Vuokrasopimuksen sähköinen allekirjoitus

Voiko vuokrasopimuksen allekirjoittaa sähköisesti?

Kyllä, ilman minkäänlaisia rajoituksia. ALUR-laki (2014) ja ELAN-laki (2018) eivät edellytä asuinvuokrasopimukselta paperimuotoa. Kalustetut, liike- ja ammattitilojen vuokrasopimukset voidaan kaikki allekirjoittaa sähköisesti.

Suositeltu taso

Kehittynyt sähköinen allekirjoitus (AES) on erittäin suositeltava: vuokrasopimuksen kesto (usein 3-6 vuotta), taloudellinen merkitys, pitkäaikainen sopimussuhde. Kaksivaiheinen tunnistautuminen (sähköposti + OTP-tekstiviesti) vahvistaa todistusarvoa mahdollisessa riitatilanteessa.

Kirjekuoreen sisällytettävät asiakirjat

Täydellinen vuokrasopimus sisältää:

• itse vuokrasopimuksen (6. heinäkuuta 1989 annetun lain mukainen vakiosopimus asumiskäyttöön)
• pakolliset selvitykset (energiatodistus, riskiselvitys, asbesti, lyijy, kaasu, sähkö tapauksen mukaan)
• tiedotteen (vuodesta 2015 alkaen)
• sisäänmuuttokatselmuksen (jos tehty samanaikaisesti)
• mahdollisen omavelkaisen takauksen (erillisellä allekirjoituksella)

Kaikki samaan kirjekuoreen johdonmukaisuuden varmistamiseksi.

Koko prosessi

1. Valmistele vuokrasopimus omasta mallipohjastasi tai toimialaohjelmistosta (Apimo, Hektor)
2. Kokoa liitteet (voimassa oleva energiatodistus, ajantasaiset selvitykset)
3. Lisää allekirjoittajat: vuokralainen(t), vuokranantaja, mahdollinen omavelkainen takaaja
4. Lähetä AES-tasolla määritetyllä allekirjoitusjärjestyksellä
5. Seuraa allekirjoituksia reaaliajassa
6. Arkistoi vuokrasopimus + auditointijälki vuokra-ajaksi + 5 vuotta

Omavelkainen takaus

Jos takaaja allekirjoittaa omavelkaisen takauksen, hänen tulee:

• allekirjoittaa samassa kirjekuoressa kuin vuokrasopimus
• sisällyttää 6. heinäkuuta 1989 annetun lain artiklan 22-1 mukainen käsin kirjoitettu maininta (enimmäismäärä, kesto, sitoumus)
• todentaa henkilöllisyytensä AES-tasolla (vahva tunnistautuminen on pakollinen tämäntasoiselle sitoumusasiakirjalle)

Yleisiä virheitä

• Vuokrasopimuksen lähettäminen yksinään ilman selvityksiä (mitätön)
• SES-tason käyttö takaukselle (heikko todistusarvo tämäntasoiselle sitoumukselle)
• Tiedotteen unohtaminen
• Auditointijäljen säilyttämättä jättäminen

Liikehuoneiston vuokrasopimus

Myös liikehuoneiston vuokrasopimus (3-6-9 vuotta) voidaan allekirjoittaa sähköisesti. Huomio: kolmivuotiskauden irtisanominen (Code de commerce -lain artikla L145-4) edellyttää tuomioistuimen ulkopuolista asiakirjaa (haastemies) — sähköinen allekirjoitus ei sovellu siihen.

Käyttötapaus: asuinvuokrasopimus takaajan kanssa

Kiinteistönvälitystoimisto hallinnoi pariisilaista asuntoa, joka on osoitettu maakunnasta tulevalle opiskelijalle vanhempien takauksella. Kulku:

1. Tiedosto hyväksytty tiistaina
2. Vuokrasopimuksen + selvitysten + omavelkaisen takauksen lähetys AES-tasolla
3. Peräkkäinen järjestys: vuokralainen → takaaja → vuokranantaja
4. Kaikki allekirjoitettu keskiviikkona
5. Avainten luovutus torstaina

Hyöty: 5 päivää säästöä perinteiseen paperiprosessiin verrattuna.

Miten Certyneo auttaa

Certyneo tarjoaa ALUR/ELAN-lakien mukaisen vuokrasopimusmallin, integraation johtavien kiinteistöalan ohjelmistojen kanssa (Apimo, Hektor, PERISCOPE), oletuksena AES-tason allekirjoituksen, omavelkaisen takauksen hallinnan samassa kirjekuoressa sekä pitkäaikaisen arkistoinnin.

Tutustu Certyneon sähköisen allekirjoituksen ratkaisuun

UKK

Onko sähköisellä vuokrasopimuksella sama oikeudellinen arvo kuin paperisella vuokrasopimuksella?

Kyllä, edellyttäen kehittynyttä sähköistä allekirjoitusta ja asianmukaista säilytystä.

Täytyykö selvitysten olla ajantasaisia?

Kyllä, niiden voimassaoloaika vaihtelee (energiatodistus 10 vuotta, riskiselvitys ajantasainen, asbesti päivämäärästä riippuen).

Voiko takaaja allekirjoittaa etänä?

Kyllä, samassa kirjekuoressa, AES-tasolla.

Kuinka kauan vuokrasopimusta tulee säilyttää?

Vuokra-aika + vähintään 5 vuotta, suositus 10 vuotta.

Voiko katselmuksen tehdä sähköisesti?

Kyllä, valokuvin ja AES-tason allekirjoituksella paikan päällä (tabletilla).

Yhteenveto

Vuokrasopimuksen sähköinen allekirjoittaminen yksinkertaistaa vuokrauksen käynnistämistä: vähemmän matkustamista, enemmän nopeutta, vahvempi todistusarvo. Toimistot, jotka ovat ottaneet sen käyttöön, saavat asunnot vuokralle nopeammin.

Kokeile Certyneota lähettääksesi, allekirjoittaaksesi ja seurataksesi asiakirjojasi verkossa yksinkertaisesti, nopeasti ja turvallisesti.