Sähköinen allekirjoitus kiinteistönvälitystoimistoille

Kiinteistöala — runsaasti sopimuksia

Myyntitoimeksiannot, vuokranhallintatoimeksiannot, vuokrasopimukset, kauppakirjaluonnokset, tulo- ja lähtökatselmukset, lisäsopimukset: kiinteistönvälitystoimisto käsittelee satoja asiakirjoja kuukaudessa. Sähköinen allekirjoitus lyhentää kauppojen kiertoaikoja rajusti.

Yleisesti allekirjoitettavat asiakirjat

• Myyntitoimeksianto (yksinoikeus, tavallinen, osittainen yksinoikeus)
• Vuokranhallintatoimeksianto
• Asuinhuoneiston vuokrasopimus (kalustamaton, kalustettu)
• Liikehuoneiston ja ammatinharjoittajan vuokrasopimus
• Kauppakirjaluonnos / myyntilupaus (jos annettu toimiston hoidettavaksi, muuten notaari)
• Tulo- ja lähtökatselmukset
• Omavelkaiset takaussopimukset
• Vuokrasopimuksen lisäsopimukset (vuokralaisen vaihto, vuokran muutos)

Suositeltu taso

Kun kyse on toimeksiannosta tai vuokrasopimuksesta, vakio on kehittynyt allekirjoitus (AES) — merkittävä sopimusarvo ja pitkäaikainen vuokrasuhde. Katselmukset voi hoitaa SES-tasolla.

Kauppakirjaluonnokset kulkevat yleensä notaarin kautta, joka antaa oman hyväksytyn allekirjoituksensa.

Hyödyt toimistolle

• Etänä allekirjoitetut toimeksiannot: myyjän allekirjoitusta varten ei enää tarvita tapaamista toimistolla
• Nopeammat vuokrasopimukset: aamulla hyväksytty hakemus, iltapäivällä allekirjoitettu sopimus, vuokralainen sisään seuraavana päivänä
• Vähemmän peruuntumisia: allekirjoitusaste nousee selvästi, kun vuokralainen voi allekirjoittaa sohvalta
• Koko asiakirjakokonaisuus samassa paikassa: vuokrasopimus, takaus ja katselmukset samassa tilassa

Integrointi kiinteistöalan ohjelmistoihin

Toimistot käyttävät Apimoa, Hektoria, PERISCOPEa ja Immofacilea. Nykyaikainen sähköinen allekirjoitus liittyy niihin rajapinnan kautta: asiakirjat luodaan, lähetetään allekirjoitettavaksi ja allekirjoitettu PDF palautuu asiakkaan kansioon.

Yleiset virheet

• Lähettää vuokrasopimus ilman pakollisia liitteitä (energiatodistus, kuntoselvitykset, tiedote)
• Käyttää SES-tasoa yksinoikeustoimeksiantoon (heikko näyttö riitatilanteessa)
• Jättää auditointijälki säilyttämättä (vuokrasopimuksen kesto + 5 vuotta)
• Allekirjoituttaa vuokrasopimus ja takaus erikseen (epäjohdonmukaisuuden riski)

Käytännön esimerkki: vuokrasopimus allekirjoitettuna etänä

Pariisilainen asunto myönnetään Lyonissa asuvalle vuokralaiselle. Kulku:

1. Maanantaiaamu: toimisto hyväksyy hakemuksen
2. Maanantai klo 10: vuokrasopimus, liitteet ja takaussitoumus lähetetään AES-tasolla (3 allekirjoittajaa: vuokralainen, takaaja, vuokranantaja)
3. Maanantai klo 15: kaikki allekirjoitettu
4. Tiistai: avainten luovutus

Kolme viikkoa voitettua perinteiseen paperikiertoon verrattuna.

Näin Certyneo auttaa

Certyneo tarjoaa kiinteistöalalle sovitetun kokonaisuuden: valmiit mallipohjat toimeksiannoille, vuokrasopimuksille ja katselmuksille, kehittynyt allekirjoitus oletuksena, integroinnit alan keskeisiin ohjelmistoihin ja pitkä arkistointi lakisääteisen keston mukaisesti.

Tutustu Certyneon sähköisen allekirjoituksen ratkaisuun

UKK

Voiko asuinhuoneiston vuokrasopimuksen allekirjoittaa sähköisesti?

Kyllä, Ranskan ALUR- ja ELAN-lait eivät sitä estä. AES on suositeltava.

Pitääkö kuntoselvitykset liittää mukaan?

Kyllä: energiatodistus, riskiselvitys, asbesti, lyijy tapauksen mukaan — samassa kirjekuoressa.

Voiko kauppakirjaluonnoksen allekirjoittaa verkossa?

Kyllä, jos kyse on osapuolten välisestä sopimuksesta. Virallista asiakirjaa varten käänny notaarin puoleen.

Voiko takaaja allekirjoittaa etänä?

Kyllä, kunhan käytetään AES-tasoa (vahva tunnistus).

Kuinka kauan vuokrasopimusta säilytetään?

Vuokrasopimuksen kesto + vähintään 5 vuotta, mieluiten 10 vuotta.

Yhteenveto

Sähköisestä allekirjoituksesta on tullut kiinteistöalalla vakio. Sen käyttöön ottaneet toimistot käsittelevät enemmän tapauksia, nopeammin ja pienemmällä kitkalla asiakkailleen.

Kokeile Certyneota asiakirjojesi lähettämiseen, allekirjoittamiseen ja seurantaan verkossa — helposti, nopeasti ja turvallisesti.