Sähköisen allekirjoituksen työnkulku: täydellinen opas

Mikä on allekirjoituksen työnkulku

Mikä on allekirjoituksen työnkulku⬥⬥⬥ allekirjoituksen työnkulkuon järjestetyt vaiheet, jotka johtavat asiakirjan allekirjoittamiseen: allekirjoittajien järjestys, ehdot, muistutukset, ilmoitukset. Mitä paremmin työnkulku mukautetaan prosessiin, sitä nopeammat allekirjoitukset.

Kaksi pääasiallista tilaustyyppiä

Kaksi pääasiallista tilaustyyppiä

Rinnakkaistilaus

Kaikki allekirjoittajat saavat kirjekuoren samanaikaisesti ja voivat allekirjoittaa itsenäisesti.Edut ⬥⬥⬥: nopeus, ei pullonkaulaa.Edut ⬥⬥⬥: nopeus, ei pullonkaulaa.Käyttötapaus ⬥⬥⬥: Keskinäinen NDA, kahdenvälinen sopimus, jossa tilauksella ei ole merkitystä.

Peräkkäinen järjestys

Jokainen allekirjoittaja allekirjoittaa edellisen jälkeen. Kirjekuori etenee allekirjoittajalta allekirjoittajaksi.

Jokainen allekirjoittaja allekirjoittaa edellisen jälkeen. Kirjekuori etenee allekirjoittajalta allekirjoittajaksi.Edut ⬥⬥⬥: validointihierarkioiden kunnioittaminen, jokainen toimija näkee aiemmat vahvistukset.Käyttötapaukset ⬥⬥⬥: sopimukset, joihin sisältyy johtajan validointi ja sitten hallinta, vuokrasopimukset takuumaksulla.Tyypilliset roolit

Allekirjoittaja ⬥⬥⬥: allekirjoittaa asiakirjan

• Allekirjoittaja ⬥⬥⬥: allekirjoittaa asiakirjanHyväksyjä ⬥⬥⬥: vahvistaa ilman allekirjoitusta (vahvistusketju)
• allekirjoittaa asiakirjan ilman allekirjoitusta⬥ Kopio (CC) ⬥:⬥ vastaanottaa lopullinenLiikkeeseenlaskija ⬥⬥⬥: lähettäjä, usein myös allekirjoittaja
• Liikkeeseenlaskija ⬥⬥⬥: lähettäjä, usein myös allekirjoittajaMuistutukset ja ilmoitukset
• Nykyaikaisen alustan avulla voit määrittää:lähetystiheys ja muistutusten lähettäjän määrä ⬥ allekirjoittajille

lähetystiheys ja muistutusten lähettäjän määrä ⬥ allekirjoittajille

Teams)

• webhookit CRM:n/ERP:n syöttämiseksi
• sisäiset muistutukset, jos estetty
• Vanheneminen ja peruutus
• Vanheneminen ja peruutus

Aseta aina viimeinen voimassaolopäivä (yleensä 15–30 päivää). Vanhentunut kirjekuori arkistoidaan automaattisesti "allekirjoittamattomana", mikä vapauttaa kojelaudan.

Prosessin aikana myöntäjä voi myös manuaalisesti peruuttaa kirjekuoren (peruuttamisen), mikä on hyödyllistä, jos havaitaan virhe.

Integroinnit

Integroinnit

Tehokas työnkulku integroituu työkaluisi ⬥⬥⬥: luo ostotilaus, kun tarjous on hyväksytty

• Mukautetut webhookit ⬥⬥⬥: ilmoita sisäisistä järjestelmistäsiHyvät suunnittelukäytännöt
• Hyvät suunnittelukäytännötMinimoi allekirjoittajien määrä (jokainen lisähenkilö pidentää roolia) (jokainen lisähenkilö pidentää roolia)⬥
• Automatisoi muistutuksetSuunnitelma B kieltäytymisen varalta
• Testaa työnkulku ennen volyymin käyttöönottoaTestaa työnkulku ennen volyymin käyttöönottoa

Toistuvia virheitä

• Peräkkäinen järjestys oletuksena, kun taas rinnakkaiset olisivat nopeampia ⬥koopyy"
• Ei viimeistä voimassaolopäivää
• Ei viimeistä voimassaolopäivää
• Integraation puute → manuaalinen uudelleensyöttö
• Riittämättömät ilmoitukset allekirjoittajille

Konkreettinen tapaus: monen osapuolen sopimus

• Konkreettinen tapaus: monen osapuolen sopimus
• Kumppanuussopimus 3 yrityksen välillä. Optimoitu työnkulku:
• PDF-tiedoston valmistelu yrityksen A toimesta
• Lähetetään rinnakkain tilaus 3 allekirjoittajalle (yksi yritystä kohden)
• Automaattinen uudelleenkäynnistys D+3, jos allekirjoitusta ei ole tehty

Automaattinen uudelleenkäynnistys D+3, jos allekirjoitusta ei ole tehty

Kaikille allekirjoittajille ilmoitettiin reaaliajassa viimeisestä kumppanuudesta⬥⬥ avaustili allekirjoitus

• Kokonaiskierto: 24-48 tuntia vs. 2-3 viikkoa paperilla.
• Miten Certyneo auttaa sinua
• Miten Certyneo auttaa sinua
• Certyneon avulla voit suunnitella joustavia työnkulkuja: rinnakkaiset, peräkkäiset, sekalaiset, hyväksyjät, CC, mukautettavat muistutukset, mukautetut webhookit, alkuperäiset CRM/HRIS/ERP-integraatiot. Visuaalinen editori määritettäväksi ilman koodia.
• Tutustu Certyneon sähköisen allekirjoituksen ratkaisuun

FAQ

FAQ

Milloin käyttää peräkkäistä järjestystä?

Kun yhden validoinnin täytyy edeltää seuraavaa (johtaja → johtaja → lopullinen sopimus).

Kuinka monta allekirjoittajaa on enintään?

Teknisesti rajoittamaton. Yli 5-6 kierto pitenee huomattavasti.

Teknisesti rajoittamaton. Yli 5-6 kierto pitenee huomattavasti.

Voimmeko sekoittaa rinnakkais- ja peräkkäistä järjestystä?

Kyllä "sekoitetuilla" työnkuluilla: ketjutetut rinnakkaiset ryhmät.

Kuinka toimia poissaolevan allekirjoittajan kanssa?

Kuinka toimia poissaolevan allekirjoittajan kanssa?

Määritä uudelleen toiselle valtuutetulle allekirjoittajalle tai lykkää kirjekuorta.

Ovatko webhookit reaaliaikaisia?

Kyllä, laukeaa jokaisen kirjekuoren tilan muutoksen yhteydessä.

Kyllä, laukeaa jokaisen kirjekuoren tilan muutoksen yhteydessä.

Johtopäätös

Hyvän työnkulun suunnittelu on ero työkalun, joka toimii, ja työkalun, joka muuttuu. Käytä 30 minuuttia ideaalisen työnkulkusi suunnitteluun, säästät kuukausien kitkasta.

Kokeile Certyneoa lähettääksesi, allekirjoittaaksesi ja seurataksesi asiakirjojasi verkossa yksinkertaisesti, nopeasti ja turvallisesti.