrekisterit säilytetään 20 vuotta viimeisestä säädöksestä (Yleisön terveyslaki). Terveystietojen isännöijille todisteiden arkistointi on kaksinkertaista kuin HDS-sertifiointi, joka kehittää säilytyksen turvallisuuden ja luottamuksellisuuden.
Ranskassa ja Euroopassa todistusaineistoa varten on olemassa neljä tietokantaa, joista ei ole pakollista noudattaa kaikkia, mutta joiden noudattaminen edellyttää arkiston vastustavuutta.
Ranskan standardin mukainen sähköinen arkistointi on tekninen ja organisatorinen vaatimus, joka takaa arkistoitujen asiakirjojen eheyden, kestävyyden ja jäljitettävyyden.
NF Z42-013:n kansainvälinen tunnusluokka määrittelee sähköisen arkistointijärjestelmän suunnittelun ja toiminnan vaatimukset, jotka takaavat asiakirjojen luotettavuuden ja eheyden niiden elinkaaren ajan, mikä on tunnustettu Ranskan ulkopuolella.
Julkisen sektorin ja tiettyjen säänneltyjen toimien osalta on tarpeen saada Ranskan arkistojen ministeriöiden välisen palvelun (SIAF) hyväksyntä tai käyttää kolmannen osapuolen toimivaltaa.
EIDAS 2.0-asetus tuo käyttöön uuden sähköisen arkistoinnin luotettavan palvelun, jonka avulla arkistointi voidaan pitää luotettavana ja tunnustaa EU:n laajuisesti kuten aika- ja tunnusmerkinnät.
Kaikki kolme ratkaisua säilyttävät tiedostoja, mutta vain yksi takaa todistuksen arvon ajan kuluessa.
| Mittaus | Todisteiden arkistointi | Yksinkertainen suojelu | Digitaalinen turvakappi |
|---|---|---|---|
| Tavoite | Varmista, että asiakirja, joka on allekirjoitettu ajan kuluessa, on oikeudellisesti vastustettavissa. | Se palauttaa tiedot, jos ne rikkoutuvat tai katoavat. | Säilytä ja jaa asiakirjoja turvallisesti ja henkilökohtaisesti. |
| Oikeudenmukaisuus taattu | Kyllä arkistointihakkaus + kondensaatin säännöllinen tarkistaminen. | Ei tallennettua tiedostoa voidaan korvata jäljitettävissä olevalla tavalla. | Osa salaus ja pääsynvalvonta, mutta ei todisteita vastustavasta eheydestä. |
| Suojeluhorisontti | 10, 20, 75 vuotta , jossa on muuttunut tila ja ajanpaino. | Lyhyt- ja keskipitkän aikavälin välinen väline, joka perustuu suojapääoman säilyttämispolitiikkaan. | Kunhan tilaus on voimassa, mutta ei ole takeita, että muodostelma säilyy. |
| Todisteiden arvo oikeudessa | Vahva NF Z42-013 / ISO 14641 mukainen, riita-asian osalta vastustettavissa. | Mitään suojattua ei ole itsestään selvänä todistusaineena. | Variaattori riippuu palveluntarjoajan sopimuksellisista takuista. |
| Muoto ja kestävyys | PDF/A + PAdES B-LTA, standardoidut muodot, jotka on suunniteltu pitkän aikavälin käyttöön. | Alkuperäinen muoto, joka saattaa muuttua lukemattomaksi. | Alkuperäinen muoto, eikä kestävyyttä koskevia rajoituksia. |
| Toteutus | Integroitu allekirjoitusalustalle ei infrastruktuuria hallinnoitavaksi. | Halpa hinta, mutta ei soveltu koe-käyttöön. | Yksittäiseen käyttöön suunnattu käyttäjäkohtainen tilaus. |
Asetus eIDAS 2.0 (asetus (EU) 2024/1183) ottaa käyttöön uuden omistetun luottamuspalvelun: pätevän sähköisen arkistoinnin. Artikla 45f asettaa periaatteen — pätevän palvelun arkistoimilla asiakirjoilla on oletus eheyden ja alkuperän säilymisestä koko säilytysajan. Käytännössä allekirjoitettu asiakirja, joka arkistoidaan pätevän palveluntarjoajan luona, ei enää tarvitse todistaa, että sitä ei ole muutettu: vastakkaisen väitteen esittävälle osapuolelle kuuluu todistus päinvastoin.
Tämä olettama on voimassa koko EU:ssa ja yhdenmukaistaa erilaisia kansallisia käytäntöjä (NF Z42-013 Ranskassa, TR-ESOR Saksassa). Täytäntöönpanotoimet, joissa määritellään tekniset vaatimukset, odotetaan vuoteen 2026–2027 mennessä; siihen asti PAdES B-LTA -arkistointi pätevällä aikaleimalla on tunnustettu paras käytäntö asiakirjan allekirjoituksen todistusvoimakkuuden säilyttämiseksi.
Säilytysaika riippuu asiakirjasta ja maasta. Joitakin viitepisteitä:
Kuinka kauan sähköinen lasku tulee säilyttää? Mitkä säännöt takaavat sen todistusvoimaisuuden? Kattava yleiskatsaus voimassa olevista lakisääteisistä velvoitteista.
Sähköisellä palkkalaskelmalla on sama oikeudellinen arvo kuin paperiversiolla, kunhan noudatetaan tiukkoja säilytyssääntöjä. Tutustu kaikkeen siihen, mitä dematerialisaatio merkitsee henkilöstöhallinnon velvoitteille vuonna 2026.
Pätevöity aikaleima eIDAS antaa varman ja vastustamatonta päivämäärää sähköisesti allekirjoitetuille asiakirjoille. Sen toiminnan ymmärtäminen on olennaista kaikille organisaatioille, jotka haluavat turvata digitaalisen todistemateriaaliaan.
Sähköisesti allekirjoitettujen asiakirjojen säilyttäminen Ranskassa on helppoa! Tutustu, kuinka eIDAS-asetus ja GDPR auttavat sinua säilyttämään asiakirjasi laillisesti. Säästä aikaa ja vähennä oikeudellisia riskejä Certyneolla.
Arkistointi, eheys, eIDAS-vaatimustenmukaisuus: sähköisesti allekirjoitettujen asiakirjoidesi turvaaminen on juridinen ja strateginen velvoite. Tutustu parhaiden käytäntöjen vuodelle 2026.
Mitä sähköinen aikaleima on, miten se toimii, milloin se on hyväksytty ja miksi se suojaa allekirjoituksesi.
Certyneolla jokainen allekirjoitettu asiakirja on aikaleimattu, sinetöity PAdES-muodossa ja säilytetty 10 vuotta ilman konfiguraatiota.
Käytämme evästeitä parantaaksemme käyttökokemustanne sivustollamme. Palvelun toiminnalle välttämättömät evästeet ovat aina käytössä. Lue lisää evästekäytännöstämme