Todiste sähköisestä allekirjoituksesta: mitä sinun tulee tietää

Näyttö on sähköisen allekirjoituksen ydin

Toisin kuin paperi, sähköinen allekirjoitus kantaa oman näyttönsä mukanaan. Joukko tietoja säilytetään sen todistamiseksi, kuka allekirjoitti, milloin, mistä ja mihin sisältöön.

Tähän näyttöön voi vedota riita-asiassa tuomioistuimessa — usein vahvempi kuin omakätinen allekirjoitus.

Näytön osat

1. Auditointijälki

Aikaleimattu loki kaikista toimista: lähetys, avaus (IP, user-agent), syötetty OTP, varsinainen allekirjoitus, mahdollinen kieltäytyminen, vanheneminen.

2. Kryptografinen tiiviste

Asiakirjan SHA-256-tiiviste allekirjoitushetkellä. Kaikki muutokset tuottavat eri tiivisteen — allekirjoitus mitätöityy.

3. Aikaleima

Tarkka päivä ja kellonaika, mieluiten hyväksytyn kolmannen osapuolen myöntämä. Katso sähköinen aikaleima.

4. Allekirjoittajan tunnistaminen

Näyttö siitä, että allekirjoittaja on se, joka väittää olevansa: vastaanotettu sähköposti, syötetty OTP, mahdollinen hyväksytty varmenne.

Miten näyttö tarkistetaan

Avaa PDF Adobe Readerissa → Allekirjoituksen ominaisuudet. Syvempää analyysia varten vie auditointijälki alustaltasi. Katso miten allekirjoitettu asiakirja tarkistetaan.

Milloin näytöstä on hyötyä

• Sopimusriita (asiakas kiistää allekirjoittaneensa)
• Sisäinen tai ulkoinen tarkastus
• Viranomaisvalvonta (sosiaaliturvamaksut, tietosuoja)
• Työoikeudellinen riita
• Tuomioistuimen pyyntö

Auditointijälki on pääasiallinen näyttö, ja siihen voi vedota, kun sen on tuottanut alusta, joka noudattaa eIDASia.

Säilytysaika

• 10 vuotta kauppasopimuksille
• 5 vuotta päättymisen jälkeen työsopimuksille
• 30 vuotta notaarin vahvistamille asiakirjoille

Katso allekirjoitettujen asiakirjojen säilytys.

Vältettävät virheet

• Säilyttää vain PDF, ei auditointijälkeä
• Käyttää alustaa ilman hyväksyttyä aikaleimaa
• Jättää arkistojen eheys säännöllisesti tarkistamatta
• Kadottaa alustan käyttäjätunnukset

Käyttötapaus: työoikeudellinen riita

Irtisanottu työntekijä kiistää allekirjoittaneensa kilpailukieltoliitteen. Työnantaja esittää: PDF PAdES-muodossa, auditointijäljen (IP vastaa kotiosoitetta, OTP syötetty henkilökohtaisella puhelimella) ja hyväksytyn aikaleiman. Työtuomioistuin hyväksyy näytön.

Näin Certyneo auttaa

Jokainen Certyneon kautta allekirjoitettu kirjekuori tuottaa automaattisesti täydellisen auditointijäljen, joka on upotettu PDF-tiedostoon ja säilytetään 10 vuotta. Yhdellä napsautuksella viet allekirjoitetun PDF:n, yksityiskohtaisen auditointijäljen ja aikaleimatodistuksen.

Tutustu Certyneon sähköisen allekirjoituksen ratkaisuun

UKK

Kelpaako auditointijälki todisteeksi oikeudessa?

Kyllä, ranskalaiset tuomioistuimet tunnustavat sen, kun sen on tuottanut eIDASia noudattava alusta.

Voinko laatia oman auditointijälkeni?

Teknisesti kyllä, mutta sillä on vähemmän arvoa kuin luotettavan kolmannen osapuolen tuottamalla.

Entä jos alusta katoaa?

PAdES-muotoiset PDF-tiedostot pysyvät todennettavina ilman verkkoyhteyttä. Auditointijälki kannattaa viedä säännöllisesti.

Voinko viedä näytön massana?

Kyllä, useimmat alustat tarjoavat viennin CSV- tai JSON-muodossa.

Onko näyttö erilainen SES/AES/QES-tasoilla?

Rakenne on sama. QES kantaa vahvempia kryptografisia elementtejä.

Yhteenveto

Näyttö erottaa "noin vain" tehdyn allekirjoituksen oikeudellisesti pitävästä allekirjoituksesta. Huolehdi sekä sen syntymisestä että sen säilyttämisestä.

Kokeile Certyneota asiakirjojesi lähettämiseen, allekirjoittamiseen ja seurantaan verkossa — helposti, nopeasti ja turvallisesti.