Sähköinen allekirjoitus HR:lle: opas

Miksi HR siirtyy sähköiseen allekirjoitukseen

HR-osastot käsittelevät kuukaudessa kymmeniä sopimusasiakirjoja: toistaiseksi voimassa olevia työsopimuksia, määräaikaisia sopimuksia, lisäyksiä, työtarjouksia, etätyösopimuksia, sopimuksen purkamisia yhteisellä sopimuksella. Paperinen kierto kestää 3–10 arkipäivää. Sähköisellä allekirjoituksella sama kierto lyhenee muutamaan tuntiin.

Ajansäästön lisäksi HR hyötyy myös seuraavista:

• paremmasta jäljitettävyydestä URSSAF-tarkastuksia ja työsuojeluviranomaisen valvontaa varten
• nykyaikaisemmasta hakijakokemuksesta (ei tarvetta skannata tai tulostaa kotona)
• virheiden vähenemisestä (väärän version allekirjoittaminen)
• henkilöstötietojen keskittämisestä HR-järjestelmään (SIRH)

Yleisimmin allekirjoitettavat HR-asiakirjat

• Työsopimukset toistaiseksi voimassa olevat sopimukset, määräaikaiset sopimukset, oppisopimukset
• Työtarjoukset
• Sopimuslisäykset (palkka, tehtävä, työaika, etätyö)
• Yritys- ja toimialakohtaiset sopimukset
• Sopimukseen perustuvat työsuhteen purkamiset
• Voitonjako- ja henkilöstörahastosuunnitelmat
• Työjärjestykset (hyväksynnän kerääminen)
• Kuluraportit

Suositeltu allekirjoitustaso

HR-asiakirjoissa kehittynyt sähköinen allekirjoitus (AES) on standardi. Se tarjoaa kaksivaiheisen tunnistuksen (sähköposti + SMS-OTP), joka vahvistaa todistusvoimaa työoikeudellisissa riita-asioissa — katso oikeudellinen pätevyys.

Yksinkertainen sähköinen allekirjoitus voi riittää joihinkin vähäriskisiin sisäisiin asiakirjoihin (todistukset, hyväksynnät).

Mitattavat hyödyt

• Perehdytysajan lyheneminen: aamulla hyväksytty hakija voi allekirjoittaa sopimuksensa jo iltapäivällä
• No-show-tapausten vähentyminen: ei enää keittiön pöydälle "unohtuneita" sopimuksia
• Hallinnollinen säästö: 2–3 tuntia vähemmän per asiakirja (muistutukset, skannaukset, arkistointi)
• Vaatimustenmukaisuus: pätevä auditointijälki riitatilanteissa

Integrointi HR-järjestelmääsi

Nykyaikainen alusta liittyy yleisimpiin HR-järjestelmiin (PayFit, Lucca, Workday, SAP SuccessFactors) API:n tai Zapierin avulla. Sopimuslisäykset voidaan luoda automaattisesti mallipohjasta, lähettää työntekijälle, ja allekirjoitettu asiakirja arkistoituu automaattisesti takaisin henkilökansioon.

Virheet, jotka kannattaa välttää

• Yksinkertaisen allekirjoituksen valitseminen työsopimukseen: heikko todistusvoima
• Auditointijäljen säilyttämättä jättäminen 5 vuoden ajan sopimuksen päättymisen jälkeen
• Ennakkotiedonsaantioikeuden mainitsematta jättäminen (pakolliset liitteenä toimitettavat asiakirjat)
• Allekirjoitetun sopimuksen tulostaminen systemaattisesti (todistusvoiman menettäminen)

Käytännön esimerkki: nopeutettu perehdytys

80 työntekijän PK-yritys tehosti perehdytysprosessiaan sähköisen allekirjoituksen avulla. Uusi prosessi:

1. Hakija hyväksyy sähköpostitse → toistaiseksi voimassa oleva sopimus luodaan automaattisesti mallipohjasta
2. Lähetys kehittyneenä allekirjoituksena (AES) SMS-OTP:llä → allekirjoitettu tunnin sisällä
3. Automaattinen arkistointi PayFit-kansioon
4. Perehdytysasiakirjojen (IT-ohjesääntö, työjärjestys) lähettäminen ryhmäallekirjoitusta varten kehittyneellä allekirjoituksella

Tulos: perehdytyksen valmisteluaika lyheni neljäsosaan, 0 hukkunutta sopimusta, URSSAF-asiakirjat pidetään ajan tasalla.

Miten Certyneo auttaa sinua

Certyneo tarjoaa HR-paketin, jossa on valmiiksi määritellyt mallipohjat yleisimpiin sopimuksiin (toistaiseksi voimassa olevat, määräaikaiset, oppisopimukset, lisäykset), kehittynyt allekirjoitus oletuksena, valmiit integraatiot tärkeimpiin HR-järjestelmiin ja 10 vuoden arkistointi mukaan lukien.

HR-johtajat voivat seurata jokaisen sopimuksen tilaa reaaliajassa omalta hallintapaneelilta ja viedä auditointijäljen tarkastuksia varten.

Tutustu Certyneon sähköisen allekirjoituksen ratkaisuun

UKK

Voiko työsopimuksen allekirjoittaa yksinkertaisella allekirjoituksella (SES)?

Teknisesti kyllä, mutta todistusvoima on heikko. Kehittynyt allekirjoitus (AES) suositellaan kaikkiin työsopimuksiin.

Voiko sopimuslisäyksen allekirjoittaa toimitilojen ulkopuolella?

Kyllä, se on jopa yksi tärkeimmistä eduista.

Täytyykö säilyttää paperiversio?

Ei. Allekirjoitettu PDF-tiedosto PAdES on yhtä pätevä. Muista säilyttää auditointijälki.

Täytyykö henkilöstöedustajia kuulla?

Ei, sähköinen allekirjoitus ei ole työlain mukainen kollektiivinen toimenpide.

Toimiiko kansainvälisesti?

Kyllä EU:ssa (vastavuoroinen tunnustaminen). EU:n ulkopuolella tarkista paikallinen lainsäädäntö.

Yhteenveto

HR-osastot, jotka ottavat käyttöön sähköisen allekirjoituksen, saavat nopeutta ja vaatimustenmukaisuutta sekä parempaa hakijakokemusta. Se on yksi selkeimmistä digitaalisen muutoksen tuomista tuotoista yrityksille.

Kokeile Certyneota lähettääksesi, allekirjoittaaksesi ja seurataksesi asiakirjojasi verkossa yksinkertaisesti, nopeasti ja turvallisesti.