Sähköinen allekirjoitus HR:lle: opas

Miksi HR siirtyy sähköiseen allekirjoitukseen

Miksi HR siirtyy sähköiseen allekirjoitukseen

HR-osastot käsittelevät kymmeniä sopimusasiakirjoja kuukaudessa: vakituiset sopimukset, määräaikaiset sopimukset, muutokset, työlupaukset, etätyösopimukset, tavanomaiset irtisanomiset. Jokainen paperijakso kestää 3-10 arkipäivää. Sähköisessä allekirjoituksessa sama sykli lyhenee muutamaan tuntiin.

• Ajan säästämisen lisäksi HR löytää:
• ylivertaisen jäljitettävyyden URSSAF-/työtarkastusauditoinneissa
• modernisoitu hakijakokemus (ei skannausta/tulostusta kotona)
• modernisoitu hakijakokemus (ei skannausta/tulostusta kotona)

virheiden vähentäminen (henkilökohtaisten tiedostojen keskitetty allekirjoittaminen) ⬥ H RIS-tiedostojen antaminen⬥

• Yhteisesti allekirjoitetut HR-asiakirjatTyösopimukset
• CDI, CDD, työ-opinto-ohjelma
• CDI, CDD, työ-opinto-ohjelma
• Työlupaukset
• Muutokset (palkka, asema, työaika, etätyösopimus) ⬥ Yritys- ja toimialasopimus
• Perinteiset irtisanomiset
• Kannustinjärjestelmät, osallistuminen
• Sisäiset määräykset (kooste)

Sisäiset määräykset (kooste)

KuluraportitSuositeltu allekirjoitustasoAllekirjoitus ⬥A, HR-ennakkoasiakirjat,on standardi. Se tarjoaa kaksivaiheisen tunnistamisen (sähköposti + OTP-tekstiviesti), joka varmistaa todisteet työtuomioistuimen riitatapauksissa – katsoon standardi. Se tarjoaa kaksivaiheisen tunnistamisen (sähköposti + OTP-tekstiviesti), joka varmistaa todisteet työtuomioistuimen riitatapauksissa – katso

laillinen pätevyys ⬥⬥⬥.

Yksinkertainen allekirjoitus voi riittää tietyille vähäpanoksisille sisäisille asiakirjoille (sertifikaateille, kokoelmalle).

• Mitattavissa olevat edutLyhentynyt lähtöaika ⬥⬥⬥: aamulla hyväksytty ehdokas voi olla allekirjoittanut sopimuksensa iltapäivällä
• Alennettu poissaoloprosentti ⬥⬥⬥: ei enää sopimuksia "unohtunut" keittiön pöydälle ⬥⬥⬥: 2–3 tuntia vähemmän tiedostoa kohden (muistutukset, skannaukset, luokitukset)Alennettu poissaoloprosentti ⬥⬥⬥: ei enää sopimuksia "unohtunut" keittiön pöydälle ⬥⬥⬥: 2–3 tuntia vähemmän tiedostoa kohden (muistutukset, skannaukset, luokitukset)
• Vaatimustenmukaisuus ⬥⬥⬥: kirjausketju täytäntöönpanokelpoinen kiistatapauksissaIntegrointi HRIS-AP:n kanssa ⬥⬥⬥, HRIS-alustaasi, LuuRISccypass⬥ nykyaikaisen alustan kanssa. SuccessFactors) API:n tai Zapierin kautta. Muutokset voidaan generoida automaattisesti mallipohjasta, lähettää työntekijälle ja allekirjoitettu asiakirja tallennetaan automaattisesti henkilökohtaiseen tiedostoon.
• Vältettävät virheetYksinkertaisen allekirjoituksen valinta työsopimukseen: heikko todiste

Yksinkertaisen allekirjoituksen valinta työsopimukseen: heikko todiste

Kirjausketjun jättäminen 5 vuoden kuluttua sopimuksen päättymisestä

Unohtunut mainita oikeus ennakkotietoon (pakolliset asiakirjat liitteenä ⬥ tulostettavat asiakirjat⬥) todistusarvo)

• Konkreettinen tapaus: nopeutettu käyttöönotto
• 80 työntekijän pk-yritys on teollistanut käyttöönottonsa sähköisellä allekirjoituksella. Uusi reitti:
• 80 työntekijän pk-yritys on teollistanut käyttöönottonsa sähköisellä allekirjoituksella. Uusi reitti:
• Ehdokas hyväksytty sähköpostitse → CDI:n automaattinen luominen mallista

AES-lähetys OTP-tekstiviestillä → allekirjoitettu tunnin sisällä

Automaattinen luokittelu PayFit-tiedostossa

1. Tervetuliaisasiakirjojen lähettäminen (IT-ryhmän peruskirja, sisäinen määräys) Tulos: aloitusvalmisteluaika jaettuna 4:llä, 0 sopimusta menetetty, URSSAF-tiedostot pidetty ajan tasalla.
2. Miten Certyneo auttaa sinua
3. Miten Certyneo auttaa sinua
4. Certyneo tarjoaa HR-paketin, jossa on esikonfiguroidut mallit nykyisille sopimuksille (CDI, CDD, työtutkimus, muutokset), edistynyt allekirjoitus oletuksena, alkuperäiset integraatiot tärkeimpiin HRIS-järjestelmiin ja 10 vuoden arkistointi.

Henkilöstöpäälliköt voivat seurata kunkin sopimuksen tilaa reaaliajassa erillisestä kojetaulusta ja viedä kirjausketjun valvontaa varten.

Tutustu Certyneon sähköisen allekirjoituksen ratkaisuun

FAQ

FAQ

Voiko työsopimuksen allekirjoittaa SES:ssä?

Teknisesti kyllä, mutta todisteet ovat heikkoja. AES suositellaan kaikkiin työsopimuksiin.

Voidaanko muutos allekirjoittaa tilojen ulkopuolella?

Kyllä, se on jopa yksi tärkeimmistä eduista.

Pitäisikö meidän säilyttää paperiversio?

Pitäisikö meidän säilyttää paperiversio?

Ei. PAdES-allekirjoitetulla PDF-tiedostolla on sama arvo. Ole varovainen, että säilytät kirjausketjun.

Pitäisikö IRP:tä kuulla?

Ei, sähköinen allekirjoitus ei ole työlaissa tarkoitettu kollektiivinen toimenpide.

Toimiiko kansainvälisesti?

Toimiiko kansainvälisesti?

Kyllä EU:ssa (vastavuoroinen tunnustaminen). EU:n ulkopuolella tarkista paikalliset lait.

Johtopäätös

Sähköisiä allekirjoituksia ottava henkilöstö saa nopeutta, vaatimustenmukaisuutta ja kokemusta ehdokkaista. Tämä on yksi liiketoiminnan digitaalisen muutoksen selkeimmistä ROI:ista.

Kokeile Certyneoa lähettääksesi, allekirjoittaaksesi ja seurataksesi asiakirjojasi verkossa yksinkertaisesti, nopeasti ja turvallisesti.